Как сверить данные по кассам с налоговым и бухгалтерским учетом, чтобы отчитаться без ошибок

Как быстро сверить данные в кассе, в ОФД и в бухгалтерской системе

Продавец формирует чек на кассе, касса передает информацию о расчете оператору фискальных данных, а тот отправляет ее в налоговую. Затем бухгалтер отражает продажу в своей системе учета.

Данные о выручке должны быть одинаковыми во всех источниках. Чтобы в этом убедиться, рекомендуем проводить сверку ежедневно или хотя бы раз в неделю.

Как это сделать:

1. Сперва нужно проверить, что смена на кассе закрыта, все документы с кассы переданы ОФД, а оператор отправил их в налоговую. В отчете о закрытии смены количество непереданных фискальных документов должно быть равно нулю. Затем следует убедиться, что все данные о продажах за день отражены в бухгалтерской системе.

2. После этого необходимо сравнить выручку в сервисе для ведения бухгалтерии и в личном кабинете оператора.

А в разделе «Статистика» показаны итоги дня в разрезе торговых точек и способов оплаты.

Если организация или ИП принимают оплаты по карте или через систему быстрых платежей (СБП), рекомендуем отдельно сравнить итоги по наличным и безналичным расчетам. Бывают ситуации, когда общий итог по выручке сходится, но кассир перепутал способ оплаты в чеке: вместо «налички» указал «безнал» или наоборот. За такую ошибку в чеке ИП может заплатить штраф до 3 000 руб., а юрлицо – до 10 000 руб. (ст. 14.5 КоАП).

3. Если выручка и доли наличных и безналичных оплат сходятся, детализированную проверку можно не делать. Если есть расхождения, нужно проверить чеки, которые были сформированы в течение дня. А именно сравнить дату, время, итоговую сумму и способ оплаты.

4. Когда найдется чек или несколько чеков, из-за которых не сходятся данные, нужно уточнить у кассира, оформлял ли он такой расчет или чек сформирован по ошибке. Затем исправить нестыковки, как это сделать, расскажем далее.

Почему сумма выручки может отличаться

Разберем три частые причины расхождений в кассовых данных и в отчетах, которые отправляют в ФНС.

Продавец нарушает правила применения кассы

Например, проводит на кассе не все расчеты. Частая ошибка – применять для безналичных оплат только терминал эквайринга и не выдавать кассовый чек. Терминал выдает слип, а не кассовый чек, поэтому после оплаты картой, нужно применить онлайн-кассу. То есть передать покупателю два документа: и слип, и кассовый чек.

А еще этот кассовый модуль выделяет проблемные чеки: напротив них появляется отметка о том, что чек не зарегистрирован на кассе. В конце смены кассир не забудет перепроверить эти операции, чтобы все данные были отправлены ОФД без ошибок.

Только часть кассовых данных отправлена ОФД

Для непрерывной передачи кассовых данных оператору нужен интернет. Если в рабочее время отключилось электричество или повредился интернет-кабель, возможны сбои. Допустим, бухгалтер учтет продажу, так как фактически выручка получена и чек выдан, а в ОФД этой операции не будет.

Если сервис ОФД, входящий в систему сервисов Контур.Маркет, не получает документы от кассы, сервис отправит бесплатное смс или электронное письмо с уведомлением. Так владелец кассы сможет сразу же восстановить соединение и не «плодить» ошибки.

Не все операции отражены в бухгалтерской системе

Такое возможно, если отчет о розничных продажах бухгалтер заполнял вручную. Тогда он мог случайно указать другое количество проданных товаров или не учесть какую-нибудь продажу.

А еще многие бухгалтерские системы умеют подтягивать данные в документы из электронных таблиц. Тогда можно скачать Excel-отчет о продажах за нужный период в личном кабинете ОФД и загрузить его в систему.

Как исправить расхождения

Расскажем о главных принципах исправления ошибок.

Продажа была

Случай № 1. Чека нет в ОФД, но продажа отражена в учетной системе. Необходимо сформировать на онлайн-кассе чек коррекции с признаком расчета «приход» и суммой продажи, которая указана в учетной системе.

Случай № 2. Чек есть в ОФД, но он не учтен в бухгалтерии.

Тогда следует добавить в бухгалтерский сервис информацию о недостающей продаже, реквизиты чека можно взять в личном кабинете ОФД.

Продажи не было, чек сформирован по ошибке

Здесь такие же случаи.

Случай № 1. Чека нет в ОФД, но продажа отражена в учетной системе.

Нужно удалить лишнюю операцию из бухгалтерской системы.

Случай № 2. Чек есть в ОФД, но он не учтен в бухгалтерии.

Рекомендуем сформировать на онлайн-кассе чек коррекции или возвратный чек (выбор зависит от формата фискальных документов). Признак расчета должен быть обратным: если был «приход», указать «возврат прихода».

Почему не стоит откладывать сверку

54-ФЗ об онлайн-кассах обязывает применять их для расчетов с покупателями. Так правительство минимизирует «серую» торговлю и борется с сокрытием выручки.

ФНС следит за соблюдением этого закона и наказывает нарушителей. Чтобы выявить их, ведомство реагирует на сообщения покупателей о невыдаче чека и сверяет данные из четырех источников:

• Онлайн-кассы. Для мониторинга полученных данных налоговая использует автоматизированную информационную систему – АИС ККТ.
• Отчетность, в которой ИП или организации отражают полученную выручку.
• Результаты инвентаризации торговых точек.
• Банковские операции по счетам организации. Банки обязаны предоставлять эту информацию по запросу ФНС.

До конца 2022 года проводить проверки касс можно только по решению руководителя или заместителя руководителя ФНС, а еще их обязательно согласовать с прокуратурой. Об этом говорится в постановлении Правительства от 10.03.2022 № 336.

Но расхождения в выручке, которые выявили в этом году, могут стать поводом для проверки и возможных штрафов уже в 2023 году. Потому что у нарушений закона № 54-ФЗ есть срок давности длиною в год.

АО «ПФ «СКБ Контур» (16+), kontur.ru