Как подписать документ с физлицом по СМС: без установки приложений и личных встреч

Расскажем, как упростить и ускорить взаимодействие с клиентами с помощью ПЭП (простой электронной подписи), и зачем это нужно современному бизнесу.

Какие есть виды электронной подписи

Электронная подпись не всегда и не у всех физлиц одинаковая. Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ выделяет три ее типа: простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Для наглядности приведем в таблице основные характеристики ЭП и условия использования.

Важно: наверняка, вы слышали, что с 1 сентября 2024 года обязательным становится применение машиночитаемой доверенности (МЧД) в совокупности с личной ЭП физлица. Спешим успокоить, электронная доверенность обязательна только для того, чтобы сотрудник подписывал документы от имени организации.

В каких случаях достаточно простой подписи (ПЭП)

Остановимся на самом простом и удобном способе подписывать цифровые документы.

ПЭП — это электронная подпись, образованная посредством кодов, паролей или иных средств, которые подтверждают факт ее формирования определенным лицом (согласно ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

С различными вариациями ПЭП вы сталкиваетесь каждый день. Например, когда вы подтверждаете перевод денежных средств кодом из sms — это фактически подписание с помощью простой электронной подписи.

Другой пример: в обеденный перерыв вы вспоминаете, что вам нужно записаться к врачу. Так удобно, что теперь забронировать время можно через портал Госуслуги! Для этого вы открываете нужный сайт, проходите авторизацию при помощи логина и пароля, затем система отправляет на мобильный телефон смс-сообщение для идентификации личности пользователя и — вуаля. За пару кликов запись в нужное медучреждение у вас на руках.

Где еще используется ПЭП

Простую ЭП активно используют банки, операторы сотовой связи, Почта России, страховые компании: в связке «клиент — исполнитель услуги», когда клиентом выступает физическое лицо.

Еще одна сфера использования — бизнес-среда. Когда компания оказывает услуги физическому лицу, то подписывает с ним договор, а затем акт выполненных работ. Например, договор на туристические услуги, договор и акт на любые строительные работы (натяжные потолки, установка дверей, кондиционеров), договор с риелтором. Также ПЭП все чаще применяют коммерческие компании для внутрикорпоративного документооборота, взаимодействия с самозанятыми контрагентами, соискателями при подборе персонала и т.д.

Важно: ключ ПЭП — это обычное сочетание логина и пароля. В некоторых случаях к ним добавляется третий элемент защиты — код подтверждения из смс-сообщения.

Какие документы нельзя подписать ПЭП

Файлы, которые содержат врачебную, адвокатскую или государственную тайну, а кроме того, некоторые кадровые документы (трудовой договор, заявление на увольнение, согласие на перевод) — закон запрещает подписывать простой электронной подписью.

Как внедрить использование ПЭП в работу своей компании? Сервис Подпислон: заверение документов по SMS

Процессы взаимодействия с клиентами (физлицами, самозанятыми) и сотрудниками компании можно упростить и ускорить, если часть документов подписывать дистанционно при помощи ПЭП.

Для этого даже не придется устанавливать дополнительное ПО и скачивать мобильные приложения. Вот, как это работает в сервисе Подпислон:

• Клиент получает по смс активную ссылку на документ и ознакамливается с текстом.

• Физлицо использует уникальный код из SMS для подписания со своей стороны.

• Оформленный с обеих сторон документ сохраняется в личном кабинете компании.

• Физлицо может скачать готовый файл сразу после подписания или получить его по email.

Обмениваться бумажными оригиналами после такой процедуры — не нужно. Документ, подписанный ПЭП, имеет такую же юридическую силу, как и заверенный собственноручно.

Важно: компания должна зафиксировать намерение клиента подписывать документы с определенного номера телефона. Это единственное требование, которое позволит сторонам действовать в рамках правового поля.

Простые электронные подписи соответствуют требованиям законодательства (закон № 63-ФЗ) и обеспечивают безопасность любых коммерческих сделок.

Регистрируйтесь по ссылке и получите подпись 10 документов БЕСПЛАТНО

Мы разработали готовые интеграции с самыми популярными CRM системами, чтобы вы могли максимально просто и безболезненно перейти на электронный документооборот

Получить

Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: LjN8KRBUx