Служебная записка: зачем нужна и как написать

Иногда сотрудникам нужно передать важное сообщение. Можно сделать это по почте, но лучше — написать служебную записку. Рассказываем, как это сделать.

Автор

Екатерина Малыхина
Редактор Клерк.ру

Что такое служебная записка

Служебная записка — внутренний инструмент коммуникации между сотрудником и руководителем. В ТК прямого упоминания о служебных записках не содержится, а значит, и строгих требований к их подготовке и оформлению законодательство не предусматривает.

Более того, формирование подобных документов — не обязанность работника, а от руководителя не требуется обязательного принятия какого-либо решения по их результатам.

Тем не менее служебная записка помогает работнику оперативно реализовать свое право уведомить работодателя или непосредственного начальника о ситуациях, когда необходимо быстрое реагирование или вмешательство.

Зачем нужна служебная записка

Служебная записка может пригодиться в разных ситуациях: от запроса информации до просьбы поощрения работника. Собрали распространенные варианты в одной таблице.

Когда пишут служебную записку	Описание
Организация информационного взаимодействия	Служебная записка способствует эффективному обмену сведениями как между сотрудниками, так и различными отделами
Запрос необходимой информации	Сотрудник может официально обратиться к коллегам за данными или разъяснениями для выполнения рабочих задач
Уведомление руководства о проблемах	Через служебную записку работник информирует начальство о возникших сбоях, сложностях или иных ситуациях, которые требуют внимания руководства
Обращение за дополнительными ресурсами	Служебная записка позволяет запросить у администрации дополнительные материалы, оборудование или иные ресурсы для выполнения своих обязанностей
Выход с ходатайством о поощрении или взыскании	Сотрудник может порекомендовать поощрить коллегу за успешную работу или, наоборот, указать на неэффективную деятельность для принятия дисциплинарных мер
Предложение вариантов решения конфликтных или сложных вопросов	Работник вправе изложить пути выхода из трудной ситуации либо предложить способы урегулирования конфликта в коллективе

Как написать служебную записку

Универсальных требований к оформлению служебной записки для всех граждан и компаний нет.

Существует ГОСТ Р 7.0.97-2025, который описывает оформление деловых бумаг. Но этот стандарт — всего лишь рекомендация. Он обязателен только тогда, когда на это есть прямое указание в законе.

Каждая организация вправе самостоятельно устанавливать собственные правила по созданию служебных записок. Любой сотрудник может опираться на такие внутренние инструкции или устоявшийся деловой стиль переписки.

В то же время есть устоявшаяся структура, которая помогает сделать служебную записку понятной и удобной для восприятия. Вот какие пункты принято включать:

Кому адресована записка. Чаще всего это руководитель, но иногда — определенный сотрудник.
Кто написал документ: должность, ФИО, профессия или специальность.
Название бумаги. Обычно используют названия вроде «Служебная записка», «Докладная» или «Рапорт», но можно выбрать другое — по традициям компании.
Краткое описание ситуации, вопрос или предложение, ради которых создавалась записка.
Подпись автора.
Дата.

Все эти пункты необязательны для заполнения. В небольших коллективах можно не писать должность — главное, чтобы адресат понял, от кого пришла записка.

Если в компании один руководитель и он предпочитает не усложнять внутреннее общение, в документе можно не указывать даже его имя, если сам начальник не против.

Структура служебной записки зависит только от правил, по которым работает ваша организация или от того, как принято оформлять деловые письма внутри коллектива.

Например, вот так может выглядеть служебная записка по направлению сотрудников на обучение от компании.

Пример служебной записки

Скачать образец записки на обучение

Скачать образец записки на отгул

Скачать образец записки на командировку

Скачать шаблон служебной записки

Принимать и увольнять работников, а также оформлять отпуска научим на курсе профпереподготовки с дипломом «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП». Вы научитесь вести кадровый учет, оформлять все виды рабочего времени, вести воинский учет и работать в 1С:ЗУП. После обучения вы получите диплом на 256 ак. часов, который внесем в реестр Рособрнадзора ФИС ФРДО.

Цена курса со скидкой 73%: 8 900 рублей вместо ~~33 000~~ рублей. Срок акции ограничен.

Как написать служебную записку в электронном виде

Во многих организациях активно используется электронный документооборот. Поэтому служебные записки теперь часто оформляют именно в цифровом формате. В этом случае сообщение отправляют через корпоративную электронную почту. После этого секретарь занимается распределением и пересылкой писем нужным получателям.

Рекомендуем прикладывать к такому документу электронную подпись отправителя. А еще при отправке письма стоит включить опцию уведомления о прочтении. Это обычно делают путем выбора соответствующего пункта в окне отправки.

Пример служебной записки с уведомлением о прочтении

Переписка в электронном виде экономит рабочее время сотрудников и позволяет избежать ненужных затрат бумаги. По структуре электронная служебная записка полностью повторяет бумажную версию.