Аванс
Перед тем как сотрудник отправится в деловую поездку, бухгалтер должен выплатить ему аванс на проживание в отеле, суточные и проезд. Его сумма рассчитывается на основании приказа о командировке, в котором указывают Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение.
Закон не устанавливает четких сроков перечисления аванса. Главное — выплатить его до начала поездки. Точный период работодатель может указать в Положении о командировках.
Суточные
Суточные покрывают траты сотрудника на питание, передвижение и другие необходимые для работы покупки, которые он совершает во время поездки. Заранее согласовывать с работодателем траты и отчитываться о них не нужно.
Суточные выдают на все дни пребывания сотрудника в поездке, включая время проезда, выходные, праздники, вынужденные простои и даже больничный, если такой случился в командировке. Начислить суточные необходимо до начала поездки.
Размер суточных компания устанавливает локальными нормативными актами. Если у командированного есть возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не выплачивают.
Лимита по суточным нет, но компании часто стремятся ограничить их суммой 700 рублей для внутренних командировок. Именно такая сумма не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Если суточные больше 700 рублей, то с суммы превышения нужно удержать НДФЛ. Для зарубежных поездок необлагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
10 способов сократить расходы на командировку
Используйте при организации деловых поездок
Расходы на проезд
Компания компенсирует стоимость билетов на такие виды транспорта:
Самолет. К авиабилету нужно прикрепить посадочный талон, так как именно он подтверждает факт того, что работник действительно летел этим рейсом.
Поезд. К расходам на проезд относят также стоимость постельного белья. При этом нужно приложить подтверждающие документы — оформить постельное белье можно сразу при покупке билета на поезд.
Автомобиль. При отправке служебным автомобилем нужно оформить путевой лист. Если работник отправляется в поездку на своем авто, это нужно отразить в приказе о направлении в командировку и оформить путевой лист в обычном порядке. С работником нужно заключить соглашение об использовании автомобиля в служебных целях или договор аренды автомобиля с экипажем. К авансовому отчету сотрудник прилагает путевой лист, чеки на ГСМ, копию свидетельства о регистрации авто и служебную записку с датами выезда в командировку и возвращения.
Водный транспорт. Расходы на проезд нужно будет подтвердить билетами.
Общественный транспорт до станции, пристани или аэропорта и обратно, если они располагаются за чертой города, и по городу в самой командировке. Работодатель может предусмотреть и оплату такси.
Оплата жилья в поездке
Бронировать отель сотрудник может самостоятельно, но проживание в гостинице оплачивает ему компания.
Затраты на жилье бухгалтер может учесть в расходах на основании подтверждающих документов, например, договора на оказание гостиничных услуг, кассового чека, договора аренды жилого помещения и т. д.
Самостоятельно выбирайте билеты и отели на сайте или в мобильном приложении OneTwoTrip. В сервисе доступны билеты более чем 800 авиакомпаний, ж/д билеты по России, номера в 2 млн отелей по всему миру, а также билеты на Аэроэкспресс и заказ трансфера.
Авансовый отчет и оплата перерасхода средств
После того как сотрудник вернулся из командировки, он в течение трех дней предоставляет авансовый отчет. Этот документ подтверждает факт поездки и расходы в ней.
К отчету нужно приложить подтверждающие документы из командировки: накладные, чеки, проездные, договоры, счета и т. д. Конкретного списка таких документов Налоговый кодекс не устанавливает, но вместе с тем и не ограничивает работодателя в их выборе.
Если сотрудник потратил больше денег и смог подтвердить это документально, то работодатель должен возместить такие расходы. А если потратил меньше, излишние средства ему надо вернуть. Если командированный не возвращает деньги добровольно, эту сумму можно вычесть из его зарплаты.
Нередко сбор подтверждающих документов становится проблемой, особенно если их оформляют в бумажном виде. Сервис «OneTwoTrip для бизнеса» автоматизирует этот процесс: на платформе можно забронировать билеты, отели, заказать трансфер и получить все документы в электронном виде. Документы не потеряются, а вы к тому же сможете быстро и удобно создавать отчёты по сотрудникам, отделам или компаниям.
Заработная плата в командировке
За время, которое работник провел в командировке, ему выплачивают средний заработок (ст. 167 ТК). Он считается по формуле:
средний заработок = средний дневной заработок × число рабочих дней в командировке
Средний дневной заработок зависит от того:
сколько проработал сотрудник до командировки — число отработанных дней в расчетный период;
какова была фактически начисленная зарплата за это время.
Расчетный период определяется по-разному в зависимости от того, сколько времени в компании уже работает сотрудник.
По общему правилу, это последние 12 календарных месяцев до месяца поездки. Если командированный трудится в компании меньше года, расчетный период начинается со дня выхода на работу по последнее число месяца, предшествующего месяцу поездки.
Если сотрудник работает меньше месяца, то период считается со дня его выхода на работу по день перед командировкой. Если он отправляется в поездку в первый же день работы, то средний дневной заработок рассчитывают по окладу.
Согласно ст. 139 ТК, работодатель вправе установить свой расчетный период, но при этом расчет по нему не должен ухудшать положение сотрудника. То есть сумма заработка не должна быть меньше, чем та, что установлена постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.
При почасовой оплате
Если выплата заработной платы осуществляется за фактически отработанное время, то средний заработок необходимо рассчитать за один час. Для этого нужно фактически начисленную заработную плату разделить на количество отработанных часов.
При работе в выходные и праздники
Дни поездки, которые выпали на выходные или праздники, нужно оплатить в двойном размере (если в это время сотрудник работал). Если же работник выбрал дополнительный выходной — в однократном.
При сверхурочной работе
В письме Минтруда от 9 июля 2019 года № 14-2/В-527 сказано, что сверхурочная работа во время деловой поездки должна оплачиваться так же, как и на постоянном рабочем месте:
в первые два часа — в полуторакратном размере;
в последующие — в двукратном размере.
Также можно предоставить дополнительное время для отдыха вместо повышенной оплаты.
Если пришлось продлить служебную поездку
Дополнительные дни оплачиваются так же: исходя из среднего заработка, пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в поездке. Если поездка продолжается, не забудьте выпустить об этом соответствующий приказ.
Когда приходит зарплата за дни в командировке
Обычно деньги перечисляют вместе с очередной выплатой, например, с первой частью заработной платы за месяц.
Оформите командировку в один клик на «OneTwoTrip для бизнеса». Оптимизируйте расходы на корпоративные перелеты, бронирование отелей и ж/д билеты, настройте тревел-политику и управляйте размером трат.
10 способов сократить расходы на командировку
Используйте при организации деловых поездок
Реклама: ООО «ВАЙТ ТРЕВЕЛ», ИНН 7707770166, erid: LjN8K3QuS
Начать дискуссию