Счастливый момент: приходит новый клиент, и бухфирма заключает договор на бухгалтерские услуги по своему образцу. Технически дело несложное: получаем реквизиты, вставляем данные в текстовый редактор, распечатываем или отсылаем по электронке, сохраняем в папочку. По отдельности все легко, но бухгалтерский бизнес основан на серийности и учете повторяющихся процессов, которые необходимо упорядочивать.
Единичное действие при его массовом повторении требует совершенно других решений.
Чем проще и безошибочнее эти процессы организованы, тем меньше административных издержек, а значит больше времени на работу с клиентами. Это относится и к работе с шаблонными договорами.
Какие процессы связаны с учетом договоров на бухгалтерское обслуживание
Отслеживание статуса подписания договора
Договор может:
быть составлен на бумаге или в электронном виде;
лежать тихонечко у вас на столе;
быть отправленным на подпись;
быть подписанным, при этом вам уже вернули ваш экземпляр.
Есть и другие варианты заключения и подписания договора. Главное, что его статус в любой момент должен быть ясен.
Мультибухгалтер позволяет настроить индивидуальные шаблоны договоров, с помощью которых данные клиента автоматически подставляются в форму договора. Сформировать договор можно прямо в Мультибухгалтере для печати или отсылки клиенту. В реестре договоров отслеживается их статус, на подписи договор или подписан, срок действия договора, стоимость услуг.
Отслеживание статуса доверенностей, выданных в рамках договора
Когда бухгалтерское обслуживание связано с доверенностями на уполномоченное представительство, нужно, во-первых, их подготовить, во-вторых, отслеживать их статус, чтобы истекший срок доверенности не был иллюстрацией пословицы «где тонко, там и рвется».
В Мультибухгалтере шаблоны доверенностей настраиваются так же, как и договора. Учет доверенностей имеет цветовую дифференциацию в зависимости от срока их действия. Если индикатор оранжевый, значит доверенность нужно обновлять, так как скоро закончится срок ее действия. Когда индикатор красный, это означает, что доверенность истекла.
Отслеживание дополнительных соглашений
Прежде всего дополнительные соглашения связаны с изменением цен, и отслеживание факта согласования и подписания дополнительного соглашения столь же важны как и первоначальный договор.
Если руководитель – не человек-оркестр, а есть и другие сотрудники, то задание подготовить допник и изменить тариф может быть решено через постановщик задач в Мультибухгалтере.
Автовыставление и рассылку счетов по клиентам тоже легко организовать через «Мультибухгалтер» – равно как отслеживание дополнительных соглашений, их статуса и всей истории изменения тарифов.
Управленческая аналитика
Договорная база трансформируется в доходы бухгалтерской фирмы. Для управленки при работе с договорами, можно получить аналитику по приходу/уходу клиентов, распределению притока клиентов по месяцам/тарифам/стоимости обслуживания.
Если учет договоров и изменений тарифов организован в Мультибухгалтере, то всегда в доступе есть аналитика не только по договорам, но и по распределению доходов по клиентам, по нагрузке на сотрудников и по распределению доходов по каждому сотруднику и отделу.
Если вам небезразлична эта тема и вы думаете, как оптимизировать свои управленческие процессы, подключайтесь к Мультибухгалтеру или закажите звонок. Мы расскажем вам не только про учет договоров и доверенностей, но и про многие другие полезные инструменты.
Хотите узнать, как это работает?
Познакомьтесь с сервисом для бухгалтерских фирм Мультибухгалтер
Закажите звонок.
Мы согласуем время и проведем для вас познавательную экскурсию.
Желаем успехов и новых клиентов с Мультибухгалтером!
Реклама: ООО «МУЛЬТИБУХГАЛТЕР», ИНН: 6234172398
Начать дискуссию