О принципе работы облачных касс, который не все понимают и боятся спросить

Без сложных формулировок и воды расскажем о принципе работы облачных касс. Когда и где именно с ними будет особенно удобно работать. Плюсы и минусы применения.

Удаленные онлайн-кассы появились достаточно недавно в связи с расширением сфер бизнеса, обязанного ежесекундно отчитываться о продажах в налоговую. Благо 54-ФЗ не запрещает пользоваться арендованной и даже виртуальной техникой. Опустим прочие лирические отступления и подводки, потому как статья предназначена для предпринимателей, руководителей и их бухгалтеров, которые не тратят время на пустые разговоры.

Для кого подходит

1. Интернет-магазины — чемпионы по использованию облачных технологий. Только ради учета выручки от виртуальных продаж законом были разрешены удаленные онлайн-ККТ. Любые покупки или заказанные услуги для физических лиц в интернете должны отразиться на онлайн-кассе. О тех, у кого ещё есть отсрочка до 1 июля 2021, мы рассказывали в предыдущей статье Мануальчик по новым требованиям 54-ФЗ.
2. Стационарная торговля тоже может без фактического наличия кассового аппарата на точке продавать товары и услуги. Для этого достаточно иметь печатающее чеки устройство — фискальный регистратор. Актуально для сферы услуг, для розничной торговли при небольшом клиентопотоке и количестве товарных позиций. Даже фирмы из B2B (бизнес для бизнеса) сферы для разовых чеков (например, продажа автомобиля учредителю), расчетов с физическими лицами вместо покупки кассового аппарата могут на месяц арендовать облачную-ККТ и фискальный регистратор. Но как не оптимизируй, покупать фискальный накопитель и проходить регистрацию ККТ в ФНС и ОФД всё равно придется.
3. Курьеры и представители выездной торговли, а также при получении оплаты на месте выполнения работ (например, установка пластиковых окон). Курьер сформирует на своем гаджете электронный чек, который облачная касса отправит клиенту на e-mail или телефон. А продвинутым клиентам можно самостоятельно отсканировать QR-код с устройства курьера.
4. Для приема оплаты за ЖКХ и в пользу ресурсосберегающих организаций.

Сам процесс

Как и стационарная, облачная ККТ должна быть зарегистрирована в ФНС и привязана к ОФД. Пользователю потребуется фискальный накопитель, который можно купить самостоятельно или совместно с арендой. И да, удаленную кассу нельзя выкупить, она всегда в аренде. Потому что физически аппарат находится в дата-центре компании.

Может кто-то помнит, как по магазинам ходили инспектора и проверяли наличие заводских голограмм и марок на ККМ. Теперь достаточно удостоверится, что выбранная компания предоставляет в аренду кассу, находящуюся в реестре ФНС.

Вместо кнопок и дисплея для формирования чека используется личный кабинет для управления кассой. В нем можно работать с ПК или смартфона.

Там обязательно должны быть отражены сведения о регистрации кассы и сроке действия ФН. Дополнительно указывается место, количество аппаратов и работающих кассиров, т.к. сведения о месте покупки и продавце должны быть отражены в платежном документе.

При большом количестве чеков, оформляемых одновременно (билет на транспорт, «черная пятница» на сайте), потребуется несколько касс, чтобы чеки поступали в ФНС и отправлялись покупателю без задержки.

Пункт 6 статьи 1.2 закона 54-ФЗ обязывает пользователей обеспечить передачу данных кассового чека в момент расчета в налоговые органы через оператора фискальных данных. При игнорировании — штрафные санкции до 10 000 руб.

Лайфхак, как заставить одну кассу работать на нескольких кассиров. Такое возможно, когда на рынке работает несколько торговых точек от одной организации. В одном месте нужно установить реальную кассу с облачным сервисом от Мобика, тогда остальные продавцы смогут на своих мобильных устройствах «пробивать» онлайн-чеки. Подробности схемы у специалистов кассовых решений Мобика.

Регистрацию ККТ можно провести самостоятельно или поручить поставщику кассы, в любом случае потребуется время, КЭЦП и внимательность. Далее можно формировать чеки или получать их автоматически.

Рассмотрим череду происходящих событий при оплате покупки в интернет-магазине:

• банковский эквайринг списывает деньги со счета клиента и отправляет информацию о транзакции на кассу;
• касса отправляет в нужном формате фискальные данные в ОФД;
• оператор передает данные в ФНС;
• в личном кабинете кассы формируется чек и одновременно онлайн-чек летит к покупателю;
• «спасибо за покупку».

И всё это происходит в течение нескольких секунд.

Вместо печати кассового бумажного документа клиент получает письмо на электронную почту или смс в телефон с ссылкой на онлайн-чек. Полученный чек с QR-кодом имеет такую же законную силу, что и бумажный аналог.

В личном кабинете отображаются все возможные виды чеков и операции с ними. Это удобно, ведь если чек выбит неправильно или требуется возврат, нужно отправлять чек коррекции.

В случае с интернет-торговлей чек формируется автоматически, но можно и самостоятельно создать документ для продажи на торговой точке.

Этот вариант подходит при совмещении налоговых режимов. Например услуги на ПСН, а товары на УСН. На одной кассе можно сформировать чеки для разных систем налогообложения. Важно, чтобы ФН подходил одновременно для всех товаров и услуг.

Таким образом, чтобы создать заказ потребуется выбрать название товара или услуги из номенклатуры и заполнить обязательные реквизиты. Для продажи маркированных товаров не забудьте указать код идентификации. После получения наличной или безналичной оплаты чек можно регистрировать. Он проделает уже известный маршрут, а клиент получит электронный документ. На физической точке продажи с помощью фискального регистратора печатается чек с QR-кодом.

Мы уже рассказали, что облачная касса может быть установлена для интернет-магазина и на торговой точке. При наличии онлайн и офлайн торговли достаточно приобрести одну физическую кассу, работающую на облачных технологиях. Тогда кассир может пробивать бумажный чек, а в это время, клиенты на сайте совершают удаленные покупки.

Но это не все функции облачной кассы

Для удобства кассиров закрытие смены происходит автоматически в 23:55, а открытие — при первом чеке. Упрощенцам не составит труда заполнить КУДИР на основании итогового чека. В нем будет отражена выручка от наличных и безналичных расчетов, включая банковскую комиссию за эквайринг, которая как известно учитывается в составе доходов на дату поступления денег на р/с.

Всевозможные виды отчетов облегчат управленческий и бухгалтерский учет. За любой период работы арендованной кассы вы можете:

• просмотреть информацию о деятельности кассиров, курьеров, водителей;
• сопоставить доходы с разных точек продаж;
• проанализировать «хиты-продаж» и выявить аутсайдеров;
• разнообразные отчеты, связанные со спецификой бизнеса.

За внесение ассортимента продукции в личный кабинет кассы не стоит волноваться, каждая уважающая себя облачная-ККТ умеет общаться с любой стационарной или дистанционной товарно-учетной базой. Аналогичным образом происходит выгрузка продаж с помощью открытого API.

Какие плюсы получают владельцы облачной техники:

1. Арендованная касса обеспечивает полное выполнение требований 54-ФЗ и НК РФ.
2. Курьеров не нужно оснащать кассовым оборудованием и боятся с его сохранность
3. Не требуется выезд специалиста, он может удаленно найти и исправить недочеты. О механических поломках и износе можно забыть.

Минусы тоже присутствуют:

1. Подходит не для всех представителей ритейла. Это, пожалуй, самое существенное ограничение. Стационарные магазины и пункты выдачи заказов обязаны пробивать бумажный онлайн-чек непосредственно в торговой точке.
2. Невозможно оформить в собственность и перепродать в дальнейшем.