Подавляющее большинство клиентов «Европлана» — представители малого бизнеса. При этом почти 80% клиентов во взаимодействии с «Европланом» используют ЭДО. К такому результату в компании пришли не сразу: путь занял несколько лет. «Европлан» отмечает, что для многих клиентов переход на ЭДО — непростое решение, 10% из них отказываются до сих пор, а еще 10% находятся в стадии рассмотрения перехода.
Доля электронного документооборота с поставщиками Европлана, продавцами автомобилей и спецтехники, значительно выше. Она составляет порядка 95%. Компания периодически фиксирует отказы контрагентов и анализирует их ответы для того, чтобы сделать взаимодействие для клиентов и партнеров более удобным.
Заблуждение № 1: ЭДО — это сложно
Несмотря на тренд на цифровизацию, многие компании до сих пор плохо понимают, зачем нужен ЭДО. Переход на электронные документы представляется долгим и сложным процессом.
Наталья Калугина, руководитель направления развития дистанционных продаж в ЛК «Европлан»:
Общаясь с клиентами, мы убеждаемся, что многие не знают, как начать работу с ЭДО и какие требования необходимо выполнить при подключении. Внедрение новой системы считают длительным и затратным процессом, предпочитают использовать привычный бумажный формат.
На самом деле к сервису ЭДО можно подключиться за один день. Понадобится только выпустить сертификат электронной подписи и оплатить пакет исходящих документов. Обмениваться документами с партнерами можно в веб-версии сервиса — без установок программ.
Есть также организации, которые принципиально отказываются от ЭДО. Часто сопротивляется бухгалтерская служба, которая привыкла к консервативному обмену документами. Их пугает, что система ЭДО потребует перестройки текущих процессов сбора первичных документов и адаптации сотрудников к новым технологиям.
Если в «Европлане» сталкиваются с такой проблемой у контрагента, то стараются вывести бухгалтерию на конструктивный диалог. Сотрудники рассказывают, как ЭДО помогает уменьшить количество ошибок при подписании и оформлении документов, сократить цикл сделки при заключении новых контрактов, отразить сведения в управленческом учете, сэкономить на доставке.
Елена Нордгеймер, менеджер по активации в Контур.Диадоке:
— Некоторые компании останавливает процесс перехода на электронный документооборот. Кажется, что обучить сотрудников, привыкнуть к новому формату работы, настроить интеграцию с корпоративными программами — слишком долго и проблематично. На практике внедрить ЭДО не так сложно. У большинства сервисов есть веб-версии, которые работают в браузере, без дополнительного ПО. На рынке много готовых решений для интеграции с учетными системами, например с 1С. Это позволяет компаниям быстро адаптироваться без дополнительных расходов.
Переходите на ЭДО с Диадоком, и обменивайтесь документами с поставщиками и клиентами онлайн.
Заблуждение № 2: ЭДО — это ненадежно
В прочих организациях до сих пор убеждены, что бумажные документы надежнее электронных. Там опасаются возможных ошибок и сбоев в работе системы ЭДО или утечки конфиденциальной информации из-за хакерских атак. Также существует миф, что электронные документы легко уничтожить: сотрудник по ошибке удалит файл, и информация потеряна.
На самом деле документы в системах ЭДО передаются по зашифрованным каналам, а ПО для работы с электронными подписями (ЭП) сертифицирует ФСБ. Сами ЭП гарантируют, что документ подписал конкретный человек, а содержание файла после его подписания не изменится. Документы защищены от случайного повреждения: копии каждого файла хранятся на нескольких серверах.
В компании «Европлан» убеждены, что контрагента, который отказывается переходить на электронный документооборот, можно переубедить. Если бизнес-партнер считает, что для перехода на ЭДО нужны крупные финансовые вложения, компания делится своим опытом. Сотрудники рассказывают контрагентам, какие были затраты, сколько удалось сэкономить и как долго пришлось внедрять ЭДО.
Электронный документооборот ― важный элемент современной бизнес-среды, который помогает оптимизировать внутренние процессы и сокращать затраты. С ЭДО компании становятся эффективнее. Поэтому особенно ценно, что продвижением перехода на электронные документы занимается не только государство, но и сами компании.
Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А, erid: LjN8Jv3z7
Начать дискуссию