Логин-пароль от учетной системы в руках налогового инспектора... при одной мысли об этом мороз по коже. Понятно, что налоговый мониторинг, игра в открытую — это новая ступень взаимодействия, доверия, превентивного контроля и т. д. Но как можно допустить инспектора в учетную систему так, чтобы «вторжение» не помешало и не нервировало главного бухгалтера, для которого программа — это святая святых?
Оптимальный способ лишь один — это организация налоговой витрины, т. е. единого пространства взаимодействия налогоплательщика и налоговиков, в рамках которого представляется лишь необходимая для налогового контроля информация.
А что, и так можно?
Конечно! Задача налогового мониторинга — это наладить информационное взаимодействие, т. е. представить налоговому органу доступ к данным бухгалтерского и налогового учета в режиме реального времени. Решить это можно тремя способами (на которые, кстати, указывают сами налоговики):
- предоставлением доступа к информационной системе (об опасностях такого «решения» см. ниже);
- по ТКС через оператора ЭДО (до 1 января 2024);
- созданием аналитической витрины данных, т. е. налоговой витрины.
Почему информационная открытость — это плохо
Нет смысла констатировать очевидное (то, что архивы не у всех оцифрованы, взаимоувязаны с проводками, внести в них все документы рук не хватает и т. п.).
Не менее очевидно то, что внутренняя IT-система в целом и учетная система в частности — это фактически ядерный чемоданчик. К таким вещам не то что посторонних, не всех своих подпускают.
Спросим себя также: разберется ли посторонний в вашей «кухне»? Ведь в формировании отчетности задействовано столько данных, процессов, форматов. Вы скажете: отлично, так и задумано (и мы согласимся). Однако в свете налогового мониторинга, который базируется на открытости и информационном обмене, это совершенно недопустимо.
Можно ведь наладить обучение, предоставить особые права доступа. Тоже вариант, но тогда IT-специалистам потребуется «поддерживать» не только своих, но и чужих, т. е. сотрудников ИФНС. Выделить сотрудника, который будет отвечать за общение с налоговиками.
И чем же, скажете вы, налоговая витрина лучше прямого доступа?
Плюсы налоговой витрины
Налоговый инспектор получает собственное автоматизированное и понятное рабочее место (через веб-интерфейс), откуда у него есть доступ к областям данных ИБ:
- налоговая отчетность;
- бухгалтерская отчетность;
- аналитические регистры обоих учетов;
- учетные документы;
- сканы первички;
- контрольные отчеты.
Это в разы упрощает проверку правильности ведения учета. Любое изменение фиксируется, инспектор сразу видит, что и как исправлено, и, при необходимости, может сразу же сделать запрос и получить разъяснения.
При грамотном построении архитектуры и правильно налаженных связях сдаваемой отчётности и расшифровывающих документов и регистров, нет нужды ни дублировать данные, ни расшифровывать их для налоговиков. Это происходит автоматически.
При интеграции с электронным архивом первичные документы не дублируются на витрине, а открываются по ссылке на соответствующей «полке». На налоговую витрину можно «выставлять» данные не только архивов, но и биллинговой и ERP-систем, что позволит расшифровать и снять все вопросы по каждой строке итоговой отчётности, вплоть до единичных транзакций.
Таким образом, налоговая витрина позволяет:
- дать налоговикам доступ лишь к тем документам, которые необходимы для налогового мониторинга;
- автоматизировать формирование налоговых регистров в учетной системе;
- упростить и ускорить взаимодействие с инспектором;
- сократить налоговые риски, опасность штрафов и пеней.
Зачем нужен отдельный электронный архив?
Частично мы уже ответили на этот вопрос: затем, чтобы можно было обеспечить доступ налогового инспектора к каждому документу по каждой транзакции, причем независимо от способа создания — сканирование, получение от оператора ЭДО. Не все пока к этому готовы, но все равно придется, если вы хотите сократить:
- трудозатраты на налоговое администрирование и сопровождение налогового контроля;
- число истребуемых документов;
- резервы по неопределенным налоговым позициям;
- время закрытия годового периода;
- количество запросов от ИФНС;
- количество бумажных документов для них же и т. п.
И, что самое главное, формировать отдельный архив надо потому, что на базе вашей ERP-системы не получится создать полноценную среду для эффективного налогового мониторинга. Это системы разного класса, они предназначены для решения различных задач. Однако грамотно созданный архив легко коммутируется с ERP-системой и ЭДО.
Электронный архив бухгалтерских документов «Делис Архив» — это решение всех вопросов, связанных с документами, в т. ч. массовая выборка любых объемов по различным параметрам, разграничение прав доступа, локальные и облачные решения и многое другое. А бумажные документы любого объема вы можете отправить в специальное хранилище.
Организация налоговой витрины. С чего начать
Из вышесказанного понятно, что со сбора документов в единое хранилище, т. е. с создания единого электронного архива. Причем он должен не только обеспечивать быстрый доступ к данным, но и:
- регулярно делать бэкапы для быстрого восстановления данных;
- гарантировать защиту данных при разграничении прав доступа;
- поддерживать различные модели безопасности (дискреционная, мандатная, контекстно-ролевая);
- легко интегрироваться с ERP и ЭДО;
- позволять управлять метаданными, структурой, без программирования формировать новые учётные формы и реестры, структурировать информацию;
- поддерживать все виды поиска, функции ведения журналов и т. п.
Далее можно начать с готовых систем, которые способны обеспечить налоговому инспектору удаленный доступ ко всем декларациям и регистрам, возможность расшифровки, доступ к документам системы внутреннего контроля, поиск и запрос первички, т. е. создать условия для коммуникаций и информационного взаимодействия в рамках налогового контроля.
Или же, если есть возможность, то заказать индивидуальное решение, которое не только будет поддерживать все базовые функции, но и те, которые вы в нее заложите, и будет расти с вашим бизнесом.
Правильно сформированная налоговая витрина облегчит аудит, как внешний, так и внутренний, создаст удобную рабочую среду для аналитика или финансового директора для формирования бюджета, вообще станет эффективным инструментом оперативного управления, полноценным кабинетом руководителя, в котором можно будет, получив любые сводные данные, оценить риски и целесообразность того или иного решения.
Знаете ли вы, что 95% запросов на предоставление документов могут быть исполнены без привлечения бумажного оригинала? «Делис Архив» возьмет на себя создание электронного архива документов, чтобы вы экономили на хранении и обслуживании бумажных оригиналов уже сегодня.
Современный архив бухгалтерии
Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов
Оставьте заявку, чтобы получить консультацию
Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:
Начать дискуссию