Как упростить работу бухгалтера с помощью шаблонов документов

Наверняка вам знакомо это незабываемое ощущение, когда столбцы с цифрами уже пляшут и расплываются перед глазами, а конца и края работе не видно. Как не утонуть в омуте чисел — рассказываем на примере Ларисы Федоровны, которая автоматически генерирует типовые документы в ПланФиксе. 
Как упростить работу бухгалтера с помощью шаблонов документов
Иллюстрация: ПланФикс

Все начинается с шаблона

В ПланФиксе можно автоматически формировать типовые документы по заранее заданному шаблону:

На месте реквизитов — переменные. Каждая переменная в шаблоне документа соответствует определенному полю в ПланФиксе.

Это значит, что при формировании документа на место переменных автоматически будут добавлены нужные реквизиты, которые хранятся в карточке задачи или контакта. 

Например, так выглядят заполненные поля карточки контрагента, данные из которых будут попадать в документ:

Для запуска автоматического формирования документов можно настроить кнопки. Они привязываются к выбранному типу задачи или контакта: 

В настройках кнопки можно прописать дополнительные действия. Например, чтобы документ был не просто сформирован, а сразу же отправлен контрагенту вместе с комментарием:

Это удобно, так как счета можно отправлять клиентам сразу же из задачи, где вы общаетесь с клиентом.

В результате обязанности по подготовке простых типовых документов Лариса Федоровна легко делегирует менеджерам отдела продаж.

Отчеты в два клика

Автоформирование документов можно использовать для подготовки отчетности для ФНС, Росстата и других госструктур. Причем, ПланФикс способен взять на себя не только формирование документа, но и предварительный сбор данных для отчета.

Для накопления данных в ПланФиксе используются специальные Аналитики. Они прикрепляются к задачам или карточкам контактов.

При помощи Аналитик можно собирать информацию о проведенных сделках, выполненных работах или отработанном времени:

Накопленные с помощью аналитик данные можно отобразить в отчете в разных разрезах, группировках и сортировках.

Например, Лариса Федоровна формирует зарплатные ведомости. Сама зарплата сотрудников состоит из двух частей: фиксированного оклада и премии (процент от продаж). Подсчет размера премии у Ларисы Федоровны автоматизирован в специальном отчете: 

Данные из отчета можно экспортировать, используя разные шаблоны, в том числе формы отчетности: 

Это экономит Ларисе Федоровне несколько часов работы при подготовке каждого отчета. А еще ей больше не нужно напоминать руководителям подразделений предоставить данные по премиям сотрудников. Вся информация уже собрана в ПланФиксе.

Точно в срок

При подготовке отчетности для контролирующих органов важна своевременность. Чтобы не пропустить сроки подачи, можно настроить формирование отчетов по заранее заданному расписанию:

Ссылка на отчет «прилетит» к Ларисе Федоровне (другому сотруднику или клиенту) на почту в заданный день.

Генерация документов любого типа

Аналогичным образом настраивается автоформирование любых типовых документов. Один раз уделили время на подготовку шаблона и настройку полей в ПланФиксе и забыли о ручном труде в будущем.

При этом если текущие формы отчетности будут скорректированы или введены новые — бухгалтеру достаточно самостоятельно поправить или заполнить шаблон с нуля. Дополнительных знаний и программистов не требуется.

В конечном итоге использование ПланФикса для любого бухгалтера означает:

  • Экономию времени и сил. Чем чаще используется шаблон документа, тем больше в итоге сэкономлено рабочих часов, дней, недель.

  • Снижение вероятности ошибок. Реквизиты контрагента автоматически подтягиваются в документ. Бухгалтеру не нужно ничего набирать вручную.

  • Лучший учет и защита данных.

    Гибкая настройка прав доступа к проектам, задачам, контактам минимизирует риски потери данных.

В результате бухгалтер получает инструмент, позволяющий сэкономить часть рабочего времени и минимизировать рутину. 

Вы можете последовать примеру Ларисы Федоровны и   зарегистрироваться в ПланФиксе, чтобы попробовать самостоятельно настроить автогенерацию документов, или запишитесь на бесплатную консультацию.

Запишитесь на бесплатную консультацию и узнайте, как работает ПланФикс!

Мы подскажем, с чего начать, и ответим на все вопросы. Это бесплатно!

Оставьте контакты, мы с вами свяжемся:

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Сфера», ИНН 7720483717, erid: LjN8KAojV

Начать дискуссию

Бесплатно с Трудовые отношения

Трудовые споры: обязан ли работодатель выдавать работнику характеристику

Характеристика может понадобиться не только для трудоустройства у нового работодателя, но и для суда, военкомата и для расследования происшествий внутри фирмы. Обязан ли работодатель давать характеристику? И если да, то что в ней должно быть?

Трудовые споры: обязан ли работодатель выдавать работнику характеристику

Курсы повышения
квалификации

21
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Основы предпринимательской экспертизы: как стать успешным предпринимателем

Каждая профессия предполагает наличие у человека определенных качеств. Одни считают, что их можно развить, другие называют это талантом и врожденным даром.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как получить кредит на открытие бизнеса с нуля

Для открытия бизнеса нужен стартовый капитал, сумма которого может составлять до нескольких миллионов рублей. Если у начинающего предпринимателя нет своих накоплений, можно взять кредит. Рассказываем, как его получить и какие есть особенности у целевого кредита на бизнес. 

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день

Резко выросло число самозанятых IT-специалистов: почему

Согласно прогнозам, к 2030 году число IT-специалистов вырастет на 56%. Работодатели предпочитают сотрудничать с самозанятыми, чтобы сохранить ставку НДФЛ 13% с работниками из других стран.

ИП с сотрудниками: налоги и отчетность

Если у предпринимателя есть сотрудники, он уплачивает те же налоги, что ИП без работников. Кроме того, он платит за работников страховые взносы, удерживает с их зарплат НДФЛ и перечисляет его в бюджет. Все нюансы изложены в нашей статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Бесплатное обслуживание банком счетов оказалось не таким уж и бесплатным

ПАО Банк Синара исполнил предупреждение ФАС с требованием разместить достоверную информацию о брокерских услугах на своем сайте.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Центробанк рекомендует усилить контроль за платежными агентами

Дабы исключить высокорисковые операции, регулятор просит следить, чтобы агенты не использовали персональные данные клиентов без их ведома.

Цифровизация в школах чрезмерна, показал опрос председателя Госдумы

Вячеслав Володин у себя в телеграм-канале провел анонимный опрос о чрезмерности цифровизации в школе.

Информация о компаниях будет храниться в открытом доступе 1 месяц

ФНС сократила срок хранения открытой информации об организациях с года до одного месяца.

Самозанятых и начинающий бизнес в новых регионах поддержат дополнительно

Правительство приняло решение дополнительно выделить из федерального бюджетам ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областям 3,75 млрд рублей.

Логика вышла из чата: за несданную декларацию по НДС ИП на патенте и самозанятым грозят блокировкой счета.✍«Ночной бухгалтер» № 1685

Бухгалтеры возмущены: их клиентам и работодателям летят требования сдать декларации по ОСНО, такие уведомления получают даже самозанятые. ФНС рекомендует не отвечать на сообщения, если они не касаются компании или ИП, но бухгалтеры опасаются блокировок.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Создадут единую платформу по борьбе с киберпреступлениями

Замглавы Минцифры Александр Шойтов рассказал о планах в сфере информационной безопасности.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

⚡️ Итоги дня: садоводам предложили выдавать бесплатные семена, в Москве подорожал проезд в метро, а стоимость золота обновила рекорд

Подготовили обзор главных событий дня — 20 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Где безопасно обменять наличные на крипту

За 15 лет существования криптовалюты* не только не утратили своей актуальности, но наоборот — по популярности приблизились к фиатным деньгам и ценным металлам. Так, капитализация того же Биткоина сегодня превышает 1,4 триллиона долларов, что уже выше, чем у серебра! Неудивительно, что обмен крипты на наличные сегодня так востребован.

Где безопасно обменять наличные на крипту

Как загрузить отчеты о продажах с WB и OZON в 1С:Бухгалтерия

Начиная с релиза 1С:БП 3.0.114.23, в программе появился функционал, который позволяет загружать отчеты из маркетплейсов Ozon и Wildberries. Для WB загрузка данных доступна из табличного документа Excel, а также с помощью интеграции с личным кабинетом. Для площадки Ozon интеграцию с личным кабинетом добавили, начиная с релиза 3.0.126.

Как загрузить отчеты о продажах с WB и OZON в 1С:Бухгалтерия

Начался эксперимент по маркировке силовых кабелей

7 из 16 образцов кабелей и проводов не соответствуют требованиям ГОСТ по качеству и безопасности, поэтому власти проводят эксперимент по маркировке этой продукции.

Обязательная регистрация работодателя в системе ЕИСОТ

С принятием нового порядка обучения у работодателей появилась новая обязанность: помимо проведения внутреннего обучения еще и занесение сведений об обученных в реестр Минтруда.

Обязательная регистрация работодателя в системе ЕИСОТ

Свежая вакансия: «Союзмультфильм» ищет бухгалтера по производству

Компании нужен специалист, который знает основные положения бухгалтерского и налогового учета нематериальных активов.

Бухгалтеры

Дарим топовый онлайн-курс «Бухгалтер маркетплейсов-2024» с подпиской «Клерк.Премиум»

При покупке подписки «Клерк.Премиум» от полугода вы получаете наш флагманский курс «Бухгалтер маркетплейсов-2024: учет, налоги, 1С» бесплатно!

Интересные материалы

Зарплата

Удержание из заработной платы неизрасходованных подотчётных сумм в 1С:ЗУП ред. 3.1

Сотрудник, получая денежные средства под отчет, обязан отчитаться по ним в течение установленного срока, либо должен вернуть средства обратно. Если этого не происходит, сумма неизрасходованного и вовремя невозвращенного аванса будет считаться долгом подотчетного лица.

 Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру