Сложности и риски, возникающие при сотрудничестве с внештатными исполнителями
Привлечение на проектные и разовые задачи внештатных специалистов имеет ряд своих преимуществ. Особенно если это касается самозанятых исполнителей. Но несмотря на отсутствие кадрового учета, необходимости оплаты в бюджет обязательных платежей и сдачи отчетности, сотрудничество с такими лицами несет определенные риски и неудобства.
К ним относятся:
Риск переквалификации отношений.
Это основной риск, возникающий при сотрудничестве с внештатными исполнителями. С введением самозанятости он стал еще более актуальным, так как ФНС усилила контроль за отношениями бизнеса и исполнителей на договорах ГПХ.
Даже если организация и ИП привлекает внешних исполнителей только на разовые и проектные работы, риск переквалификации остается. Полностью исключить его невозможно, но можно снизить практически до нуля.
Для этого необходимо выстроить правильные взаимоотношения с самозанятыми, организовать проверку их статуса, наладить документооборот и проверку закрывающих документов.
Риск признания заказчика налоговым агентом по отношению к самозанятому исполнителю.
Организации и ИП, сотрудничающие с исполнителями на договорах ГПХ, по умолчанию являются их налоговыми агентами. Исключение предусмотрено только для исполнителей, которые применяют режим НПД и не являются индивидуальными предпринимателями, а также для исполнителей-ИП на любых режимах налогообложения. За таких внештатников заказчик не оплачивает в бюджет обязательные платежи и не сдает соответствующую отчетность.
Но у медали есть и обратная сторона: перечисление средств исполнителю, который утратил статус плательщика НПД, не являясь при этом ИП, автоматически влечет необходимость уплаты за него обязательных платежей и сдачи соответствующей отчетности.
Риск признания необоснованными расходов на выплату вознаграждения самозанятому.
Организации и ИП, применяющие УСН с объектом «доходы-расходы» или уплачивающие налог на прибыль, имеют право отразить в составе своих расходов затраты на выплаты внештатным исполнителям.
Отсутствие закрывающих документов, а также чека, подтверждающего получение самозанятым вознаграждения, делают невозможным учет этих расходов в составе затрат по налогу на прибыль и УСН.
Сложности в организации сотрудничества с большим количеством исполнителей.
Работа с одним или несколькими внештатниками не отнимет много времени на проверку актуальности статуса самозанятого, оформление с ним закрывающих документов и перечисление ему денег. Но если исполнителей, привлекаемых на разовые проектные работы, много, то проведение всех этих операций вручную отнимет у заказчика значительное время.
Сложности с документооборотом.
Существует несколько вариантов ведения документооборота с самозанятыми. Если исполнителей-внештатников несколько, документами можно обмениваться, как на бумаге — по почте, так и сканами — на email.
Но, если исполнителей много, бумажный документооборот станет неактуальным ввиду больших временных и финансовых затрат на пересылку документации, а обмен электронными копиями по e-mail также отнимет у заказчика много времени.
Можно наладить электронный документооборот с помощью оформления всем исполнителям квалифицированной электронной подписи, но это будет стоить дорого.
Массовые выплаты и риски, связанные с этим.
Сотрудничая с одним или двумя самозанятыми, отследить актуальность их статуса, произвести выплаты и получить отчетные документы — не составит труда. Однако, если исполнителей много — это может вызвать определенные трудности и связанные с этим проблемы.
Непроверенный перед выплатой дохода статус самозанятого, в случае его утраты, повлечет за собой необходимость оплаты заказчиком страховых взносов и НДФЛ, а отсутствие чека — к проблемам с налоговой в части признания расходов.
Как платформенная занятость минимизирует риски сотрудничества с самозанятыми
Сотрудничество с внештатными исполнителями через специальные платформы позволяет решить все указанные выше проблемы и защитить заказчика от риска переквалификации гражданско-правовых отношений в трудовые.
Платформа «ЯЗАНЯТ» включает в себя все необходимые инструменты для комфортного и безопасного сотрудничества с исполнителями на НПД: бесплатный ЭДО, удобный поиск исполнителей, автоматические выплаты и проверка статуса самозанятого перед началом сотрудничества и каждой выплатой.
Защита от переквалификации отношений в трудовые
Как уже было сказано выше, чтобы исключить риск переквалификации отношений с самозанятым в трудовые:
1. Составьте юридически правильный договор ГПХ.
Договор ГПХ не должен содержать терминологию и условия, характерные для трудовых отношений. В основе сотрудничества с внештатным исполнителем должно быть выполнение разовых или проектных задач, а не постоянное выполнение определенных производственных процессов.
Договор с внештатным исполнителем должен быть составлен так, чтобы у налоговой не возникло сомнений, что такие специалисты привлекаются только на временную работу, а заказчик не преследует цели подмены трудовых отношений.
Перечень признаков, по которым налоговая будет оценивать договор ГПХ на предмет подмены трудовых отношений, ФНС привела в письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674.
Платформы занятости, например, такие, как «ЯЗАНЯТ» помогают сторонам составить юридически грамотный договор, отразить в нем все нюансы сотрудничества, снизив тем самым риск переквалификации. Заказчик может воспользоваться шаблоном договора, предложенным на платформе, загрузить свой бланк или доработать существующий.
2. Проверяйте актуальность статуса самозанятого на всех этапах сотрудничества.
Если заказчик не будет отслеживать статус самозанятого, он может столкнуться с риском признания его налоговым агентом по отношению к такому исполнителю. А это повлечет за собой необходимость оплаты НДФЛ и страховых взносов, а также сдачи отчетности в контролирующие органы.
Статус исполнителя необходимо проверять, как до начала сотрудничества с ним, так и перед каждой выплатой. Сотрудничая с исполнителями через специальную платформу, заказчик снимает с себя эту обязанность. Кроме этого автоматическая проверка исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.
3. Оформляйте закрывающие документы.
Подписанный сторонами акт позволит значительно снизить риск переквалификации. Этот документ помогает подтвердить разовый или проектный характер работы исполнителя, он содержит подробный перечень оказанных услуг и факт их принятия заказчиком.
Чек же является основным документом, подтверждающим расходы заказчика на выплату самозанятому вознаграждения. Если этого документа нет, заказчик не сможет включить затраты на выплату в расходы.
При сотрудничестве с самозанятыми на специальных платформах чек формируется автоматически и направляется заказчику после перечисления выплат исполнителям. Функционал некоторых платформ предусматривает также автоматическую оплату налога за исполнителя на НПД.
На платформе «ЯЗАНЯТ» в полном объеме реализованы указанные выше функции: обмен закрывающими документами, формирование чека после каждой выплаты самозанятому и автоматическая оплата налога за исполнителя.
Защита от риска признания заказчика налоговым агентом
Этот риск существует, когда заказчик сотрудничает с самозанятыми-физлицами без статуса ИП. Такая ситуация может возникнуть в случае, если:
Налоговая переквалифицирует отношения с исполнителем в трудовые.
Доход будет выплачен физическому лицу после утраты статуса плательщика НПД.
Доход, перечисленный самозанятому, будет признан не подпадающим под данный режим налогообложения.
Исключить такой риск помогут следующие действия:
Проверьте самозанятого перед началом сотрудничества.
Уточните факта наличия трудовых отношений с исполнителем в последние два года.
Привлекайте исполнителей к сотрудничеству по видам деятельности, подпадающим под НПД.
Проверяйте чек от самозанятого.
Как уже было сказано выше, указанные функции реализованы на электронных площадках занятости. Заказчику не нужно формировать закрывающие документы, отслеживать статус самозанятого и контролировать получение чека от каждого исполнителя. Платформа возьмет на себя эти задачи.
Какие еще проблемы может решить сотрудничество с исполнителями на цифровой платформе
Организация электронного документооборота.
Сторонам не потребуется тратить время и деньги на пересылку бумажных документов и на формирование квалифицированных электронных подписей.
Документооборот на платформах занятости полностью электронный, все документы (договор, акт и чеки) подписываются простыми ЭП и автоматически выгружаются в личный кабинет заказчика.
Массовые выплаты исполнителям.
Электронные платформы, в том числе «ЯЗАНЯТ» позволяют заказчикам производить разовые и массовые выплаты исполнителям в рамках одной платформы.
Бесплатная инструкция для бизнеса по работе с самозанятыми
Узнайте как избежать штрафов при работе с самозанятыми
Оптимизируйте свой бизнес и сэкономьте время и ресурсы
Заполните форму ниже, нажмите «Получить бесплатно» и мы отправим инструкцию на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ЯЗАНЯТ», ИНН 7704444693, erid: LjN8KP9fh
Начать дискуссию