Как открыть филиал ООО

Что такое обособленное подразделение и нужно ли его регистрировать

Любой филиал организации, находящийся за пределами её офиса, считается обособленным подразделением.

При расширении бизнеса и открытии филиала в другом месте компания должна пройти процедуру регистрации и налогового учёта. Учредитель принимает решение о создании филиала, назначает руководителя, подготавливает помещение, создаёт рабочие места и устанавливает условия расчётов с партнёрами. После этого подаётся заявление в ФНС. После рассмотрения заявления налоговая служба выдаёт уведомление о регистрации филиала. Получив уведомление, филиал можно зарегистрировать в СФР, если это требуется.

Только юридическое лицо имеет право зарегистрировать филиал организации.

Формат, в котором ООО может расширить свой бизнес

Формат расширения бизнеса ООО зависит от вида деятельности основной компании.

Новое отделение организации в другом городе может представлять собой как офис со штатом персонала, так и небольшое представительство с одним-двумя сотрудниками.

Формат открытия филиала зависит от того, в каком регионе и городе он будет работать. В крупных городах обычно открываются большие представительства, в то время как в небольших городах – открываются мелкие. Филиал – это офис, обладающий самостоятельностью, штатом сотрудников, ответственностью и своими задачами. Несмотря на свою самостоятельность, каждый филиал подчиняется головному офису.

Плюсы и подводные камни открытия филиала

Регистрация филиала юридического лица имеет свои плюсы и минусы, которые следует учитывать при планировании расширения компании.

Развитие корпоративной культуры и этики, увеличение узнаваемости компании и привлечение новых клиентов – всё это возможно благодаря открытию нового филиала. Это также способствует увеличению стоимости компании на рынке и управляемости нового подразделения. В отличие от партнёрства, открытие филиала является более надёжной моделью экспансии бизнеса, поскольку партнёр может в любой момент прекратить сотрудничество и расторгнуть договор.

Однако следует учитывать и недостатки открытия филиала:

• значительные капиталовложения;

• головная компания берёт на себя все риски, связанные с функционированием нового отделения;

• постоянный контроль за расчётными операциями, движениями торгово-материальных ценностей, своевременностью и правильностью сдачи отчётности в контролирующие органы. 

Частые ошибки при открытии и регистрации филиала

При открытии и регистрации филиала бизнесмены часто допускают ошибки, которые могут серьёзно повлиять на эффективность решения о масштабировании компании. Вот некоторые из наиболее распространённых ошибок:

• отсутствие единых стандартов и требований к работе всех подразделений;

• заниженные требования к квалификации персонала в новом структурном подразделении;

• отсутствие рабочей модели администрирования и управления новым отделением; 

• отсутствие полного контроля движения торгово-материальных ценностей и денежных средств;

• Отделение не имеет системы контроля работы, что приводит к ошибкам в отчётной и юридической документации. 

Также существенной ошибкой становится недостаток взаимодействия между главным офисом и новым филиалом при запуске нового подразделения. 

Пошаговое руководство по открытию филиала

Для регистрации филиала ООО компания должна выполнить несколько несложных шагов, начиная с принятия решения об открытии нового отделения и заканчивая его регистрацией в ФНС и других структурах.

Голосование за открытие филиала

При обсуждении открытия нового филиала учредители собираются на общем собрании, чтобы высказать свои мнения голосованием. Для принятия положительного решения необходимо получить не менее 2/3 голосов «за». Важно составить протокол собрания, где будут отображены все принятые решения и рассмотренные вопросы. Также необходим лист регистрации участников собрания, иначе результаты голосования могут быть признаны недействительными. 

Подробности о составлении этого документа можно найти в статье «Что такое лист регистрации участников общего собрания ООО».

Назначение руководителя

При назначении руководителя открывающегося подразделения учредитель выдаёт доверенность на его имя, наделяя его соответствующими полномочиями. Однако, если возникнет судебный иск против филиала или его руководителя, учредитель или головной офис компании будут ответчиками. 

Подготовка учредительных документов

Для регистрации нового подразделения учредитель должен представить заявление Р13014 и протокол общего собрания участников ООО или решение об открытии филиала в ЕГРЮЛ. Также необходим приказ о назначении руководителя и утверждённое положение об открытии подразделения.

Заполните бланк заявления формы Р13014, загрузите его на портале «Госуслуги» или отправьте почтой. МФЦ или нотариус также могут принять ваши документы. После получения заявления ФНС проведёт процедуру внесения нового отделения в ЕГРЮЛ в течение 7 дней. По окончании срока вы получите уведомление. Только после этого будет завершена государственная регистрация филиала юридического лица, и новое подразделение будет открыто официально.

После регистрации нового подразделения ФНС автоматически передаст все необходимые сведения в местные отделения. Не нужно ехать в другой город, чтобы уведомить местную инспекцию ИФНС, если вы открыли офис там. Одновременно с документами для внесения филиала в ЕГРЮЛ необходимо подать заявление о переходе с УСН на ОСНО в ФНС (если ранее использовался упрощённый налоговый режим). После открытия подразделения организация больше не сможет работать на УСН.

Выбор типа баланса

При выборе типа баланса для нового филиала необходимо учитывать его масштабы. В случае когда речь идёт об открытии небольшого подразделения, состоящего из нескольких сотрудников, целесообразно передавать отчётность в головной офис, чтобы бухгалтерия филиала не занималась этим. В то же время крупные структурные подразделения могут иметь выделенный баланс. После внесения данных о филиале в ЕГРЮЛ он автоматически становится налогоплательщиком и сведения о нём передаются в СФР.

Регистрация в СФР

Для открытия нового подразделения с выделенным балансом, собственным расчётным счётом и правом начисления заработной платы сотрудникам, генеральному директору необходимо обратиться в отделение СФР по месту регистрации филиала, чтобы внести данные о новом подразделении в качестве плательщика страховых взносов. Организации необходимо обратиться в СФР в течение 30 дней с момента издания приказа об открытии нового подразделения, иначе она может быть оштрафована.

Создание обособленного подразделения компании без образования филиала и представительства ООО

Для масштабирования компания может выбрать обособленное подразделение в качестве формы, которое отличается от филиала или представительства. Для применения такой формы расширения компании должны быть выполнены несколько требований:

1. Юридический адрес обособленного подразделения должен отличаться от адреса государственной регистрации главного офиса.

2. Стационарные рабочие места для сотрудников, действующие на протяжении более одного месяца, должны быть включены в подразделение такого формата.

Как уплачивать налог на прибыль и имущество

Начиная с 2023 года организации с обособленными подразделениями перечисляют единый налоговый платёж (ЕНП) на единый налоговый счёт (ЕНС) главной (управляющей) организации, включая налог на прибыль и имущественный налог. Новые отделения или объекты должны быть подчинены главному офису, который зарегистрирован в качестве налогоплательщика.

Как уплачивать налог на прибыль и имущество

Все платежи должны быть уплачены до 28 числа месяца, следующего за отчётным. Юридические лица должны уплатить имущественный налог не позднее 28 февраля года, следующего за истёкшим налоговым периодом. С 2024 года уведомление об исчисленной сумме налога по объектам налогообложения (недвижимость) в налоговой декларации за прошлый календарный год больше не требуется. 

Как снять филиал с учёта и закрыть его

Процедура закрытия филиала аналогична процедуре его открытия, включая подготовку решения о проведении собрания участников ООО и составление протокола для прекращения его деятельности.

Подача заявления в ФНС о внесении изменений в ЕГРЮЛ является следующим шагом. После процедуры рассмотрения, данные о вашей компании в реестре юридических лиц должны быть изменены, и информация о закрытом филиале не должна содержаться. 

Региональные особенности

Решение о том, следует ли учитывать региональные особенности, зависит от характера деятельности вашей компании. Если ваши услуги стандартизированы для всех пользователей, как, например, в медицинских лабораториях или IT-компаниях, создающих ПО, то открытие нового подразделения может быть осуществлено без учёта региональных особенностей.

При открытии филиала в сфере общественного питания или продаже товаров компании должны учитывать национальные, экономические и территориальные особенности места. Это необходимо не только для составления ассортимента и ценообразования, но и для увеличения лояльности клиентов и доходности филиала. 

Как наладить контакт с новыми филиалами

Выше мы уже отмечали, что недостаток эффективного взаимодействия между головным офисом и подразделениями считается одной из наиболее распространённых ошибок в процессе расширения бизнеса. Модель взаимодействия с филиалами может быть централизованной (решения принимаются только в головном офисе) и децентрализованной (подразделения имеют возможность принимать решения на местном уровне). В первом варианте реакция на изменения на рынке замедлена, так как для каждого решения требуется одобрение от головного офиса. Во втором варианте решения по изменениям на рынке принимаются в филиалах.

Для облегчения работы и повышения гибкости формата необходимо усилить контроль. Это можно сделать сдачей общей налоговой отчётности (при возможности открытия филиала без выделенного баланса), внедрением CRM-системы для взаимодействия с клиентами, а также организацией совещаний, планёрок, созвонов с использованием разных средств связи. 

Часто задаваемые вопросы

Что произойдёт, если филиал ООО уже открыт, но изменения в ЕГРЮЛ ещё не внесены?

Нарушение сроков подачи заявления в ФНС влечёт штраф в размере 10 тысяч рублей, причём количество времени просрочки не влияет на его размер. Также на все доходы, полученные за время, когда открытый филиал работал без регистрации, налагается штраф в размере 10%.

Какие штрафы предусмотрены для организаций, которые не своевременно поставили свои филиалы на учёт в СФР?

Размер штрафа за нарушение сроков постановки на учёт колеблется от 5 до 10 тысяч рублей и зависит от времени задержки. 

Как зарегистрировать филиал компании с помощью портала «Госуслуги»?

Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте, перейти в раздел «Общие данные», выбрать вкладку «Добавить филиал» и ввести необходимую информацию, такую как название, организационно-правовая форма, код причины постановки на учёт (КПП), указать электронную почту организации и отправить запрос. Сервис создаст новую учётную запись, которую можно будет увидеть в разделе «Филиалы».

Краткие итоги

Собрание участников ООО может принять решение об открытии обособленного подразделения, филиала или представительства, но ни одна из этих форм не будет обладать юридической самостоятельностью. Для регистрации нового отделения необходимо подать заявление в ФНС о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: LjN8KbYyb