Основные понятия
Порядок работы с наличными денежными средствами установлен Банком России в указании № 3210-У от 11.03.2014. Данным документом для организаций и предпринимателей предусмотрены следующие обязанности:
Своевременно фиксировать приход денежных средств в наличной форме.
Проводить расчет с контрагентами наличными средствами в пределах установленного лимита.
Расходовать наличные деньги в целях, предусмотренных Центральным Банком.
Держать под контролем остаток денежных средств в кассе.
Четкое соблюдение кассовой дисциплины крайне необходимо крупным организациям, у которых присутствует большой оборот наличных средств. Деньги являются важнейшим ресурсом в любой организации, поэтому правильное хранение, учет, документирование операций являются залогом успешной работы компании.
Как правило, в каждой организации составляется локальный документ, закрепляющий порядок проведения кассовых операций. Документ содержит положения о порядке приема и выдачи наличных средств, хранения наличных денег в кассе, правила ведения кассовой книги, периодичность сдачи денежных средств в банк, а также – правила и лимиты не установленные законодательно.
Лимит расчетов наличными
В рамках одного договора лимит расчетов наличными денежными средствами установлен в размере 100.000 рублей. В договоре может быть прописан любой срок действия и количество платежей, но оплата наличными средствами может быть произведена на сумму, не превышающую 100.000 рублей. Данный лимит согласно указанию № 5348-У от 09.12.2019 распространяется на договора по выдаче и возврату займов, выплате сумм паенакоплений (пая) кредитным и сельскохозяйственным потребительским кооперативом. При расчете наличными с физическим лицом лимита не предусмотрено.
Об установленном лимите следует помнить при оплате неустойки по договору наличными: в совокупности стоимость услуг договора и сумма неустойки не должны превышать установленный лимит для наличных расчетов. Ориентироваться на лимит следует даже при выплате задолженности по договору, срок которого истек.
Обозначенные правила актуальным при расчетах между юридическими лицами, предпринимателями и юридическим лицом и ИП. Правило также распространяется на наличные расчеты между контрагентами в иностранной валюте. Чтобы не превысить установленный лимит необходимо пересчитать денежную сумму по официальному курсу Банка России на дату проведения сделки.
На какие цели можно расходовать наличные?
Поступившие в кассу наличные деньги компании вправе тратить на цели, разрешенные Центральным Банком:
выплата работникам заработной платы, премий;
выплата страховых возмещений при уплате страховых премий наличными деньгами;
выдача наличных на потребительские нужды ИП;
оплата товаров (кроме ценных бумаг) и услуг;
выдача наличных под отчет.
В соответствии с действующим законодательством запрещается выплата заработной платы физическому лицу, нерезиденту РФ, наличными средствами из кассы. Расчеты по оплате труда с иностранным гражданином могут быть произведены только в безналичной форме через уполномоченные банки. За выплату наличных денег нерезидентам предусмотрены штрафы: для организации от 75% до 100% выплаченной суммы, для должностного лица – от 20.000 до 30.000 рублей.
Лимит остатка наличных в кассе
Под лимитом подразумевается размер наличных денежных средств, находящихся в кассе к концу рабочего дня. Расчет лимита обязателен, если учет ведется в крупной или средней организации. Есть два основных способа варианта определения лимита:
1. Исходя из наличной выручки:
Лимит = наличная выручка за расчетный период / количество рабочих дней в расчетном периоде * количество рабочих дней между днями сдачи выручки в банк.
При использовании данной формулы следует помнить, что расчетный период не должен превышать 92 дня, а количество дней между сдачей выручки – 7 дней.
2. По наличным выплатам:
Лимит = наличные выплаты за расчетный период / количество рабочих дней в расчетном периоде * количество рабочих дней между получениями денег в банке.
Для расчета лимита рекомендуется брать не более 7 рабочих дней между получениями денег в банке.
В том случае, если лимит по кассе не закреплен в приказе, налоговая служба будет считать его равным нулю. Это означает, что все наличные денежные средства, полученные в течение дня, полагается сдать в банк.
Если учреждение организации только планируется, установить лимит по кассе можно опираясь на предполагаемые выручку и денежные траты. Лимит кассы необходимо задокументировать приказом директора на необходимый срок.
Малые предприятия и ИП могут не считать остаток денежных средств в кассе на конец дня. Такое решение следует отразить во внутреннем документе – приказе руководителя о хранении наличных средств без установления лимита.
Регламент хранения наличных средств в кассе не закреплены в законах. Предполагается, что правила работы с деньгами организации и предприниматели определяют самостоятельно. В утвержденном руководителем приказе могут быть прописаны правила по работе с ключами от кассы, а также регулярность проведения инвентаризаций.
Для обеспечения сохранности наличных денежных средств к помещениям касс предъявляются следующие требования:
изолированность кассы от других помещений;
капитальные стены, прочные перекрытия и перегородки;
наличие двух дверей: внешней и внутренней в виде стальной решетки;
наличие исправного огнетушителя.
Кассовые операции в бухучете
Для отражения кассовых операций в соответствии с Планом счетов предназначен счет 50 «Касса». Для детализаций операций к счету можно открыть дополнительные субсчета:
50-1 – «Касса организации» используется для учета движения наличных денежных средств по кассе компании;
50-2 – «Операционная касса» применяется для учета движения денег в кассах товарных контор, билетных кассах, кассах вокзалов, отделений связи;
50-3 – «Денежные документы» – для учета документов, которые являются денежными: оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки.
Дебетовый оборот по счету 50 (независимо от субсчета) отражается поступление денежных средств в кассу, кредитовый оборот – расход наличных. Корреспондирующий счет уточняет направление движения средств. Примеры проводок:
Дт 50 Кт 51 – поступление средств с расчетного счета;
Дт 50 Кт 62 – оплата реализованных товаров, работ, услуг;
Дт 50 Кт 66 (67) – выдача займа наличными;
Дт 50 Кт 71 – возврат неизрасходованных подотчетных сумм;
Дт 50 Кт 75 – внесение уставного капитала наличными;
Дт 70 Кт 50 – выдача зарплаты наличными;
Дт 71 Кт 50 – выдача под отчет;
Дт 66 (67) Кт 50 – возврат займа наличными.
Учет кассовых операций проводится на основании учетной документации. Оборот наличных средств считается подтвержденным при наличии расходного кассового ордера (РКО) и приходного кассового ордера (ПКО). Ордерами подкрепляются все записи в кассовой книге. При выдаче заработной платы наличными кассиром заполняется расчетно-платежная ведомость. Срок хранения перечисленных документов составляет 5 лет после года, в котором были произведены расчеты.
Спасибо, что прочитали наш материал. Надеюсь, информация была для вас полезной.
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях, узнали ли вы для себя что-то новое из вышеописанного.
Есть вопросы по налогам в вашей компании? Нужна защита от ФНС, налоговая консультация, инициативный налоговый аудит, подбор, тестирование бухгалтеров или обучение по налогам и учету? Обращайтесь в личку.
Начать дискуссию