Интеграция систем учета в заведениях общепита. Чем она поможет бизнесу?

В чем особенности учета в заведениях общественного питания

Сложность ведения бухгалтерского учета в заведениях общественного питания, будь то ресторан или небольшая кофейня, состоит в том, что в одном заведении проходит несколько процессов, учет которых необходимо вести параллельно: производство, розничная торговля и предоставление услуг. При этом неизбежно разделяется бухгалтерский учет, который осуществляет штатный специалист или приходящий бухгалтер, и учет товаров и продуктов, который используется управляющими заведений.

Как правило, учет поступающих продуктов управляющие ведут в специализированных программах учета, с понятным пользовательским интерфейсом, не требующим специальных знаний. Процедура проста: товар поступает в организацию, при помощи сканера его заносят в базу данных, а дальше участники производственного процесса отслеживают его количество и на основе этой информации принимают решения о новых закупках, списании залежавшихся продуктов и т.д.

Бухгалтеру такие программы не подходят. Бухучет требует использования специализированного ПО, в котором рядовому пользователю (кассиру, официанту, повару и др.) сложно разобраться. Отсюда возникают трудности с обменом информацией - чаще всего бухгалтеры самостоятельно вручную вводят данные в бухгалтерскую программу (обычно в 1С:Бухгалтерия) на основе первичных документов. Процесс этот трудоемкий и малоэффективный, так как в специализированной программе большая часть этих данных уже введена и бухгалтер вносит их в свою программу повторно.

Что можно предпринять

У предпринимателя есть два пути. Первый - ничего не менять и действовать как раньше, теряя время и силы кадрового ресурса. Второй - подобрать решения для настройки интеграции.

Какие трудности останавливают предпринимателей

Почему же не все предприятия общественного питания интегрируют используемые сервисы? Мы можем выделить несколько причин.

Во-первых, не все разработчики автоматизированных систем учета (СУ) предлагают своим клиентам интеграционные модули, без которых произвести интеграцию систем крайне трудно.

Во-вторых, интеграция сервисов требует специфических настроек, которые должен выполнить программист в сотрудничестве с бухгалтером. Производители СУ предлагают только продукт, но не предоставляют услуг по его настройке. Поэтому этот вопрос предполагает дополнительные финансовые затраты и ложится на плечи владельцев бизнеса.

В-третьих, причиной может стать некорректное внесение информации в систему учета при приемке товаров и продуктов, в результате чего в бухгалтерском учете могут возникнуть ошибки. Из-за желания избежать их, бухгалтеры предпочитают действовать “по старинке”.

Для большинства предпринимателей второй путь означает необходимость поиска и подбора дорогостоящего ПО, осваивать его функционал и обучать подчиненных работе в нем.

Преимущества интеграции

При этом преимущества интеграции сервисов и автоматизации процессов передачи данных в таких рассуждениях становятся неочевидными. А ведь налаженная интеграция учетных систем позволит:

• Минимизировать ошибки, которые возможны при ручном вводе данных бухгалтером в свою программу.
• Сократить время обработки информации бухгалтером. По нашему опыту на обработку информации из систем учета товаров уходит в 10 раз меньше времени.
• Более эффективно управлять бизнесом в целом и отдельными бизнес-процессами за счет быстрого обмена актуальной информацией и возможностью контролировать процесс учета.

Как настраивает интеграцию Фингуру

Все наши клиенты из сферы общепита интегрируют свои системы учета. Обычно этой задачей занимаются наши программисты 1С в паре со старшим бухгалтером. В среднем на ее настройку уходит порядка одной недели.

Но срок может быть как больше, так и меньше в зависимости от качества ведения учета в управленческой системе.

Поскольку в процессе интеграции участвуют и наши специалисты, ее основное время затрачивается на тестирование работоспособности интеграции и проверку корректности исходной управленческой программы.

Есть вопросы? Фингуру поможет с решением для вашего бизнеса.

Кроме того, мы даем советы предпринимателю и управляющим, как правильно использовать системы учета, предъявляя требования к ведению учета товаров и продуктов с точки зрения бухгалтера.

Такой подход минимизирует ошибки в учете и позволяет эффективнее управлять бизнесом.