Министерство экономического развития посчитало, что бизнес тратит на хранение бумажных документов целых 3,5 триллиона рублей. Да-да, вооот столько нулей. Поэтому надо бизнесу помочь — избавить от унылых бумажек.
Новый проект закона навеян известной национальной программой по цифровизации. Минэкономразвития предлагает деловую документацию перевести в электронный вид и так сэкономить.
Изменения касаются усовершенствования правового регулирования в сфере электронного документооборота. В том числе и хранения электронных дубликатов бумажных документов. Это, кстати, важное замечание — одно дело документ изначально созданный в электронном виде, другое — оцифрованный с бумажного носителя.
Сейчас большинство документов хранится в бумажном виде, даже если создана его электронная копия. Сроки хранения довольно длительные, в основном до 5 лет, но в отдельных случаях и дольше (например, по кадрам). Если у вас немаленькая организация, много первички, то хранение обойдется недешево. Просто в кучу документы в углу не свалишь (а вдруг проверка?), приходится выделять место в офисе, а то и отдельное помещение. При значительных объемах «макулатуры» еще и архивариуса придется нанимать, чтобы следил за порядком.
Плюс те же персональные данные требуют особых услових хранения, чтобы обеспечить к ним допуск только уполномоченных лиц, а еще есть коммерческая тайна. В общем, если делать все как положено, то придется потратиться.
Что обещает улучшить законопроект
Планируется, наконец, установить регулирование долговременного хранения документов в электронном виде, дать возможность хранить электронные документы в другом формате (конвертация) с сохранением их юридической значимости.
Какие плюшки обещает нам законопроект:
- Можно будет дублировать бумажные документы в электронном виде и дублировать в более удобном формате электронные документы, для этого придумают специальную процедуру, чтобы сохранить юридический статус документов. Авторы проекта продумали и саму процедуру оцифровки:
- дубликат должен создаваться лицом его подписавшим или другим лицами, уполномоченными на это федеральным законом;
- необходимо сохранить визуальное представление документа — содержание и форму;
- дубликат должен быть подписан усиленной электронной подписью или собственноручной (вот тут не совсем понятно, ведь речь то об электронной копии) подписью лица, которая позволит установить дату и время подписи.
- Будет урегулирован механизм перевода (конвертации) электронных документов в иной формат.
- Для организаций, осуществляющих создание и хранение электронных дубликатов документов (в качестве предпринимательской деятельности), устанавливается требование по аккредитации.
- Устанавливается порядок хранения и передачи электронных документов, которые хранятся в организациях, оказывающих вышеуказанные услуги по хранению, чтобы не допустить утраты электронных документов.
- Предусматривается возможность сокращение сроков хранения бумажных документов, с которых изготовлены электронные дубликаты, до 1 года.
Самая радостная новость — оцифровать можно будет любые документы, если иное не установлено отдельными нормативными правовыми актами. Например, можно будет упаковать в электронный архив:
- Документы бухгалтерского учета от первички до регистров;
- Банковские документы (их кстати, многие уже хранят электронно, чтобы не распечатывать выписки и приложения к ним);
- Кадровые документы, включая соглашения о персональных данных, приказы и т.д. Для дистанционных сотрудников уже предусмотрели возможность обмена электронными документами, скоро такая возможность будет и у других работников;
- Результаты инвентаризации (километровые описи со складов);
- Аудиторские заключения и прочие.
Вы можете не ждать, когда законопроект пройдет все чтения и вступит силу (по дороге еще ни раз его перепишут). Использовать ЭДО можно уже сегодня. Например, подключиться к облачному сервису 1C: СтартЭДО.
Почему в облаке и почему именно 1C: СтартЭДО?
Про облачные технологии уже, кажется, и объяснять ничего не надо, но напомним — это удобно. Никаких увесистых программ, никакой привязки к компьютеру. Даже работу с документами внутри компании можно сделать проще с помощью 1С:Документооборот. Все это для бухгалтера — вещи мегаважные. Но кому мы рассказываем!
Что касается сервиса 1C: СтартЭДО, то кроме очевидны облачных преимуществ он позволяет быстро обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами и в бухгалтерии их проведение существенно упрощается — входящие документы автоматически добавляются в информационную базу 1С.
Вы можете работать с любым количеством пользователей, имеющих сертификат электронной подписи. Входящие документы — не ограничены, исходящие — в пакете до 20 комплектов документов в месяц (комплект это, например, накладная счет фактура), стоимость отправки с 21-го комплекта — 10 рублей за комплект. На такие деньги не купишь и жвачку, а вот отправить документы на другой конец страны — запросто!
8 способов сэкономить время бухгалтера.
Лайфхаки, о которых вы не знали. Узнайте полезные лайфхаки по работе в 1С в бесплатной книге от Scloud.
Хочу ЭДО!
Оставьте свои контактные данные в форме ниже и мы расскажем, как легко перейти на облачный учет и документооборот:
Комментарии
7На практике электронный документооборот как минимум вдвое увеличил количество бумаги.
Распечатывается сам документ и плюсом к нему вся эта муть служебная, которая подтверждает электронность. Зачем это делается - никто не знает.
А зачем распечатывать? Если документ был электронным и, например, загружен сразу в программу, то какой смысл в его распечатке? Я декларации, например печатаю, это мой бзик, но на них уже стоит отметка - когда отправлено, когда принято и нет смысла даже квитанции к ним печатать, когда просят отправить, например, тот же банк - прикрепляю все в электронном виде. Аналогично выписки банка - многих хранят только в электронном виде.
Например вот зачем: как то давным- давно, может быть лет 15 назад, когда я тоже не распечатывал ЭД мне вдруг понадобилось посмотреть документ за прошлый период. Оказалось, что сертификат которым он был подписан уже устарел и чтобы получить доступ и посмотреть документ мне пришлось исполнить танец с бубном.
После того, как несколько горе- ИТшников (в разных компаниях) не смогли настроить архивирование (либо архивная копия была повреждена) я утвердился в мысли что бумажный копии необходимы.
А что будет с ЭД, если перестанешь платить оброк провайдеру - даже и думать не хочу.
Кстати, с тех пор наблюдал несколько поколений салариманов, которые гордо не печатали документы, а потом горько плакали. Однажды контрагент (весьма монополистичный и крупный) тупо закрыл свой архив ЭД, так как подал в суд на компанию и эта компания не смогла даже свои документы получить, чтобы в суде доказательную базу показать. А были бы бумажные бумажки - такого не произошло бы.
Я могу сказать, что у меня такие ситуации тоже бывали. Поэтому вот ту же отчетность я распечатываю. Но, вот с теми же выписками (коих может быть не одна тележка) - смысл их печатать? На моих вот никаких внятных отметок, подтверждающих подлинность все равно нет, а то что есть можно сделать и в фоторедакторе - не доказательство. За 15 лет ни разу эти выписки именно в печатном виде никому не понадобились, даже проверяющим. А в базу я их автоматом гружу. Поэтому если и перестраховываться, то с тем же успехом их можно хранить просто на компьютере, а если уж приспичит -распечатать. Причем у меня всегда есть дубляж архива, базы у меня хранятся минимум в двух местах. А как быть с электронными документами, которыми обмениваются через ЭДО с поставщиками или клиентами? Смысл то как раз в избавлении от тонны макулатуры. Бумажные документы тоже имеют тенденцию портиться, сгорать, затопляться. У нас как-то в магазине затопило подвал, очень хорошо затопило. Вся техника и документы, что находились ближе к полу - ф топку. Чеки кассовые давно уже копируют или сканируют - выцветают за месяц. У меня как-то умудрилось выцвести заявление работника, не знаю уж какими исчезающими чернилами было писано))) Но я согласна - есть у нас чудо-компании, не только госы. Вот для аукциона сканим печатные формы - заполнили, подписали, печать поставили, отсканировали и потом подписали ЭП - спрашивается зачем? А заказчик как художник - он так видит)
Заставить вас печатать документы никто не сможет. Раз вам так удобнее - пожалуйста. У меня слишком много исполнителей, которые еще и меняются регулярно. Мне проще получить от них бумагу, чем контролировать, все ли они сделали для сохранности электродокументов.
Есть замечательное изречение из "Законов Мерфи"
Первый закон Чизхолма:
Все, что может испортиться, портится. Все, что не может испортиться, портится тоже.
Это я к тому, что сбои, у того кто предоставляет документооборот, тоже случаются.
напишу о своем)) что за прелесть это ФИПС (Роспатент). Им все надо отправлять по почте с ЖИВЫМИ подписями. Хотя, одновременно все подается через личный кабинет. В период К-вируса (хотя у них всегда не спешно), сроки рассмотрения "растянулись" в разы. Сведения считаются не поданными, пока: вначале через личный кабинет, потом почтой, потом они у себя визируют входящие в канцелярии, потом направляют в отделы по принадлежности, потом инспектор подгружает скан полученных документов по почте, потом что-то сбоится и так до бесконечности. Причем они стали работать только дистанционно. Эпопея началась в апреле, до сих пор не можем закончить. Так что будут именно "плюшки", как сказано в статье. На все законопроекты, могу сказать только (причем, последнее время только это)- ржу не могу.