Рассказываем, как аутсорсерам контролировать работу мерчандайзеров, заключать с ними договора и делать выплаты с помощью сервиса автоматизации.
Мерчандайзинг вне штата — современный тренд
Аутсорсинг мерчандайзинга — востребованное направление в ритейле. Об этом говорят аутсорсинговые и BTL агентства, пришедшие в сервис «Мои самозанятые» за помощью в автоматизации процессов управления внештатниками.
Поставщики передают внешним исполнителям задачи по выкладке товара, своевременной ротации, соблюдению планограмм. Сотни мерчандайзеров на аутсорсе уже обеспечивают постоянное присутствие продукции на полках торговых сетей в регионах.
Чтобы предоставлять услуги по мерчандайзингу высокого качества, аусторс-агентства должны понимать причины, по которым компании выводят эту функцию за штат и передают им.
Есть две главные причины передачи мерчандайзинга на аутсорсинг.
Экономическая.
Когда содержание в штате мерчандайзеров влечет за собой рост трудозатрат бухгалтерии, HR-менеджеров, повышает издержки не только на оплату труда, обучения, но и на аренду лишних помещений.
Управленческая.
С открытием новых магазинов в городах и регионах усложняется процесс координации работы сотрудников. Для контроля мерчандайзеров приходится нанимать супервайзеров, аудиторов, менеджеров, что в конце концов приводит к раздуванию штата управленческого персонала.
Поэтому компании хотят передать аутсорс-агентству контроль работы каждого мерчандайзера и получать только гарантированный результат.
Как аутсорсеру обеспечить высокий уровень услуг и не погрязнуть в операционке
На этапе расширения бизнеса и базы исполнителей аутсорсинговые компании сталкиваются с рядом специфических трудностей, которые требуют специальных решений. Такие решения на основе своего многолетнего опыта автоматизации работы с внештатниками подбирает своим партнерам сервис «Мои самозанятые».
Для начала рассмотрим Топ-З основных потребностей аутсорсеров:
Прозрачный контроль мерчандайзеров в торговых точках.
Быстрый и безопасный документооборот.
Массовые выплаты вне зависимости от места нахождения исполнителя.
Прозрачный контроль мерчандайзеров в торговых точках.
При управлении сотнями мерчандайзеров в разных городах супервайзерам становится сложно контролировать их работу.
Как проверить, действительно ли мерчандайзеры посещали магазины, а не просто отмечали это в отчете?
Популярное, но малоэффективное решение — собирать отчеты через мессенджеры. Если мерчандайзеров несколько сотен, в потоке сообщений и чатов находить нужную информацию долго и сложно.
Чтобы проанализировать данные по отработанным заявкам, супервайзеры тратят лишние часы, так как сначала нужно собрать информацию от каждого мерчандайзера, а затем привести ее в порядок.
Поэтому при росте числа исполнителей внедрение удобного сервиса контроля становится первоочередным шагом.
Документооборот без рисков переквалификации
Другая проблема, с которой сталкивается аутсорс-компания — это правильное ведение документооборота без риска переквалификации мерчандайзеров в штатных сотрудников заказчика.
ФНС тщательно мониторит договоры ГПХ на признаки сокрытия трудовых отношений, а в скором времени к ней может присоединиться и специальная межведомственная комиссия.
Для избежания рисков стоит вести электронный документооборот, с автоматическим контролем статуса самозанятости у мерчандайзеров, с составленными по выверенным шаблонам договорам ГПХ, а также хранить все экземпляры Актов и чеки от исполнителей.
Массовые выплаты мерчандайзерам в разных регионах
Чтобы поддерживать мотивацию и конкурентоспособность, необходимо платить быстро, желательно сразу после закрытия заявки.
При распределенной сети исполнителей в разных городах и даже часовых поясах, бухгалтер аутсорс-компании сталкивается с постоянным потоком оплат, который блокирует остальные задачи.
Поэтому для развития бизнеса аутсорсеру необходимо автоматизировать выплаты с помощью платежного сервиса.
Как ускорить оформление и выплаты исполнителям в аутсорсинге и освободить бухгалтера от рутины, узнайте из пошагового руководства экспертов «Моих самозанятых».
В этом могут помочь современные сервисы, которые представляют собой единую платформу, позволяя оптимизировать, автоматизировать и мониторить все этапы работы.
Закрыть все потребности аутсорс-компании можно в едином сервисе «Мои самозанятые», который объединяет в себе удобный маршрутизатор заявок и систему документооборота и выплат.
Как это работает:
Аутсорс-компания подключает своих мерчандайзеров к сервису в специальном «закрытом» формате, недоступном для заявок от других компаний.
С каждым исполнителем подписывается договор онлайн: его можно составить по шаблону, автоматически заполнив данными из анкет, или приложить свой готовый документ.
Сервис промониторит статус самозанятых исполнителей в момент подписания договора.
Когда компания получит задание на мерчандайзинг, то публикует его в сервисе и адресует его своим исполнителям, указывая дату, время, место, описание, конкретного исполнителя и другие параметры
Мерчандайзеры получают задание в приложении, отмечают там старт и окончание работы по заявке, прикрепляют фотоотчеты с результатами.
Любые вопросы уточняются в чате с заданием.
Вся информация поступает супервайзеру в личный кабинет сервиса.
Он может проконтролировать работу своих мерчандайзеров через платформу, посмотреть фотоотчеты и сгенерировать акты выполненных работ.
А затем после подписания актов онлайн провести оплату всем исполнителям удобным способом (по СБП, на карты или счета) и автоматически получить чеки от самозанятых.
Сервис удобный не только для аутсорс-компании, но и для исполнителей мерчандайзеров
Чтобы заказчики могли полностью воспользоваться всеми возможностями сервиса, он должен быть удобен для всех участников процесса.
В сервисе «Мои самозанятые» учли потребности мерчандайзеров и сделали приложение сервиса для исполнителей функциональным и максимально простым.
Мерчандайзерам доступны следующие возможности:
Получать задания в приложении, просматривать детали и принимать их.
Отмечать начало и завершение работы по заданию, отправлять отчеты и фотоматериалы.
Связываться с супервайзером или заказчиком через чат, задавать вопросы, получать обратную связь.
Получать оплату за выполненные задания через сервис удобным способом и при желании делегировать сервису удержание налога НПД.
«Мои самозанятые» — один сервис для всех запросов
Преимущества такого подхода очевидны — не нужно дробить процесс на несколько подзадач и искать для них подходящие инструменты — все администрирование происходит в одном сервисе.
Сервис позволяет:
Экономить время на постановку и распределение задач.
Не тратить ресурсы на разные инструменты и каналы связи.
Просто и быстро подписывать договоры и проводить оплату, не привлекая бухгалтера или юриста.
Снижать риски переквалификации мерчандайзеров в штатных сотрудников, ведя электронный документооборот и подтверждая статус самозанятого лица или индивидуального предпринимателя
Получать прозрачный контроль и отчетность по всем заданиям, мерчандайзерам, торговым точкам и другим показателям.
Повышать качество мерчандайзинга через оперативное взаимодействие и обратную связь между заказчиком, супервайзером и мерчандайзером.
Эксперты сервиса «Мои самозанятые» изучили ошибки, которые совершают 60% аутсорс-компаний и составили инструкцию по работе с исполнителями вне штата. Получите 4 рекомендации и набор документов бесплатно.
Готовы упростить управление мерчандайзерами в аутсорсинге? Оставьте заявку, и эксперт по автоматизации работы с внештатниками «Моих самозанятых» покажет, как это можно сделать. А если вы захотите попробовать, то получите в подарок 3 месяца, чтобы все изучить все функции сервиса совершенно бесплатно.
Реклама: ООО «ЦБП», ИНН 7706456380, erid: LjN8KRtsq
Начать дискуссию