Печать на документе ни к чему

С. Бездорожева, эксперт ПБ

Вопрос не праздный: имеет ли право на жизнь «первичка», на которой нет штампа? Зачастую работники МНС отвечают отрицательно. Мы подскажем, что им ответить.

Далеко не каждый бухгалтер относится к оформлению документов со всей ответственностью. Страдают от этого другие бухгалтеры, которые эти документы получают. На этот раз мы рассмотрим ситуацию, когда от поставщика вы получили «первичку» без печати. Так, если инспектор при проверке обнаружит непроштампованный бланк, он может посчитать его недействительным. Излюбленное же судьями изречение: «организация не может отвечать за действия своих контрагентов» – вряд ли его вразумит. Наиболее «уязвимы» в этом смысле первичные документы, которые влияют на НДС и налог на прибыль.

Так, отсутствие оттиска, например, в акте приемки-передачи – лишний повод для контролера заявить, что понесенные затраты документально не подтверждены. Как следствие, он может доначислить налог на прибыль. И плюс ко всему еще «попросит» заплатить штраф и пени.

Похожая проблема и с НДС. Одно из условий зачета налога – товары оприходованы (ст. 172 НК РФ). Основанием же для этого является накладная. Так вот, если в ней печати не окажется, инспектор может посчитать налоговый вычет необоснованным.

Как же решить эти проблемы? Есть несколько вариантов. Первое, что приходит в голову, – потребовать у забывчивого контр-агента желанный оттиск. Но этот вариант вряд ли подойдет московской фирме, чей поставщик находится, скажем, во Владивостоке. Второй способ – провести затраты за счет чистой прибыли. Однако в этом случае учредители, сами понимаете, не будут от этого в восторге. Есть и третий вариант...

Раунд первый

Оставить непроштампованный документ в покое. И при этом зачесть НДС и отразить затраты в налоговом учете. Поскольку универсальных аргументов, которые подходят во всех случаях, нет, методично рассмотрим каждый из них. Для начала все документы условно разделим на две группы:

• документы, форма которых не определена;
• документы, форма которых установлена Госкомстатом.

Для документов из первой группы (например, акт приемки работ (услуг)) печать обязательным реквизитом не является. Неоспоримым аргументом такого заявления служит закон о бухучете (от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Именно в нем перечислены, какие данные должна содержать «первичка». О печати в законе нет даже упоминания. Отсюда вывод: печать является лишь дополнительным реквизитом. Иными словами, ставить ее на документ или нет – воля бухгалтера.

К месту будет сказано, по поводу печати в актах приемки работ (услуг) давным-давно высказались налоговики. Они признали, что оттиск в документе необходим, только если это определено в договоре. Это официальное мнение приведено в письме ГНИ по г. Москве от 10 февраля 1995 г. № 11-13/2072.

Раунд второй

Разберемся теперь со второй группой документов (форма которых установлена Госкомстатом). Упомянутый закон о бухучете говорит, что они должны быть «...составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации...». Только в этом случае «первичка» принимается. Для начала заметьте, как понимать загадочные слова «составленными по форме», депутаты разъяснить не потрудились. Можно предположить, что документ всего лишь должен быть заполнен на утвержденном бланке. А можно подумать, на документ должны быть заполнены все реквизиты, установленные формой. Понимайте, как хотите.

Итак, непосредственно об утвержденных бланках. На многих внизу красуются загадочные буквы «М.П.». Вы знаете, что они означают? Многие ответят: «конечно, место печати». А почему вы так думаете? Вряд ли найдется вразумительное обоснование. О том, как расшифровывать эту аббревиатуру, не говорит ни один нормативный документ. Поэтому довод инспектора, что, мол, здесь должна стоять печать, поскольку на бланке стоит «М.П.», терпит фиаско.

Но радоваться рано. Как известно, каждую свою форму Госкомстат комментирует (делает указания по ее заполнению). Многое зависит от того, сказано ли в комментарии о печати. Если не сказано, вполне очевидно, что она не обязательна. Если сказано – печать стоять должна. Однако на радость бухгалтерам статисты в своих указаниях «вспоминали» о печатях только иногда. Из наиболее распространенных документов выбор пал на путевой лист, квитанцию к приходному кассовому ордеру и командировочное удостоверение.

В отношении первых двух документов печать поставить придется. Хотя вы можете это сделать даже на глазах у проверяющего (ведь здесь нужна «своя» печать, а не печать контрагента). Ничего крамольного тут нет. Насчет командировочного удостоверения поговорим подробнее.

Нокаут

Если уж сотрудник вдруг вам представил непроштампованное командировочное удостоверение, заставлять его ехать обратно за печатями не стоит. Если разобраться, этот документ нужен, чтобы отразить затраты на командировку в налоговом учете и начислить работнику суточные. На удостоверении свет клином не сошелся. Многие компании его вообще не используют. Отразить затраты и начислить суточные можно и на основании приказа руководителя о направлении в командировку. Так разрешил Минфин России в своем письме от 6 декабря 2002 г. № 16-00-16/158.

«Хорошо, – скажут инспекторы, – предъявите доказательства, что работник в месте командирования фактически был!» Покажите в этом случае ему проездные билеты командированного. Обычно на этом спор затихает.