Сотрудники массово переносят отпуска: как поможет электронный архив и дистанционное хранение

Чем плох массовый перенос отпусков

График отпусков на предприятии утверждается сильно заранее — согласно требованиям закона (ст. 123 ТК), не позднее, чем за две недели до конца предыдущего года. Например, на 2023 год директор должен был подписать его до 17 декабря 2022 года. 

Регламентированная очередность нужна не только для того, чтобы сотрудники могли спланировать свой отдых: забронировать отель, купить недорогие билеты на самолет и т. д. График, прежде всего, гарантирует бесперебойность рабочего процесса.

Оперируя этим документом, руководитель четко понимает: как он распределит функционал на время отпуска одного из членов команды, какие проекты поставит на«стоп» или возьмет под личный контроль, чтобы финансовые результаты не пострадали. 

Только представьте, что случится, если весь отдел бухгалтерии одновременно уйдет на отдых. Некому будет проводить платежи, готовить «первичку» для контрагентов, начислять зарплату, платить налоги. И буквально через пару дней все предприятие погрузится в хаос!

Именно поэтому массовый перенос отпусков недопустим, это элементарно грозит простоем.

Можно ли отказать сотруднику в переносе отпуска

Закон говорит, что ни работодатель, ни работник не имеют право в одностороннем порядке изменить период отпуска, утвержденный в ежегодном графике (ст. 124 ТК). Такое решение допустимо только по обоюдному согласию, то есть если сотрудник письменно изъявил желание, а директор одобрил перенос.

Международные санкции, запреты на въезд в другие страны, аннулирование виз, отмена авиасообщения и прочие обстоятельства - не являются безусловным основанием для переноса отпуска.

Работодатель сам решает, удовлетворить ли просьбу сотрудника. В первую очередь, он ориентируется на производственную необходимость и загруженность остального коллектива.

Исключение из правил 

Исключением является небольшая группа работников, которые имеют право на отпуск в удобное для себя время. Отказать им в переносе заслуженного отдыха компания не в силах. 

Перечислим в таблице категории льготников.

Просьбы о переносе отпуска поступают массово: что делать руководителю

Для начала убедиться, что никто из просителей не относится к категории льготников. А далее можно смело отказывать либо всем «сомневающимся», либо выборочно удовлетворять заявления о переносе отпуска. 

Но оба варианта потребуют документального оформления. 

Шаг № 1. Приказ о переносе отпуска. Составляется в произвольной форме за подписью директора после согласования нового периода отдыха сотрудника.

При массовых обращениях работодатель может упростить себе задачу и оформить коллективный приказ на переносы, чтобы уменьшить объем кадровой работы. Не забудьте ознакомить всех участников процедуры с документом под роспись.

Шаг № 2. Внесение изменений в ежегодный График. Необходимо заполнить следующие разделы:

• графа 8 — реквизиты приказа о переносе отпуска;

• графа 9 — дата, с которой работник уходит на отдых по новым условиям;

• графа 10 — причина переноса.

Повторного утверждения график отпусков не требует (см. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

Лайфхак для упрощения кадровой работы: заранее подготовить приказ о правилах переноса ежегодного отпуска. В этом документе работодатель может прописать основания и исключительные условия, в соответствии с которыми позволено менять График отпусков. Так, отсеется значительная часть запросов на отсрочку и диалогов с каждым недовольным сотрудником.

Что делать с уже начисленными отпускными

Если сотрудник решил отложить запланированный отдых уже после получения отпускных, самое верное решение — зачесть денежные средства в счет будущей заработной платы. Для этого руководителю следует попросить работника оформить письменное согласие на зачет (можно внести соответствующую запись прямо в заявление о переносе отпуска). По просьбе сотрудника допускается удержать до 100% суммы отпускных.

Требовать немедленного возврата денежных средств на расчетный счет компании работодатель не вправе (ч. 2 ст. 137 ТК).

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Подписаться

Как электронный архив и дистанционное хранение документов может помочь при массовом переносе отпусков

Кадровую обработку документации, особенно на крупных предприятиях, обеспечивает значительный штат специалистов. Помимо оформления нужных бумаг, требуется обязательное ознакомление сотрудников под роспись, непрерывное взаимодействие и обмен информацией с бухгалтерией, а затем еще правильная архивация и хранение. 

Электронный архив с дистанционным доступом 24/7 помогает оперативно получить любой документ бухгалтерии (кадрового отдела, юридической службы и других подразделений), внести изменения, отправить на подпись сотруднику и снова внести его в архив. Работа возможна с любого гаджета и в любое время суток, если есть подключение к сети Интернет.

Автоматизация бизнес-процессов помогает, в том числе, при массовом переносе отпусков. В обоих случаях: и при отказе изменения сроков, и при согласовании — придется обработать каждую заявку, а значит объем кадровой документации увеличится.

Делис Архив — крупнейшая российская компания полного цикла, помогающая внедрить эффективные методы управления документацией. При верном оформлении электронные документы имеют ту же юридическую силу, что и бумажные носители. Поэтому клиенты сервиса могут полностью отказаться от ручного ввода, печати, сшивания и хранения архива на предприятии. 

Бесплатная памятка: «Как бухгалтеру правильно хранить документы»

Узнайте, какие документы можно переводить в электронный формат

Получите полезную памятку по срокам хранения бухгалтерских и кадровых документов

Заполните форму ниже — направим памятку вам на почту:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Получить бесплатно

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «ДЕЛИС АРХИВ», ИНН: 7718709131, erid: LjN8KVrzZ