Зачем и кому нужна оптимизация
По статистике на одного кадровика в штате обычного предприятия приходится от 100 до 250 сотрудников — соотношение может варьироваться в зависимости от функционала, дополнительных обязанностей, текучки персонала.
При этом специалисты кадровой службы не только ведут личные дела работников, оформляют их трудоустройство и увольнение, но и отвечают за корректность локальных нормативных актов, воинского учета, наложения дисциплинарных взысканий, подают отчеты в Социальный фонд, центр занятости, Росстат.
В совокупности — это огромный пласт работы, который отнимает много времени и ресурсов.
Оптимизация кадровой деятельности позволит компании:
автоматизировать рутинную работу;
ускорить документооборот и освободить время для решения других задач;
сократить количество сотрудников в кадровом отделе, а значит уменьшить расходы на персонал;
увеличить эффективность бизнес-процессов;
сократить количество ошибок из-за человеческого фактора и вероятность штрафов.
Три способа упростить кадровую работу
Под оптимизацией следует понимать комплексное решение, которое направлено на упрощение и ускорение текущих рабочих процессов без потери их эффективности.
Есть несколько инструментов, которые помогут руководителю:
Анализ форм, объема и содержания кадровых документов: унификация шаблонов, отказ от некоторых необязательных актов, своевременное уничтожение документации с истекшим сроком хранения.
Оптимизация кадровых процедур, создание эффективных маршрутов документопотоков.
Внедрение КЭДО (кадрового электронного документооборота).
Разберем каждый из них более подробно.
Кадровый электронный документооборот
Помогаем работодателям внедрить кадровый ЭДО
Оптимизация кадровой документации: содержания, формы, объема
Составьте перечень кадровых документов, которые обращаются в подразделении: приказы о трудоустройстве, о предоставлении отпуска, протоколы аттестации сотрудников и т.д.
Укажите напротив каждого пункта регламентирующий нормативный акт (статью ТК, закона и т.д.).
Выделите обязательные и не обязательные кадровые документы.
Определите, что из этого списка оформляется на бумаге, а что — дублируется в электронном виде.
Проанализируйте, какие акты нужны для защиты работодателя в трудовых спорах, даже если по закону их составление не требуется.
Наглядная таблица позволит разобраться в потоке кадровой документации, выделить то, что можно упразднить или перевести в КЭДО без рисков для компании.
Оптимизация кадровых процедур
Каждый документ проходит на предприятии определенный маршрут: от этапа подготовки проекта до утверждения, ознакомления заинтересованных лиц и регистрации итогового варианта.
Кадровые процедуры также нуждаются в оптимизации — упрощении и сокращении шагов без потери эффективности.
Проанализируйте, от каких действий можно отказаться, не нарушая трудовой законодательство.
Убедитесь, что входящие и исходящие документы регистрируются в компании однократно.
Уничтожьте бумаги с истекшим сроком хранения.
Организация электронного документооборота
В ноябре 2021 года в ТК были внесены дополнения (ст. 22.1-3 ТК, приказ Минтруда № 578н), на основании которых работодатели могут частично перевести кадровую документацию в электронный вид. Дублировать такие экземпляры на бумажном носителе не нужно.
В обязательном порядке на бумаге остаются только:
трудовые книжки (если сотрудник сохранил право на ведение бумажной трудовой книжки);
приказы об увольнении;
акты о несчастных случаях на производстве;
документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.
Плюсы перехода на кадровый ЭДО:
Возможность быстрого ознакомления и обмена документами, в том числе с удаленными сотрудниками.
Упрощенная процедура трудоустройства: подписание трудового договора, оформление приказа о приеме в штат в электронной форме.
Оперативный и удобный поиск нужного документа в информационной базе.
Надежная защита конфиденциальных сведений, персональных данных сотрудников, невозможность их потери или подделки.
Снижение расходов на канцелярию и обслуживание архива.
Оптимизация трудозатрат руководителей и сотрудников отдела кадров.
Обеспечение доказательственной базы в трудовых спорах с работниками (электронную подпись и дату на электронных документах оспорить очень сложно).
Внедрить кадровый ЭДО на предприятии можно с помощью СберРешений. Компания обеспечивает всю работу от составления план-графика и тестирования до обучения персонала и перехода на новые бизнес-процессы.
Специалисты СберРешений возьмут на себя проект по переходу организации на КЭДО, составят план-график, определят матрицы подписантов и реализуют интеграцию текущей учетной системы с ПО для кадрового электронного документооборота.
Кадровый электронный документооборот
Помогаем работодателям внедрить кадровый ЭДО
Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8KaJtw
Начать дискуссию