Спросите у любого сотрудника в вашей компании: «Что делает бухгалтерия?»
Дайте угадаю, что вам ответят:
- считает зарплату
- оплачивает счета
- а всё остальное время ...пьёт чай (или кофе)! 😐
Ладно, это до обеда. А дальше? Что они делают на работе до самого вечера?
Хотите я, как бухгалтер, расскажу вам? Всё оставшееся время они перебирают бумажки. Раскладывают их по папкам, сканируют, заводят в программу, откладывают, подписывают, пересылают друг другу или в налоговую. А ещё ругают всех подряд, что бумажки получены не вовремя. Любой бухгалтер сейчас узнал себя и всплакнул.
Вчера мне пришел запрос из ПФР: прислать сведения о заработке с 2000 по 2002 год на 16 сотрудников, которым в этом году на пенсию. Взяла ключи и пошла в архив. А архив у нас на другом этаже, в специально отведенном огромном помещении, уставленном коробками. У нас на этаже, в железных шкафах, хранятся документы за последние 3 года, а всё остальное — в этом архиве.
Конечно, 20 лет назад никто не догадался подробно подписать эти коробки, и мне пришлось 3 часа ковыряться в них, чтобы найти нужное. Мы же всё храним — договоры, акты, зарплаты, счета-фактуры — мало ли когда, кому и что понадобится.
Коробки набиты бумагой до верха, с места не сдвинуть. Попросила мальчиков помочь — сама бы я не справилась или угробила бы окончательно спину. Копание в них та ещё забава: вся в пылище, расчихалась. Некоторые бумажки уже истлели от времени, хотя некоторым ещё и 10 лет нет. А хранить, к примеру, зарплатные документы нужно 70 лет!!!
По-хорошему, нужно все архивные документы переводить в электронный вид, но кто и когда будет этим заниматься? И дело ведь не только в зарплатных ведомостях. Любая бухгалтерия — это ворох бумаг.
Приняв волевое решение, мы постепенно начали переводить документы в электронный архив бухгалтерских документов.
Как было раньше?
Каждому бухгалтеру к концу месяца или квартала необходимо собрать подписанную первичку: акты, накладные, счета-фактуры. Задача — сделать проводки в программе, посчитать налоги, разложить бумаги по местам. Если документы приходят через ЭДО — всё то же самое, но хранение в электронных папках. Вроде бы ничего сложного, если не запускать и не накапливать горы бумаги. Но когда большие объёмы (например, от 10 тыс. комплектов в месяц) или есть филиалы, или точки по городу, по стране — вот тут начинаются проблемы со сбором и хранением документов.
Как стало теперь?
Убираем антистеплером скрепки со всех документов. На каждый комплект (первичку, относящуюся к одной сделке) приклеиваем штрихкод, который нам выдали. Кладём всю эту пачку в потоковый сканер. Он сканирует документы заданными комплектами, распознаёт их по штрих-коду и формирует в архиве карточку комплекта.
По желанию, к первичным документам в архив можно добавить договор, отчёт, доверенность, сопроводительное письмо — всё, что касается конкретной сделки.
При необходимости из этого архива документ можно выгрузить в учётную программу. Для этого есть специальные шлюзы, который соединяют архив с базами. Остаётся только проверить правильность проводок и поправить субсчета, если это необходимо.
Если нужны сканы любого документа (для налоговой, для аудитора, для банка), запрашиваем их в архиве по определенному словосочетанию, например, «договор с поставщиком» или «исходящие акты за 1 квартал 2021 года» или «все документы по ООО „Ромашка“ за 2020 год», и вот они все передо мной, всё отобрано — можно сразу отправлять. Все документы в отличном качестве, хорошо читаемы, в нужном формате.
Если стало интересно узнать, как организовать хранение и выгрузку документов в электронном архиве, посмотрите запись вебинара: эксперты и пользователи ответили на ключевые вопросы ведения архива для бухгалтерии и финансовой службы.
Так что есть выход, который облегчит наш «сизифов труд»!
Теперь появилось гораздо больше времени на решение действительно важных задач — придумывание схем оптимизации с финансовым директором, обмен опытом с коллегами-бухгалтерами, чтение профессиональных статей, помощь маркетологам с вебинарами, консультирование сотрудников... и да, на кофе тоже!
Архив бухгалтерских документов
Видеодемонстрация решения для электронного архива. Как освободиться от бумаги и начать работать?
Начать дискуссию