Направление сотрудников в командировки: сложные аспекты

Источник: журнал «Финансовый справочник бюджетной организации», № 2-2011

Командировки - неизбежная составляющая рабочего процесса любой ор­ганизации. Причем занят в нем не только непосредственно командируемый сотрудник, но и бухгалтерия.

Правильно оформить все необходимые доку­менты, компенсировать работнику произведенные им расходы, разобраться с налогообложением - все это может вызвать немало трудностей, не говоря уже о возникновении различных нештатных случаев в ходе командировки.

Разберемся в наиболее проблемных ситуациях, которые могут возник­нуть у бухгалтера учреждения, работник которого направляется в командировку.

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную коман­дировку работодатель обязан возмещать работнику:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места по­стоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведо­ма работодателя.

Однако чтобы работодатель мог возместить работнику перечисленные расходы (за исключением суточных), они должны быть подтверждены документами, оформленными надлежащим образом. Рассмотрим наиболее важные нюансы документального оформления командировочных расходов.

Документальное подтверждение произведенных в командировке расходов

Подтверждение расходов по проезду

Сервисные услуги перевозчика. Зачастую учреждение, направляя ра­ботников в командировку, ввиду отсутствия более дешевых вынужде­но приобретать билеты в вагоны повышенной комфортности эконо­мического класса, в стоимость которых включена так называемая сервисная услуга.

Она подразумевает предоставление пассажирам питания, печатной продукции, предметов санитарно-гигиенического назначения, обеспечение личной безопасности и т. п. Практика пока­зывает, что Росфиннадзор при проведении проверок нередко выно­сит заключение о неправомерности возмещения работнику стоимо­сти такой услуги и требует ее исключения из стоимости проезда. Раз­беремся, являются ли претензии проверяющих обоснованными.
В соответствии с Постановлением № 729* расходы по проезду к ме­сту служебной командировки и обратно возмещаются в размере фак­тических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда железнодорожным транспортом в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Платное сервисное обслуживание предоставляется пассажиру в ва­гонах повышенной комфортности. Его стоимость включается в стои­мость проезда (п. 33 Правил оказания услуг по перевозкам на желез­нодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузо-багажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 № 111). В соответствии с п. 3 Порядка предоставления пассажирам комплекса услуг, стоимость которых включается в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, утвержденного приказом Минтранса России от 09.07.2007 № 89, стоимость услуг, оказываемых в вагонах повышенной комфортности, включается в стоимость проез­да. При этом состав комплекса услуг определяет перевозчик.

Учреждение не вправе выделять из стоимости проезда, сформированной перевозчи­ком, какие-либо элементы данной стоимости для их исключения из суммы, компенси­руемой работнику. Кроме того, отказ работодателя от компенсации какой-либо части стоимости проезда будет являться нарушением требований ст. 168 ТК РФ, в соответ­ствии с которой он обязан возместить расходы на проезд в командировку.

Подтверждение расходов по найму жилого помещения

При оформлении проживания в гостинице командированному ра­ботнику должна быть выдана квитанция (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать (п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490):

• наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимате­лей фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регист­рации);
• фамилию, имя, отчество потребителя;
• сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
• цену номера (места в номере);
• другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Правила предоставления гостиничных услуг не содержат требования об обязательном указании в данном документе (квитанции, талоне и т. п.) каких-либо иных реквизитов (например, адреса исполнителя).