Какие правила работы в 1С должен знать бухгалтер?

Большинство российских компаний используют 1С для для решения многих рабочих задач. Программа удобна в работе, но при знакомстве с ней возможны трудности. Иногда бывают вопросы даже у опытных пользователей. В таких случаях нужно изучить инструкцию в Сети или обратиться к экспертам поддержки.

Специалисты по обслуживанию 1С выделили распространенные вопросы бухгалтеров и на их основе составили руководство. Оно поможет предотвратить часто встречающиеся проблемы при работе с системой.

1.   Копируйте базы ежедневно.

Это дело нескольких минут, но многие игнорируют или забывают эту рекомендацию. А ведь ее выполнение страхует от потери документов из-за заражения компьютера вирусом или поломки. Сохраняйте базу не только перед обновлением или после отчетов. Выделите для этой операции время, чтобы потом не стрессовать из-за потери данных и не платить за их восстановление.

Пользователям коробочной версии "ПРОФ" доступно автосохранение. Для этого есть сервис “1С: Облачный архив”, которая раз в день копирует базу без вашего вмешательства. Такой подход удобен еще и тем, что информация хранится удаленно, вне вашего сервера, поэтому при любых технических сбоях или выходе оборудования из строя останется доступной.

Арендуя 1С в облаке, вы можете не переживать за потерю базы. Ежедневно создается резервная копия данных, и каждая копия хранится 14 дней.

2.    Устанавливайте дату запрета изменения данных.

Это позволит избежать случайного изменения документов. Такое часто происходит, например, когда человек машинально нажимает при выходе из документа “Провести и закрыть”. В результате проведение дублируется, меняются суммы и очередность проведения.

Чтобы не было подобных инцидентов, устанавливайте дату запрета изменения данных, например, после промежуточных отчетов. Перейдите в меню “Администрирование” и далее выберите: “Поддержку и обслуживание” - “Регламентные операции” - “Даты запрета изменения” - “Настроить” - “Для всех пользователей” (наглядная инструкция дана здесь). Теперь все данные сохранены – никто не внесет путаницу случайным нажатием.

3.   Регулярно обновляйте программу.

Обновление только из-за внесения изменений в отчетность – неправильная тактика. Так можно пропустить какие-либо важные улучшения программы – разработчики постоянно ищут и устраняют ошибки и недостатки. Их все меньше с каждой новой версией, продукты становятся все удобнее. Поэтому привычкой ежемесячно обновлять программу вы существенно облегчите себе работу. Отслеживать изменения после обновлений можно в меню “Администрирование” - “Поддержка и обслуживание” - “Результаты обновления программы” - “Описание изменений программы”.

Удобнее пользоваться 1С в облаке, которая обновляется автоматически, или заключить договор на сопровождение 1С с профессиональной обслуживающей компанией, чтобы не заниматься обновлениями и настройкой самостоятельно.

4.   Пользуйтесь сервисом “1С: Контрагент” для создания записей в справочниках.

При ручном вводе записи часто дублируются. Один и тот же контрагент оказывается добавленным несколько раз под разными названиями. Некоторые по незнанию делают это намеренно, желая разнести данные по одному клиенту в разные папки, например, к поставщикам и покупателям. Делать этого нельзя! Это очень распространенная ошибка, приводящая к расхождениям в 60 и 62 счетах, невозможности закрытия 41 счета, неправильному зачету авансов и начислению НДС с них и прочим проблемам.

Использование “1С: Контрагент” исключает образование дублей. Сервис автоматически отслеживает одинаковые данные (ИНН, КПП) и предупреждает пользователя о наличии данной записи в системе.

5.   Поменьше ручного ввода!

1С постоянно модернизируют – разработчики стараются автоматизировать большинство процессов для бухгалтера, избавляя его от лишней работы. Пользуйтесь этими привилегиями и меньше вводите информации вручную.

Помните: документы в 1С формируют движения по регистрам проводок, регистрам налогового учета, тем самым облегчая работу бухгалтера. Избегайте "Операций, введенных вручную" без крайней необходимости.

6.   Включите отображение счетов учета в настройках.

Перейдите в меню “Главное” - “Персональные настройки” - “Показывать счета учета в документах”. Теперь вы сможете следить за корректностью первичных документов при создании счетов учета, что очень важно для бухгалтера.

7.   Следите за корректностью счетов 60 и 62.

Многие считают это неважным и в результате получают многочисленные сбои в данных системы: в начислении НДС, формировании КУДиР, декларировании УСН. Необходимо следить за счетами при учете авансов: программа признает авансы, только если проводка сформирована по счетам 60.02 и 62.02.

8.   Не меняйте вручную номера документов и план счетов.

В ином случае приготовьтесь к тому, что придется следить за нумерацией самостоятельно, а изменения в порядке счетов и субсчетов повлекут за собой расхождения в активах и пассивах, сбои в регистрах и проблемы при закрытии промежуточной отчетности. Предоставьте эти опции программе.

Итог

1С – удобное решение для оптимизации бухгалтерской деятельности, хотя иногда могут возникать сложности при использовании программы. Чтобы лучше взаимодействовать с ней, надо изучить функционал и возможности. Тогда вам будет проще доверить ей большинство операций. 

Не стоит также отказываться от помощи специалистов по 1С на первых порах внедрения программы и при решении проблем в будущем. Сопровождение консультантов и IT-специалистов избавит вас от затруднений и сделает работу простой и приятной. 

8 способов сэкономить время бухгалтера.

Лайфхаки, о которых вы не знали. Узнайте полезные лайфхаки по работе в 1С в бесплатной книге от Scloud.

Попробовать

Согласны с нашими рекомендациями? Какую считаете самой важной? А может, у вас есть свои золотые правила, которые вы всегда соблюдаете?