Для учета казенными учреждениями расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 1 208 00 000. Проанализировав последние новшества в области бухгалтерского (бюджетного) учета в государственном секторе, в данной статье мы приводим основные изменения, которые необходимо учитывать при отражении в бюджетном учете расчетов с подотчетными лицами в 2016 году.
Разбираемся с аналитикой счетов
Формирование аналитики по счету 1 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» напрямую зависит от применяемого кода классификации операций сектора государственного управления (КОСГУ), относящихся к расходам бюджета, например:
- счет 1 208 22 000 используется для отражения начисления и погашения подотчетных сумм, выданных для оплаты транспортных услуг (код 222 «Транспортные услуги» КОСГУ);
- счет 1 208 34 000 – для оплаты приобретения материальных запасов (код 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ);
- счет 1 208 12 000 – для осуществления прочих выплат (код 212 «Прочие выплаты» КОСГУ).
Как видим, в зависимости от применяемого по соответствующей выплате кода КОСГУ формируется 22 – 23‑й разряды номера счета.
Коды КОСГУ применяются согласно Указаниям № 65н[1]. В связи с изменениями, внесенными в данные указания приказами Минфина РФ от 08.06.2015 № 90н, от 16.02.2016 № 9н, в части отдельных выплат скорректирован порядок применения кодов КОСГУ.
С учетом названных поправок применение аналитических счетов по расчетам с подотчетными лицами также поменялось. Сравним в таблице используемые в 2015 и 2016 годах аналитические счета, отражающие расчеты с подотчетными лицами по отдельным видам расходов.
Наименование подотчетной суммы | Номер аналитического счета | |
2015 год | 2016 год | |
Аванс на оплату (возмещение) расходов по проезду работников (сотрудников) учреждения к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта | 1 208 22 000 | 1 208 12 000 |
Аванс на оплату (возмещение) расходов, связанных с проживанием (наймом жилого помещения) работников (сотрудников) учреждения при направлении их в служебные командировки | 1 208 26 000 | |
Аванс на оплату (возмещение) расходов на проезд спортсменов и студентов при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия) | 1 208 22 000 | 1 208 91 000 |
Аванс на оплату (возмещение) расходов на проживание в жилых помещениях (наем жилого помещения) спортсменов и студентов при их направлении на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия) | 1 208 26 000 | |
Аванс на оплату (возмещение) расходов за пользование на транспорте постельными принадлежностями, разного рода сборов при оформлении проездных документов (комиссионных сборов (в том числе сборов, взимаемых при возврате неиспользованных проездных документов), страховых премий по обязательному страхованию пассажиров на транспорте и т. д.): | 1 208 22 000 | |
– при направлении работников (сотрудников, лиц, замещающих государственные должности РФ, государственные должности субъектов РФ и муниципальные должности, государственных и муниципальных служащих) в служебные командировки | 1 208 12 000 | |
– при направлении спортсменов, тренеров, студентов на различного рода мероприятия (соревнования, олимпиады, учебную практику и иные мероприятия) | 1 208 91 000 | |
В случае наличия у учреждения остатков по приведенным в таблице видам подотчетных сумм, сформированных на 01.01.2016 по старым аналитическим счетам, необходимо осуществить их перевод на новые аналитические счета. Такие указания приведены в Письме Минфина РФ от 14.03.2016 № 02‑07‑07/14989. Согласно им перевод остатков необходимо осуществить в межотчетный период на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833).
Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным
Приказом Минфина РФ от 01.03.2016 № 16н внесены изменения в Инструкцию № 157н[2], согласно которым скорректирован порядок списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса и принятия к учету на забаланс.
Принимая во внимание то, что неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед казенным учреждением, отражать такую задолженность необходимо с учетом внесенных новшеств. Далее рассмотрим, в чем такие новшества заключаются.
Текущая дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается по дебету счета 1 208 00 000. При непогашении подотчетным лицом задолженности перед учреждением в установленный срок (например, в срок для представления авансового отчета об израсходованных подотчетных суммах) она из разряда текущей переходит в разряд просроченной. При наличии оснований, подтверждающих неплатежеспособность дебитора, учреждение может принять решение о списании просроченной задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.
Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской записью (п. 84 Инструкции № 162н[3]):
Дебет счета 1 401 20 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»
Кредит счета 1 208 хх 660 «Уменьшение задолженности подотчетных лиц»
Одновременно сумма списанной с баланса задолженности принимается к учету на забалансовый счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Согласно обновленной редакции п. 339 Инструкции № 157н учет задолженности на забалансовом счете 04 ведется с момента принятия комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов решения о ее списании с баланса. Напомним, ранее на указанный счет задолженность неплатежеспособных дебиторов принималась к учету с момента признания ее в порядке, установленном законодательством РФ, актом главного администратора доходов бюджета, нереальной к взысканию и списания с балансового учета учреждения.
Таким образом, теперь момент списания задолженности неплатежеспособных дебиторов с баланса учреждение определяет самостоятельно. Для этого комиссия по поступлению и выбытию активов выносит соответствующее решение. Иными словами, теперь учреждению необязательно ждать истечения срока исковой давности или, к примеру, вынесения решения суда о признании задолженности несостоятельной для того, чтобы списать просроченную дебиторскую задолженность с баланса и поставить на забаланс.
Списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов о признании задолженности безнадежной к взысканию в случае наличия документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ. Иными словами, теперь факт признания дебиторской задолженности нереальной к взысканию служит основанием для списания такой задолженности с забалансового счета 04 (то есть окончательного выбытия задолженности).
В ходе проведенной в казенном учреждении инвентаризации выявлена просроченная дебиторская задолженность по счету 1 208 34 560 на сумму 3 000 руб. Принятые им меры по самостоятельному взысканию такой задолженности результатов не дали. Учреждение обратилось в суд с требованием о погашении задолженности. Комиссией учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов принято решение о списании задолженности с баланса и об отражении ее за балансом.
По истечении семи месяцев суд вынес постановление об отказе в удовлетворении требований учреждения в связи со смертью должника. На основании данного судебного постановления комиссия учреждения признала задолженность нереальной к взысканию и приняла решение об окончательном ее списании с забалансового учета.
В казенном учреждении указанные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Списана дебиторская задолженность с баланса на основании решения комиссии | 1 401 20 273 | 1 208 34 660 | 3 000 |
Принята одновременно списанная с баланса задолженность на забалансовый учет | Забалансовый счет 04 | 3 000 | |
Списана задолженность с забалансового счета по факту признания ее нереальной к взысканию | Забалансовый счет 04 | 3 000 |
Отражаем в учете расчеты с подотчетными лицами с применением банковских карт
Все больше расчетов с подотчетными лицами осуществляется с применением банковских карт. Не так давно в Инструкцию № 162н были добавлены (Приказом Минфина РФ от 17.08.2015 № 127н) проводки для их отражения в бюджетном учете. Исходя из этого, полагаем, что будет нелишним напомнить об особенностях учета таких расчетов.
Приведем в таблице бухгалтерские записи для отражения расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт согласно обновленным п. 47, 84, 92, 111, 47 Инструкции № 162н и п. 365, 367 Инструкции № 157н.
Содержание операции | Дебет | Кредит |
Перечислены денежные средства на карту для получения наличных денег на основании заявки учреждения | 1 210 03 560 | 1 304 05 xxx |
Отражено одновременно поступление денежных средств на забалансовом счете | Забалансовый счет 17 | |
Получены подотчетным лицом наличные денежные средства, выданные ОФК через банкомат с использованием карт, а также оплата подотчетным лицом приобретенных услуг (работ, товаров) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт | 1 208 xx 560 | 1 210 03 660 |
Отражено одновременно выбытие денежных средств на забалансовом счете | Забалансовый счет 18 | |
Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на расчетную (дебетовую) банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств | 1 201 23 510 | 1 208 xx 660 |
Отражено одновременно движение денежных средств на забалансовом счете | Забалансовый счет 18 (восстановление расходов) | |
Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением расчетных (дебетовых) карт | 1 304 05 xxx | 1 201 23 610 |
Отражено одновременно движение денежных средств на забалансовом счете | Забалансовый счет 18 | |
Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом | 1 401 20 xxx 1 109 xx xxx 1 105 xx 340 1 106 xx 310 | 1 208 xx 660 |
Вместо указанных в таблице символов «xxx» отражается соответствующий код КОСГУ, «xx» – соответствующий аналитический код счета.
С учетом изменений, внесенных Приказом от 06.08.2105 № 124н в п. 365, 367 Инструкции № 157н, забалансовые счета 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» необходимо открывать не только к аналитическим счетам счета 0 201 00 000 «Денежные средства учреждения», но и к счету 0 210 03 000 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам».
На банковскую карту командируемого работника казенного учреждения перечислены с лицевого счета на основании заявки денежные средства в размере 4 300 руб. (суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.), средства на оплату проживания – 3 600 руб.).
Работник снял с банковской карты 4 300 руб. через банкомат. К авансовому отчету приложены акт об оказанных услугах проживания и кассовый чек на сумму 3 500 руб. Учитывая, что сотрудник был отправлен в командировку на служебном автомобиле, в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (семь суток) приняты документы на проживание.
Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 100 руб. внесен на карту через банкомат.
В бюджетном учете указанные операции отражены следующим образом:
Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
Зачислены на карту командируемого сотрудника денежные средства | 1 210 03 560 | 1 304 05 212 | 4 300 |
Отражено поступление средств на забалансовом счете | Забалансовый счет 17 (560) | ||
Сняты работником с банковской карты наличные денежные средства через банкомат | 1 208 12 560 | 1 210 03 660 | 4 300 |
Отражена выплата средств на забалансовом счете | Забалансовый счет 18 (212) | 4 300 | |
Начислены командировочные расходы по возвращении работника из командировки ((700 + 3 500) руб.) | 1 401 20 212 | 1 208 12 660 | 4 200 |
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных денежных средств | 1 201 23 510 | 1 208 12 660 | 100 |
Отражено восстановление выплат на забалансовом счете | Забалансовый счет 18 (212) | 100 | |
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту | 1 304 05 212 | 1 201 23 610 | 100 |
Отражено выбытие средств на забалансовом счете | Забалансовый счет 18 (610) | 100 |
* * *
В качестве основных изменений, связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее:
- изменение аналитических счетов счета 1 208 00 000 для отражения в бюджетном учете командировочных расходов;
- новые правила списания с баланса и постановки на учет просроченной дебиторской задолженности подотчетного лица, признанного неплатежеспособным;
- введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт.
[1] Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.
[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[3] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
Начать дискуссию