В работе предприятия ежедневно возникает множество самых различных проблем. Но для 99% из них «корнем зла» является самый банальный бардак и несогласованность работы отдельных «блоков» общего механизма предприятия.
О некоторых проблемах я уже писал и приводил различные способы и методы их решения. Но пытаться разбираться с проблемами по одной можно до бесконечности. Как правило, они — всего лишь симптом болезни, а не сама болезнь.
Для устойчивого результата нежно систематизировать и выстроить работу всего предприятия. Чтобы у «вирусов» просто не было возможности угнездиться в организме.
По нашей методологии задача систематизации работы предприятия решается в три этапа или с помощью трех ступеней (поэтому методология так и называется — «Три ступени»).
Давайте рассмотрим, как конкретно это делается и как проходить по этим ступеням.
Более подробно все это разобрано в моей книге, которая сейчас готовится к изданию и в самое ближайшее время появится в магазинах.
Ступень 1
Первая ступень состоит в том, чтобы:
1. Определить и сформулировать цели бизнеса. Цель никогда не бывает одна, их всегда несколько. Каждая цель — это конкретный «продукт», который должно производить ваше предприятие. Этот продукт должен быть четким, осязаемым, измеримым и достижимым в принципе.
2. Для каждой из сформулированных целей построить схему «Тарзанка» (схема описана дальше). «Тарзанка» показывает последовательность и иерархическую зависимость производства конечного продукта и получения всех необходимых ресурсов, которые требуются для этого производства.
3. Для каждой построенной схемы «Тарзанка» построить две схемы-призрака (правый и левый). Основная (центральная) схема показывает, кем и из чего создается конечный продукт в режиме, «когда все нормально». Схемы-призраки предназначены, чтобы составить представление о том, где и в каких случаях может возникнуть недостача ресурса (левый призрак) или перегруз ресурса (правый призрак). Перегруз рассматривается как «неправильность», потому что далеко не всегда допустимо производить и поставлять какой-то ресурс в большем количестве, чем требуется.
Главной задачей первой ступени является получение представления о том, в какой последовательности, кто и из чего производит конечный продукт вашего предприятия. Какие при этом используются ресурсы, откуда они берутся, и кто их поставляет.
С помощью схем-призраков определяются дополнительные точки контроля, выявляются места, где потенциально может возникнуть проблема, ведущая к срыву производства конечного продукта. Вы сможете четко увидеть, от каких конкретно ресурсов и ответственных лиц зависит положительный конечный результат. Имея такую информацию, вы сможете наладить «раннее оповещение», если что-то пойдет не так, и сможете принять меры до того, как провалится весь процесс.
На этапе первой ступени не рассматривается, каким образом производятся все промежуточные продукты (ресурсы), потребляемые подразделениями и сотрудниками в процессе своей работы. Мы рассматриваем блоки схемы как «черные ящики», для каждого из которых определен вход (что ящик потребляет), выход (что ящик выдает) и представитель (ответственное лицо — представитель блока). Что происходит внутри и как ресурсы превращаются в продукт, мы не видим.
Схема «Тарзанка»
Назначение и общее описание
Схема предназначена для отображения общей структуры предприятия или отдельной его части с точки зрения последовательного производства конечного продукта из промежуточных «полуфабрикатов». Схема строится методом «сверху вниз», т.е. от конечной цели и необходимых для ее достижения ресурсов к поставщикам этих ресурсов внутри предприятия и необходимым им ресурсам.
Если к производимому блоком продукту обращаются сразу несколько других блоков, то блок-поставщик ставится на один уровень ниже, чем самый нижний из его потребителей.
Ресурсом и продуктом может считаться ТОЛЬКО:
- материальный объект, который можно измерить в каких-либо единицах и посчитать («ложка стальная 15 г — 10 штук» или «база данных на основе конфигурации 1С:Управление торговлей 11.2 — 1 штука»)
- изменение среды по какому-то параметру на какое-то количество единиц (температура увеличилась на 15 °С).
В схеме не должно быть «разрывов», т.е. все необходимые блокам ресурсы должны кем-то поставляться.
У схемы существует несколько законов или правил построения.
- Если один и тот же ресурс потребляется несколькими блоками, то такой ресурс должен производиться и поставляться единым централизованным поставщиком. Несоблюдение этого правила неминуемо будет порождать конфликты и (как минимум) неэффективное производство ресурса.
- Назначение ответственного за производство и поставку какого-либо продукта означает, что он несет полную (100%) ответственность за этот продукт. Все нужные для производства продукта ресурсы, мощности, люди и т.д. — находятся «под ним» и в части поставки необходимого полностью подконтрольны ответственному.
- Среди ресурсов, необходимых для производства какого-то продукта не должно быть самого производимого продукта, т.е. нельзя потреблять в виде ресурса то, что сдается в виде продукта.
Схема не должна строиться по состоянию «как есть». Её основное назначение — получить картину «как надо», и выявленные нестыковки и «дыры» необходимо сразу же решать и закрывать.
Схема «Тарзанка» строится в трех вариантах (основном и двух «призраках»):
- основная (центральная) схема;
- «недоделка» (левый призрак) схема;
- «переделка» (правый призрак) схема.
Эти три варианта описывают нормальный (правильный) вариант производства нужного продукта (когда произведен продукт полностью соответствующий требованиям и его произведено столько, сколько нужно) и два варианта отклонения от нормы:
- «недоделанный продукт» (левая схема), т.е. случай, когда конечный продукт не может быть полноценно использован по причине своей «ущербности» по какому-либо параметру или сразу нескольким. Тем не менее, процесс производства продукта может быть завершен, и нам необходимо определить, в каких случаях это может произойти, какие ресурсы могут быть «недопоставлены», определить границы «недопоставки» и «не поставки вообще» и т.д.
- «переделанный продукт» (правая схема), т.е. случай, когда конечного продукта произведено больше, чем нужно по какому-то параметру или сразу нескольким. Много далеко не всегда хорошо, и нам нужно понимать, в каких случаях может возникнуть подобная ситуация, из каких ресурсов она может быть произведена и т.д.
Необходимо максимально четко определить места, где недопустимы недостача или перепроизводство ресурсов, и создать механизмы контроля для недопущения таких ситуаций. Если ресурсы не могут быть полностью потреблены вышестоящим блоком, то их перепроизводство может приводить к необоснованным затратам. Исключение могут составлять случаи, когда создается «страховой запас» неких ресурсов, но для подобных случаев необходимо четко определить размер этого запаса и ситуации, когда он должен создаваться.
Для построения призрачных схем необходимо рассматривать задачу с точки зрения условного диверсанта, целью которого является недопущение выполнения задачи. Диверсант должен определить, где и что именно он может сломать или испортить, чтобы задача не была выполнена.
Особенностью построения «призрачных» схем является то, что для центральной «Тарзанки» все ресурсы, по умолчанию, подразумевают знак «и», т.е. они все необходимы для получения результата. В призраках в качестве ресурсов указывается то, что необходимо для того, чтобы результат НЕ был достигнут, и здесь список ресурсов подразумевает знак «или», т.е. результат НЕ будет получен при выполнении хотя бы одного из условий-ресурсов. Так же для призраков отличается состав схем Второй ступени.
Начать дискуссию