Перевод кадровых документов в электронный формат

Законопроект об электронных кадровых документах был внесен в Госдуму еще год назад. И только сейчас он подписан Президентом РФ. В чем суть Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее по тексту — Закон № 122-ФЗ)? Облегчит ли он жизнь работодателям?

Для того чтобы в условиях пандемии максимально избежать бумажных кадровых документов, Президентом РФ подписан Закон № 122-ФЗ. Начало действия Закона № 122-ФЗ — 5 мая 2020 года.

Важно!

Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно. Причем дату начала проведения эксперимента в компании работодатель определяет самостоятельно.

В чем суть Закона?

Речь идет об эксперименте, т.е. о добровольном участии работодателей по использованию в электронном виде (без дублирования на бумаге) документов, связанных с работой.

То есть кадровые документы, которые ранее оформлялись работодателем на бумаге и с которыми работник должен был ознакомиться в письменном виде, переводятся в электронный формат.

Целью проведения эксперимента являются:

• определение и создание условий для использования электронных документов, связанных с работой (включая обмен информацией в форме электронных документов, связанных с работой, между работодателем, работником и лицом, поступающим на работу);
• подготовка предложений о внесении изменений в трудовое законодательство и (при необходимости) в законодательство РФ о занятости населения в части использования кадровых электронных документов.

Эксперимент проводится для упрощения работы компаний в части кадрового документооборота.

В отношении каких документов проводиться эксперимент?

Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.

Например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы по охране труда, приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, приказы о направлении работника в командировку, в отпуск и иные кадровые документы. При этом электронные кадровые документы на бумаге можно не распечатывать.

Важно!

Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.

Какие действия должен предпринять работодатель?

До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять следующие шаги:

1) утвердить перечень видов кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;

2) определить структурные подразделения компании, участвующие в эксперименте (при необходимости);

Например, принять участие в эксперименте может только одно структурное подразделение компании.

3) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента.

Если работник не желает участвовать в эксперименте, то он имеет право подать работодателю письменное заявление об отказе;

При согласии работник также пишет заявление о своем согласии на участие в эксперименте.

4) сформировать и утвердить список работников;

5) с учетом мнения профсоюза (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости) в локальные нормативные акты (в т. ч. локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником), а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;

6) ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;

7) подготовить и обсудить изменения в коллективные договоры (при необходимости);

8) создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить доступ к электронному сервису информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».

Использование электронного сервиса системы «Работа в России» как для работников, так и работодателей будет бесплатным.

Важно!

Таким образом, при заключении трудового договора работодатель уведомляет работника о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.

Ответственность работодателя

При этом работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.

Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

Напомним, что Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов.

А в случае ликвидации работодателя электронные кадровые документы передаются в государственные или муниципальные архивы.

Работодатель обязан бесплатно предоставить работнику не позднее чем в течение 3-х рабочих дней со дня подачи им заявления электронные кадровые документы, способом, указанным в заявлении работника. Это может быть в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).

Компания самостоятельно несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных кадровых документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.

Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот

Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания. Сам порядок проведения эксперимента будет регламентирован Положением Министерства труда и социальной защиты.

Что дает работодателю участие в эксперименте? Прежде всего, сокращение бумажного кадрового документооборота, экономия времени на подписание кадровых документов, пространства для хранения кадровых документов, денег на приобретение бумаги, заправки картриджа и т.п. Электронный документооборот удобен компаниям с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.