С 2020 года у кадровых специалистов увеличилось количество обязанностей. Помимо введения электронных трудовых книжек, появились новые виды кадровой отчетности, которую необходимо сдавать в электронной форме. Ко всему нужно быстро привыкнуть и научиться вести документацию по новым правилам, иначе компанию накажут и оштрафуют.
Для быстрой адаптации кадровые служащие могут перенять опыт бухгалтеров. Ведь в их сфере отчеты начали переходить с бумаги в электронный вид уже больше 10 лет назад. За их плечами богатый опыт работы в таком формате, поэтому они могут помочь своим коллегам вникнуть во все нюансы.
Миром завладела тенденция цифровизации
Развитие человечества никогда не стоит на месте. С появлением технологий стало понятно, что жизнь и работу людей можно и нужно упрощать. Так появились стиральные машины, электрические духовки и всеми любимые роботы-пылесосы.
При чем тут кадровая отчетность? Дело в том, что абсолютно все сферы деятельности можно оптимизировать. Цифровизация кадровой отчетности упростит работу с отчетами, улучшит контроль и защиту данных, а также поможет сэкономить время специалистов компании. Бухгалтерскую отчетность почти всю уже перевели в электронный формат, и многие соглашаются с тем, что после адаптации формировать и сдавать отчеты стало намного проще и быстрее.
Правительство России приняло национальный проект «Цифровая экономика», по которому государство намерено осуществить комплексную цифровую трансформацию экономики и социальной сферы страны к 2024 году.
Одной из областей развития является цифровое государственное управление, по которому планируется внедрение различных технологий и платформенных решений в сфере управления и оказания государственных услуг. Перевод кадровой документации в электронный формат как раз оптимизирует работу госорганов, кадровиков и, в какой-то степени, самих работников. Полный перевод отчетности в электронный формат — это всего лишь вопрос времени.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и отчет СЗВ-ТД
Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» утвержден новый формат ведения трудовых книжек. С 2020 года начинается плавный переход всех сотрудников на ЭТК.
Это означает, что все данные сотрудников будет формировать кадровый специалист, а храниться они будут в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. Кадровики должны предоставлять всю информацию по сотрудникам по новому виду персонифицированной отчетности — СЗВ-ТД — в ПФР.
Формируется отчет СЗВ-ТД в 1С или в системе сдачи отчетности, где это предусмотрено. Далее кадровый специалист должен передать их бухгалтеру или руководителю организации, чтобы их подписали квалифицированной электронной подписью (КЭП) для подтверждения данных. Отчет отправляется в ПФР только после подписания.
Когда нужно отчитываться?
- При приеме на работу или увольнении работника не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа или других документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
- При переводе на другую постоянную работу и подачи работником заявления о выборе формы ведения трудовой книжки — не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлялись указанные действия;
- При других кадровых изменениях сохраняется предыдущий порядок сдачи отчетов СЗВ-ТД.
Кроме СЗВ-ТД, существуют и другие кадровые отчеты — СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СТД-Р, если специалист по расчету зарплаты приписан к отделу кадров, то добавляются РСВ, 6-НДФЛ и другие.
У каждого вида отчетности есть свои сроки сдачи, правила и особенности. Перед отправкой их в электронном виде нужно узнать все нюансы.
Например, для сдачи отчетности в ПФР нужно:
- Подать заявление от имени руководителя на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР (форма ЗПЭД). Оно подписывается усиленной КЭП руководителя.
- Получить уведомление о результате рассмотрения заявления (УОРР) от ПФР.
- Оформить электронную подпись для кадрового работника, чтобы он мог самостоятельно отправлять отчеты. Заказать подпись можно в Удостоверяющем центре «Такснет».
- Подготовить доверенность на специалиста отдела кадров, отправить в ПФР уведомление о предоставлении полномочий представителю (УПУП).
- Дождаться получения унифицированного протокола проверок о предоставлении полномочий представителю (УППО).
Если кадровый специалист прекратил работать в организации, то в ПФР нужно отправить уведомление о прекращении полномочий представителя (УПРУП).
Плюсы и минусы кадровой электронной отчетности
Чему бухгалтер может научить кадровика?
Бухгалтеры сдают отчетность в электронном формате уже более 10 лет. Переход на электронную отчетность был плавным. Для кого-то было сложно привыкнуть к работе в специальных программах и научиться новым навыкам, а кто-то легко перенес этот переход. Однако до сих пор не все отчеты еще перевели в электронный вид, но постепенно оцифруют абсолютно все.
Бухгалтеры с богатым опытом не понаслышке знают каково это — адаптироваться к новому формату работы. Они помогут и поддержкой, и советом и могут помочь разобраться с системой, выстроить рабочие процессы и объяснить, как все это работает.
Во многих компаниях с переводом кадровой отчетности часть работы кадровых специалистов легла на хрупкие плечи бухгалтеров. Теперь они отправляют в госорганы в электронном формате не только бухгалтерскую, но и кадровую отчетность, потому что компании проще переложить эту работу на опытного работника, чем обучать всем деталям кадровика. Это происходит еще по причине нежелания кадровых служащих обучаться новому.
Цифровизация все равно настигнет всех. Поэтому убегать и прятаться от нее бессмысленно. Лучше уже сейчас готовиться к ней и учиться формировать и отправлять отчетность в электронном формате.
Что поможет упростить переход кадровика на электронный формат отчетности
Для начала необходимо изучить все правила по работе с отчетностью и ведению электронных трудовых книжек. После этого найти систему, в которой вам удобнее всего будет отчитываться в госорганы по кадровой документации.
В системе для сдачи электронной отчетности «Декларация.Онлайн» можно сдавать самые разные отчеты в электронном формате. Этот продукт ориентирован не только на бухгалтеров и руководителей организаций, но также и на кадровых специалистов.
Если в вашей компании бухгалтерия уже работает в системе «Декларация.Онлайн», то вы можете приобрести дополнительное рабочее место для кадрового работника за 1200 рублей на 12 месяцев. С дополнительным рабочим местом вам не придется утруждать бухгалтеров и просить их отправлять ваши отчеты. Каждый будет заниматься своей работой.
Если ваши бухгалтеры отправляют отчетность через другие системы, то вы можете купить для кадрового специалиста любой из тарифов системы «Декларация.Онлайн», чтобы он пользовался ею самостоятельно. Для этого не понадобится покупать дополнительное рабочее место.
Преимущества работы в системе «Декларация.Онлайн»
- Из одной системы можно отправить отчеты в ФНС, ПФР, ФСС, ФСРАР и Росстат.
- Можно создавать отчеты, а также работать с документами, загруженными из других сервисов.
- Не нужно ничего устанавливать. «Декларация.Онлайн» работает прямо в браузере и доступна с любого компьютера, где есть интернет.
- Есть все актуальные формы бухгалтерских и кадровых отчетов. На данный момент их 45. Мы следим за всеми требованиями госорганов, поэтому регулярно обновляем базу отчетов.
- Через систему «Декларация.Онлайн» можно отправить заявление на подключение компании к электронному документообороту ПФР — ЗПЭД, а также другие необходимые уведомления для передачи или прекращении полномочий представителя компании: УПУП, УПРУП и др.
- Встроенная проверка покажет ошибки в отчетах и не допустит отправки неверных данных.
- Уведомления о статусе отчета приходят по электронной почте или СМС. Если отчет не прошел, вы узнаете об этом сразу.
- Простой и понятный интерфейс, в котором сможет разобраться каждый.
Интерфейс системы выглядит так:
Необязательно покупать годовой пакет
Хотите начать отправку электронной отчетности, но не решаетесь купить годовой пакет? У нас есть тариф, который действует 3 месяца. За 90 дней вы сможете протестировать систему «Декларация.Онлайн» и принять решение о покупке годового пакета. Стоимость тарифа на 3 месяца — 1000 рублей.
Этот тариф может подключить любая компания на территории РФ. Подробнее узнать о «Декларация.Онлайн» и купить пакет на 3 месяца можно на сайте или по телефону: 8 800 333 80 89.
С «Декларацией.Онлайн» отправлять кадровую электронную отчетность в госорганы просто и удобно. Оставляйте свои контакты и наши специалисты помогут вам подключить тариф на 3 месяца стоимостью 1000 рублей:
Начать дискуссию