Подготовительная работа
Если количество дистанционных сотрудников растет, и это уже не экзотика, а обыденность, то будет разумным закрепить правила о дистанционной работе в особом локальном нормативном акте (ЛНА), скажем, в Положении о дистанционной работе (ПоДР).
В него включаются, в частности, условия о том, что:
- Этот ЛНА применяется как при изначальном приеме на работу, так и при переводе сотрудника.
- Работники обязаны соблюдать режим рабочего времени и правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Укажите, что взаимодействие осуществляется в рабочее время и происходит электронную почту (телефонную связь, мессенджер).
- ЛНА, иные документы, информация по работе отправляются по конкретному адресу электронной почты, который считается служебным адресом дистанционного работника. Желательно оговорить срок отправки подтверждения об ознакомлении. Например, два рабочих дня с даты отправки письма работодателем с такого-то адреса.
- Представление отчета о проделанной работе производится определенным образом в конкретные сроки (или согласно ПВТР).
«Особые» условия трудового договора
В трудовом договоре обязательно должно быть условие о дистанционном порядке работы. Нет необходимости прописывать точный адрес, достаточно:
- указать населенный пункт, в котором работник будет трудиться
или
- закрепить, что место работы сотрудник определяет самостоятельно.
Условия о дистанционном характере работы формулируются стандартно, например:
- «Работник выполняет трудовую функцию постоянно, дистанционно, вне места расположения Работодателя»;
- «Работник обязан соблюдать ПВТР и ПоДР».
Если по характеру работы необходимо обеспечить работника средствами производства, то об этом обязательно пишем в договоре, например:
«Не позднее трех рабочих дней по заключении настоящего Трудового договора Работодатель предоставляет Работнику ноутбук с предустановленным программным обеспечением, необходимым для выполнения трудовой функции».
Необходимо оговорить порядок кадрового документооборота, например:
«Кадровый документооборот между Работником и Работодателем, в том числе заключение настоящего Трудового договора, дополнительных соглашений к нему, производится путем обмена электронными документами. Стороны договорились об использовании усиленной электронной подписи».
Надежный КЭДО от Такском ускорит обмен документами с дистанционными сотрудниками. Полная конфиденциальность и 100% сохранность. Гарантируем.
Следует помнить о том, что в ТК уже указаны два «дистанционных» условия для увольнения (ст. 312.8 ТК):
- сотрудник без уважительной причины «пропал», т. е. не отвечает на запросы работодателя более двух рабочих дней подряд со дня поступления такового;
- работник переехал в местность, где выполнять работу невозможно, в том числе из-за отсутствия связи.
Эти условия можно продублировать в трудовом договоре, но они будут действовать в любом случае, даже если этого не сделать.
Как оформить прием на работу
Помимо стандартного способа взаимодействия «на дистанции» – отправка почтой, – возможно взаимодействие по е-мейл или с помощью КЭДО, в котором все так же, как было ранее:
- сотрудник отправляет необходимые документы;
- работодатель – трудовой договор;
- сотрудник, подписав, направляет обратно.
Следует помнить, что вы как работодатель вправе потребовать от работника отправки нотариально удостоверенных копий, а работник – получить от вас «бумажный» трудовой договор (ст. 312.2 ТК).
Заявление о приеме работу должно содержать упоминание о том, что соискатель просить принять именно на дистанционную работу.
Вносить запись в «бумажную» трудовую книжку надо лишь тогда, когда сотрудник или представит ее самолично, или отправит почтой (ст. 312.2 ТК). Можете записей не вносить, достаточно в трудовом договоре закрепить нечто вроде:
«Стороны договорились о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку Работника не вносится».
Как перевести сотрудника на дистанционку
Важно: без согласия трудящегося перевести его на удаленку можно лишь в исключительных случаях (например, пандемия, введение военного положения).
Если необходимо оформить на удаленку уже работающего специалиста, то поступаем так:
- Принимаем у работника заявление, в котором он выражает прямое согласие на изменение.
- Издаем приказ, в котором должно быть указано, с какой даты и на какой период вводится дистанционная работа, указывается на необходимость выдачи ноутбука, телефона, сим-карты и прочего оборудования, уведомление коллег, с которыми работник должен взаимодействовать.
- Оформляем и подписываем допсоглашение к трудовому договору, в котором указываем дату перевода, а также условия, аналогичные тем, что уже описаны выше, для договоров с новыми сотрудниками.
Запись в трудовую книжку вносить не надо, сдавать СЗВ-ТД – тоже. В табеле учета рабочие дни проставляются кодами «Я» или «01», с указанием количества отработанных часов по графику.
Минтруд в письме от 29.06.2022 № 16-1/ООГ-2694 рекомендовал отчитываться о дистанционных работниках по специальной форме (Приложение № 2 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24). Подают ее в службу занятости при изменении численности удаленных работников. Заметим, что это не более чем рекомендация, ответственности за непредставление этой формы нет.
Желаете в три раза снизить нагрузку на кадры? Ускорить обработку документов в пять раз? Сократить на 80% затраты на документооборот? Абсолютно исключить риск утраты документов?
Решение: КЭДО от Такском. Подключайтесь и убедитесь.
Комплекс решений для любого бизнеса
ЭДО с контрагентами, электронная отчетность, онлайн-кассы, маркировка, решения 1С, кадровый ЭДО
Оставьте заявку на подключение или консультацию
Заполните форму ниже, специалисты свяжутся с вами и предложат наши услуги по выгодным ценам:
Начать дискуссию