СЭД для разных видов электронного документооборота
Для начала вспомним, что это вообще такое :)
Электронный документооборот — это процесс обмена документами в электронном виде через систему электронного документооборота (СЭД).
Система электронного документооборота (СЭД) — это ПО, в котором компании создают, согласовывают и подписывают электронные документы.
Электронный документооборот делится на:
1. Внешний. В процессе работы компания постоянно взаимодействует с контрагентами — поставщиками, подрядчиками, покупателями, заказчиками. По каждой сделке с контрагентом есть свой пакет документов, которые надо согласовать и подписать, а затем обменяться копиями. Внешний электронный документооборот в этом случае позволяет компании сэкономить деньги на распечатку и доставку документов, а также сократить время на их согласование.
С этим видом документооборота работает все больше организаций, в том числе средний и малый бизнес.
2. Внутренний. Такой документооборот не выходит за границы конкретной компании, он нужен для согласования и подписания приказов, договоров, заявлений и других внутренних документов. Участники документооборота — сотрудники разных отделов и филиалов.
В зависимости от того, с какими документами работают во внутреннем электронном документообороте, он может быть:
Бухгалтерским. В главных ролях здесь акты, счета-фактуры, УПД и прочие бухгалтерские документы;
Кадровым. Нужен для согласования и подписания приказов по личному составу организации, трудовых договоров, заявлений на отпуск или увольнение и других кадровых документов;
Управленческим. Его основные документы — это приказы, распоряжения, служебные записки, любые локально-нормативные акты, которые требуют согласования на разных уровнях управления;
Складским. В нем участвуют учетные регистры и приходно-расходные документы, сопровождающие движение товаров и материалов на складе организации.
Внешний документооборот в электронном виде в последние годы вырвался вперед — им активно пользуются и крошки-ИП, и большие торговые сети. А вот внутренний электронный документооборот многие до сих пор считают уделом только крупных корпораций — из-за того, что в них любые документы проходят длинную цепочку согласований.
Такое мнение способствует росту мифов вокруг систем электронного документооборота для малого и среднего бизнеса: «Все СЭД дорогие, у предпринимателя нет на это денег», «Сотрудникам СЭД не нужен», «В малом бизнесе и документооборот маленький», «Если нет своих серверов, то про СЭД можно забыть». Но нам есть, что сказать в ответ на каждое из этих заблуждений.
Миф 1. СЭД — это лишняя работа для рядовых сотрудников
Переход на электронный документооборот здорово облегчает жизнь руководителям. Ведь с помощью СЭД можно:
Контролировать исполнительскую дисциплину — в отличие от бумажных документов, их электронные собратья всегда на виду, а значит руководитель всегда в курсе процесса исполнения поставленных им поручений. В любой момент руководитель может выгрузить отчеты по поручениям и увидеть, что уже исполнено, а что — нет;
Анализировать работу подчиненных, не собирая статистику вручную — во многих СЭД есть встроенные дашборды, которые показывают эффективность и нагрузку каждого сотрудника и отдела;
Согласовывать документы с телефона — просмотреть документ реально даже на совещании или в командировке, а некоторые документы и подписать НЭП. Так что можно забыть про остановки в работе с документами.
Польза СЭД для управленцев очевидна, но что она дает обычным сотрудникам сферы МСБ? Многие считают, что организация системы электронного документооборота ++ это просто дополнительная загрузка, но на самом деле СЭД значительно облегчает работу и исполнителям — делопроизводителям, секретарям, кадровикам, бухгалтерам.
Как правило, в небольших компаниях штат сотрудников тоже небольшой, поэтому один сотрудник бывает занят сразу в нескольких бизнес-процессах. Например, секретарь фиксирует входящую и исходящую корреспонденцию, а также готовит локальные нормативные акты. Из-за большого объема работы, легко забыть про какой-то документ.
Система электронного документооборота позволяет избежать этого сценария — потоки документов разных процессов не смешиваются, а уведомления об истекающих дедлайнах помогают согласовать все вовремя.
Кроме того, электронный архив в СЭД позволяет сократить время на поиск документов. Поиск нужного бумажного документа среди сотен аналогичных в большом архиве может занять час и более, а в системе электронного документооборота достаточно ввести в строку поиска название или номер и через несколько секунд искомый документ уже перед вами. В итоге получается экономия человеко-часов.
Даже в маленьких организациях процесс согласования порой затягивается. Ответственный сотрудник зачастую не понимает, где сейчас документ и сколько времени еще уйдет на работу с ним. В системе электронного документооборота все эти процессы прозрачны.
Кроме стандартных плюсов СЭД, отметим и ее неочевидные возможности, которые пригодятся рядовым сотрудникам МСБ:
Виджеты — интерактивные элементы на главной странице системы с актуальной информацией о текущих задачах пользователя. Виджеты помогают оценить эффективность и загрузку сотрудников, а также быстрого переходить к задачам и работе с документами. Например, в СЭД LDM.Express можно настроить 5 стандартных виджетов.
Фильтры поиска — с их помощью сотрудник может быстро находить документы или один раз настроить фильтр для регулярной выгрузки списка документов за определенный период.
Уведомления на электронную почту — так сотрудники всегда будут в курсе изменений статуса документа.
Отдельно отметим, что у многих современных СЭД простой и понятный интерфейс, напоминающий интерфейс электронной почты. Освоиться и начать работать можно буквально за день, с этим спокойно справляются даже возрастные сотрудники.
Миф 2. СЭД нужен только крупным корпорациям
Еще один распространенный миф гласит, что система внутреннего электронного документооборота актуальна только для крупного бизнеса. Но в реальности компании осознают необходимость СЭД не только из-за масштабирования.
Много мелких проектов с большим количеством документов
Приведем пример из нашей практики общения с малым бизнесом.
Строительная компания, занимающаяся в том числе ремонтом помещений, попала под бумажную «лавину»: дела пошли в гору и одновременно в работе было 8 проектов. По каждому проекту надо было согласовать многостраничный договор, спецификацию, проектно-сметную документацию, технический проект и множество других документов.
Справиться с таким объемом бумаг сотрудники не смогли — некоторые документы потерялись, их пришлось экстренно распечатывать и переподписывать. К тому же увеличились расходы на курьерскую доставку. Руководитель компании решил, что пришло время автоматизировать процессы и начал искать подходящую систему электронного документооборота.
По стандартным признакам — годовой доход и среднесписочная численность сотрудников — компания нашего клиента считается малым бизнесом. Однако процессы внутри организации уже требовали перевести документооборот МСБ в электронной вид.
Долгие согласования и частые отсутствия руководителя
Руководитель небольшой компании часто и сам «выходит в поля» — проводит пресейлы, закупает материалы и оборудование, знакомится с новыми подрядчиками вне офиса. За это время кипа бумажных документов, которые он должен просмотреть и подписать, растет → незакрытых сделок становится больше. А мы помним, что скорость согласования документов — один из важных критериев выбора контрагента: чем быстрее исполнитель согласует и подпишет договор, тем быстрее заказчик получит желаемое.
Оптимальным вариантом в этой ситуации становится внедрение СЭД. Электронные документы руководитель может просмотреть и в разъездах: в машине, на презентации, даже в магазине с телефона.
Сотрудники компании работают удаленно
Во время коронакризиса бизнес осознал, что эффективность сотрудников после перехода на удаленку не снижается, и многие компании перешли на удаленный формат работы окончательно. Если ваша организация тоже планирует сократить расходы на офис и перевести сотрудников на удаленку, без СЭД уже не обойтись. Первое время, конечно, можно отправлять документы по электронной почте, но намного быстрее и безопаснее перенести работу с ними в специализированную систему.
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота для МСБ обеспечивает удобное хранение всех документов в одном месте.
Компания участвует в тендерах и госзакупках
Малый и средний бизнес участвует в торгах, чтобы найти крупного заказчика. Однако в процессе подготовки, компания сталкивается с большим объемом сопроводительных документов, необходимых для участия. Отдельно стоит упомянуть и сам договор с заказчиком — согласование документа затрагивает многих сотрудников обеих сторон сделки, поэтому удобнее все это делать в СЭД.
Если компания планирует регулярно участвовать в тендерах, то со временем есть смысл разработать и добавить специальный модуль по работе с закупками. Конечно, далеко не все системы электронного документооборота способны на такое, поэтому лучше сразу выбирать систему с инструментами low-code — они позволяют дорабатывать решение под запросы бизнеса с минимальным кодом. Одна из таких платформ — LANIT Document Management, на базе которой работает СЭД LDM.Express.
Миф 3. СЭД долго и сложно внедрять
Десяток лет назад развернуть систему электронного документооборота и правда было сложно, но с тех пор решения заметно упростились и стали доступнее. В том числе представителям малого и среднего бизнеса.
В зависимости от формата поставки СЭД может быть:
Установлена локально. В этом случае компании необходимы собственные серверы, виртуальная машина и база данных. Но у современных СЭД, таких как LDM.Express, низкие требования к серверам заказчика, а также опытные специалисты техподдержки, которые помогают быстро внедрить систему. Такой формат работы подходит компаниям, которые беспокоятся о безопасности данных.
Установлена в облаке или арендуемом сервере. Этот вариант зачастую экономит деньги небольшой компании.
Мы рекомендуем компаниям МСБ без собственных серверов не торопиться их покупать до теста выбранной системы. Сначала сервер для СЭД можно взять в аренду у поставщика системы (так мы предлагаем клиентам воспользоваться безопасным сервером ГК ЛАНИТ).
Если же у компании есть серверы, то коробочное решение LDM.Express можно развернуть всего за два часа, что по меркам ИТ-специалистов, совсем немного.
Миф 4. СЭД — это дорого, бумажный документооборот дешевле
Малый бизнес привык думать, что бумажный документооборот дешевле электронного, мол, да сколько мы там тратим на распечатку. Но кроме самой бумаги и замены картриджей в принтере, не стоит забывать о стоимости почтовой отправки и услугах курьерской доставки. Ну и, конечно, надо помнить о трудозатратах сотрудников, которые занимаются распечаткой, согласованием и отправкой бумажных документов.
Чтобы не быть голословными, мы прикинули, сколько денег уходит на бумажный документооборот в небольшой компании. Допустим, 200 сотрудников ежедневно распечатывают по 4 листа (это средний показатель). Тогда в год получается:
Название | Цена за единицу, руб. | Количество единиц в год, шт. | Цена за год, руб. |
Цена бумаги | 360 | 397 | 142 920 |
Картридж | 1 200 | 79 | 94 800 |
Почтовая отправка вне офиса (30% от общего объема документов в год) | 60 | 59 520 | 3 571 200 |
ИТОГО | 3 808 920 | ||
Стоимость лицензий СЭД у разных поставщиков отличаются в зависимости от типа поставки и возможностей конкретной системы. Если компания хочет протестировать решение, то сначала стоит купить временную лицензию — на 3–6 месяцев — а дальше уже можно приобрести бессрочные лицензии.
Пример из практики. Один из наших клиентов, владелец небольшой компании по установке СКУДов, решил внедрять СЭД постепенно. Своих серверов у компании не было, поэтому для развертывания LDM.Express они выбрали облачное хранилище ЛАНИТа. Покупать сразу бессрочную лицензию не стали, выбрали трехмесячную. Через полгода владелец компании понял, что система его полностью устраивает, купил собственный сервер и перешел на бессрочную лицензию.
Бессрочные лицензии в долгосрочной перспективе выгоднее, но, естественно, стоят дороже ежегодной подписки на лицензию (для сравнения, бессрочная лицензия LDM.Express на одного пользователя стоит от 9 200 ₽).
Но еще выгоднее внедрять СЭД совместно с КЭДО — кадровым электронным документооборотом. Компании удобно переводить в цифру все документы, а не только какую-то часть. Этот же подход поддерживают вендоры решений и предлагают клиентам собрать комбо из систем: например, мы предлагаем внедрить LDM.Express и LDM.КЭДО по цене одного проекта и сэкономить до 800 000 ₽.
Чек-лист «Пора ли вашей компании внедрять СЭД?»
Мы подготовили короткий чек-лист, который подскажет, нужно ли вашему бизнесу озаботиться поиском системы электронного документооборота уже сейчас или пока не думать об этом.
Вопрос | Да/Нет |
Иногда вы не понимаете, на каком этапе находится документ и кто с ним сейчас работает | |
В вашей компании сотрудники или курьеры хотя бы раз теряли документы | |
Вы регулярно тратите на поиск нужного документа более 5 минут | |
Расходы компании на бумагу, печать и отправку документов более |
Если вы поставили в чек-листе хотя бы 2 галочки, то советуем внимательнее присмотреться к СЭД, например, к LDM.Express. Она помогает согласовывать документы, отслеживать сроки исполнения поручений, разграничивать доступ к документам в зависимости от роли сотрудника. Оставьте заявку на бесплатный демодоступ, чтобы убедиться в преимуществах и удобстве работы в системе.
Готовитесь переходить на КЭДО?
Забирайте готовые шаблоны ЛНА, которые нужно оформить
Не тратьте время на разработку нормативных документов «с нуля»
Заполните форму, вышлем готовые шаблоны на e-mail:
Реклама: ООО «ЛАНИТ-ТЕХНОЛОГИИ», ИНН 7717152779, erid: LjN8Jxd51
Начать дискуссию