Электронная трудовая книжка: что нужно знать кадровику

В двух словах: что такое «электронная трудовая книжка»

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе ПФР на основании отчетов СЗВ-ТД, представленных работодателем.

Переходить на ЭТК или нет — до сих пор это право, а не обязанность работника.

Выглядит документ следующим образом.

В ЭТК содержатся сведения:

• ФИО работника;
• дата рождения;
• СНИЛС;
• место работы;
• должность, профессия, специальность, квалификация, вид деятельности;
• дата трудоустройства и расторжения трудового договора;
• основания и причины приема на работу, переводов, увольнений.

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Если процедура трудоустройства физлиц с бумажной трудовой книжкой давно отлажена, то в отношении электронной версии документа у кадровиков очень часто возникают вопросы.

1. При приеме в штат компании попросите у новичка предоставить сведения о его трудовой деятельности. Эту информацию работнику должен выдать предыдущий работодатель в день увольнения (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК) в виде справки СТД-Р.

Для получения справки СТД-ПФР достаточно оформить запрос в МФЦ, в отделении Пенсионного фонда или на Госуслугах.

2. Далее кадровый специалист формирует сведения на нового сотрудника и предоставляет их в ПФР в обычном порядке. О приеме гражданина на работу нужно сообщить в форме отчета СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа.

С нового года планируют изменить форму СТД-Р, а форму СТД-ПФР заменить формой СТД-СФР

Проект приказа Минтруда.

«Также в связи с объединением ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России внесены изменения в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учете. В том числе установлено, что с 01.01.2023 вместо сведений о страховых взносах и страховом стаже вводится понятие сведений для индивидуального (персонифицированного) учета) (п. 12 ст. 2 закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ)», — отметила Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

3. При каждом изменении информации (переводе или увольнении) кадровик также формирует СЗВ-ТД и передает отчет в электронном виде в ПФР. Срок — до 15 числа каждого месяца.

Отметим, что СЗВ-ТД нужно подавать в измененном порядке, а с 01.01.2023 изменятся сроки ее подачи

«С 19.08.2022 СЗВ-ТД подписать может не только руководитель, но и уполномоченный представитель страхователя. В форму СЗВ-ТД внесли изменения для отражения сведений о таком лице.

Снизили круг лиц, которые могут выбрать форму представления отчета. Теперь форму СЗВ-ТД можно представить в бумажном виде, только если численность зарегистрированных в ПФР работающих составляет 10 человек и менее (постановление Правления ПФ от 21.04.2022 № 62п).

С 01.01.2023 в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи заявления о ведении трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности — СЗВ-ТД будет представляться не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным».

Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

Если в бумажной и электронной версии документа есть расхождения: чему верить?

«До конца не ясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет при противоречии записей в электронной и бумажной книжке. Скорее всего, если в ЭТК какая-то информация отсутствует, придется обращаться к предыдущим работодателям и дополнительно подтверждать правдивость сведений», — уточняет Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

В чем главные преимущества ЭТК перед бумажной трудовой книжкой?

Полученный за два года опыт кадровой работы с ЭТК позволяет судить, что процедура оформления нового сотрудника заметно упрощается. В частности, электронная трудовая более удобна при приеме на работу по совместительству или удаленно.

Также из плюсов:

• отсутствует риск потери или порчи документа — сведения неизменно хранятся в базе ПФР;
• в любой момент сотрудник может получить выписку из ЭТК портале Госуслуг, например, чтобы проверить, как подает сведения в пенсионный фонд его работодатель;
• невозможность подлога данных, в т. ч. о причине и основаниях увольнения с прошлого места работы;
• в ЭТК практически невозможно допустить техническую ошибку — форма СЗВ-ТД одинакова для всех, значит у кадровика меньше шансов проявить самодеятельность, т. е. не работает человеческий фактор;
• удобный контроль трудового стажа как для сотрудника, так и для работодателя.

Как и у любого новшества, у электронной трудовой книжки есть не только преимущества, но и недостатки. Наверняка, поэтому многие граждане так и не решились до сих пор на отказ от бумажной версии документа.

Основные из минусов ЭТК:

«Во-первых, в отличие от бумажного документа, в ЭТК нет сведений о награждениях работника: государственных и ведомственных. Подтверждать получение наград потребуется при оформлении статуса „ветеран труда“ — грамотами, выписками из приказов и другими документами.

Отсутствуют также данные о некоторых особенностях деятельности — например, о вахтах или сезонной работе. Не вносятся сведения об образовании, если обучение проходило до начала официальной работы.

Во-вторых, пусть и небольшой, но есть риск утечки информации мошенникам. Злоумышленники могут взломать даже надежно защищенную базу данных.

В-третьих, если работодатель не передаст СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, то период работы не будет учтен в стаж. Во избежание недоразумений, гражданину следует периодически получать выписку из ЭТК на портале Госуслуг, проверять исправность отчетности своей компании и обязательно сохранять подписанные трудовые договоры.

Ну и, наконец, последнее — что не является очевидным минусом, но некоторые неудобства доставляет. Если работник долго „ищет себя“, т. е. часто меняет место работы, лет через 10-15 распечатанная версия ЭТК будет выглядеть как несколько томов данных».

Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

Работодатель не подал данные в ПФР: какие последствия?

Если работодатель не передаст сведения в Пенсионный фонд при трудоустройстве гражданина с электронной трудовой книжкой, то данный период работы не будет учтен в трудовой стаж.

Кроме того, за непредоставление СЗВ-ТД в срок или сдачу отчета с ошибками предусмотрен административный штраф (до 500 руб. — ст. 15.33.2 КоАП). Примечательно, что ответственность несет не организация, а должностное лицо.

Это может быть руководитель (генеральный директор) или иной ответственный сотрудник, на которого должностной инструкцией возложены обязанности по составлению и сдаче СЗВ-ТД (бухгалтер, кадровик).

Некоторые работодатели неохотно заводят электронные трудовые книжки: с чем это связано?

С преимуществами и недостатками ЭТК для граждан все понятно.

Но зачастую при обращении работника с заявлением о переводе с бумажной версии документа на электронную, отдел кадров соглашается неохотно. Или вовсе принимается отговаривать.

В чем кроется причина такого недоверчивого отношения работодателей к ЭТК?

«В основном, такое встречается в „серых“ компаниях. Кадровики не планируют показывать реальный заработок и количество персонала государственным органам. На работу принимают без оформления на первое время, обещая потом издать приказ задним числом. Еще одна причина — элементарное невладение актуальной информацией, нежелание кадровиков осваивать новые программы, работать в жестких рамках и в соответствии с требованиями законодательства», — отметила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

Какие изменения ждут нас в ближайшем будущем, и почему заниматься вопросами электронных кадров нужно уже сейчас

Главное нововведение, которое ожидает россиян с 1 января 2023 года — это объединение ПФР и ФСС в Единый государственный внебюджетный Социальный фонд. Еще больше сведений о гражданах будет собрано в общей базе.

Среди очевидных преимуществ можно назвать:

• снижение издержек и упрощение отчетности для бизнеса;
• развитие принципа «одного окна» для получения всех социальных выплат;
• появление единой формы отчетности;
• введение единого тарифа страховых взносов.

«Раньше работодателям приходилось направлять средства отдельно на пенсионное, социальное и мед.страхование своих работников. При объединении госструктур для всех видов страхования появится один тариф. Такое нововведение удобно как для предпринимателей, так и для сотрудников», — уточнила Оксана Бакатова, ведущий менеджер по работе с персоналом Делис Архив.

При наличии электронной трудовой книжки у сотрудника ему самому проще оформлять и получать пособия и другие социальные выплаты от государства. Ведомства имеют доступ ко всем необходимым сведениям, могут обмениваться данными между собой, поэтому гражданину не нужно приносить для оформления выплаты заверенную копию трудовой книжки и другие документы на бумажных носителях. Для работодателя это тоже дополнительное удобство, защита и ускорение операционных процессов.

«Действительно, после перехода на сведения о трудовой деятельности трудовые книжки станут достаточно редким явлением, поэтому заполнение журналов (книг) учета и движения станет не таким частым занятием, а трудовых книжек и бланков закупать и хранить нужно будет все меньше. Полагаю, постепенно все или почти все документы полностью будут переведены в электронный вид», — сказала Юлия Жижерина, эксперт по трудовым отношениям.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Подписаться