Проблема № 1: выдача денег под отчет
Выдача налички и последующая отчетность занимает много времени, а в процессе легко что-то упустить. Трясти чеки с сотрудников — стресс для всех сторон. Если кто-то уезжает в длительную командировку или на вахту, бухгалтер может не получить чеки совсем.
К тому же, иногда сотрудники пытаются схитрить и выставляют чек на большую сумму, чтобы заработать на разнице.
Решение: сервисы с безналичным расчетом
Совсем избавиться от наличных сложно, но оплачивать авиа-, ж/д-билеты, отели, трансфер и такси можно по безналичному расчету через сервисы. К тому же, ждать чеков не придется — закрывающие документы формируются сразу в сервисе.
Это позволит контролировать расходы и избегать «серых» схем поставщиков и сотрудников.
Проблема № 2: нет контроля расходов при оплате
Даже если вы перешли на сервисы с безналичной оплатой, сотрудник может потратить больше, чем заложено в бюджете на командировку.
Например, выбрать билет первого класса или номер повышенного комфорта, аргументируя перерасход отсутствием других вариантов.
Решение: тревел-политики
Предотвратить перерасход и возможные конфликты можно с помощью тревел-политик — ограничений на стоимость билетов и проживания. Компания может настроить неограниченное количество сценариев лимитов, в зависимости от отделов, сотрудников и целей поездки.
В случае превышения тревел-политики, бронировщику или руководителю придет уведомление. Если других вариантов правда нет, выход за лимит можно одобрить.
Проблема № 3: много ручных операций
Когда процессы не автоматизированы, сотрудникам нужно вручную собирать документы, создавать проводки, фиксировать данные. Все это ложится на плечи работника, из-за чего могут появляться ошибки или недочеты.
В бухгалтерском учете это чревато проблемами с вышестоящим руководством или госорганами.
Решение: автоматизация бухучета
Smartway хранит данные о поездках сотрудниках и автоматически подгружает их в документы, помогает сформировать авансовые отчеты, акты сверок и закрывающие за пару минут. Все документы хранятся внутри сервиса в отдельной вкладке, откуда выгрузить их можно за пару кликов.
Когда все находится в одном месте, контролировать процессы удобнее, а оптимизация разгружает сотрудника и минимизирует количество ошибок.
Проблема № 4: сотрудники теряют посадочные талоны
Самая распространенная проблема и боль бухгалтера. В таком случае приходится писать заявление в авиакомпанию и заказывать справку о совершенном полете. Компания тратит не только время, но и деньги.
Решение: справки о перелете
В качестве альтернативы подойдут справки по перелетам. Они формируются на основе данных систем бронирования и регистрации на рейс. Справка считается официальным документом и подходит для налоговой, согласно письму Министерства финансов Российской Федерации No 03-03-06/1/32039 от 30.04.2019.
Если компания хочет полностью отказаться от талонов и снять ответственность с сотрудников, в некоторых сервисах для командировок справки можно предзаказать при бронировании. Чтобы не ждать посадочные талоны от сотрудников на вахтах или в длительных командировках, вместо справок можно выгружать отчет по всем перелетам за период.
Проблема № 5: закрывающие в разных местах
Если оплачивать авиабилеты в одном месте по безналичному расчету, а гостиницу и трансфер — наличными, трудностей в отчетности не избежать.
Одни закрывающие будут готовы, пока другие придется ждать от сотрудников или поставщиков. Подрядчики не всегда могут вовремя и в правильной форме предоставить оригиналы, а кто-то вовсе после оказания услуг перестает выходить на связь.
Решение: все услуги в одном окне
Для организованного бухгалтера закрывающие в разных местах — не проблема.
Но процесс можно упростить и ускорить, если оформлять все нужные услуги для командировки в едином сервисе. Так закрывающие по билетам, гостиницам и такси будут храниться в одном месте.
Когда документы понадобятся, выгрузить их можно за пару кликов.
Проблема № 6: отсутствие электронного документооборота
Небольшие фирмы обычно не пользуются ЭДО. Например, мини-отели в удаленных городах. Ждать от них оригиналов долго, да и письмо легко может где-то потеряться по пути в бухгалтерию.
К тому же, пересылка оригиналов по почте предполагает множество ручных операций, затраты на курьеров и бумажную волокиту.
Решение: поставщики, которые пользуются ЭДО
ЭДО позволяет быстро обмениваться документами, а после сразу же загружать их в облачное пространство для хранения. Так можно не только ускорить получение отчетности, но и сократить затраты на бумагу и почту.
Взаимодействовать с госорганами при ЭДО тоже проще.
Проблема № 7: сложности с оплатой из-за дробления компании на несколько юрлиц
Юрлица объединяются в группы компаний, чтобы сократить расходы и эффективнее управлять компаниями. С командировками процесс усложняется. При бронировании услуг можно запутаться, с какого юрлица проводить оплату. Из-за этого в конце отчетного периода могут возникнуть сложности с документами.
Еще в крупных компаниях процесс оплаты может затянуться из-за согласований, а медлить нельзя — командировки чаще нужны сейчас и билеты дорожают. Есть риск, что поездка сорвется и компания понесет убытки.
Решение: автоматизация и гибкая оплата
Smartway хранит данные о сотрудниках и предлагает при бронировании выбрать, за счет какой организации работник поедет в командировку. Так вероятность ошибиться при оплате стремится к нулю.
В сервисе можно выбрать удобный для компании формат зачисления денег на счет: предоплата или постоплата. А если планы поменяются, в Smartway есть функция самостоятельного возврата билетов.
Проблема № 8: все услуги в одном акте
Бывает, что в актах выполненных работ отображаются все услуги без разграничения по типам. Это может привести к трудностям при дальнейшей работе с документами, например, при анализе поездок.
Решение: разделение актов по типам услуг или по аналитическим срезам
Это помогает комфортно вести бухучет и при необходимости формировать корректные проводки в «1С», а не терять время на вычленение нужной информации из одного акта, в котором все смешано.
Возможности Smartway для бухучета командировок
- Заполнение авансового отчета за 3 минуты. Нужные документы всегда доступны в личном кабинете. Вам не придется вручную заполнять данные по поездкам сотрудников.
- Информация по билетам автоматически попадает в 1С в раздел «Справочники» — «Билеты» и отражается в авансовом отчете.
- Закрывающие документы автоматически формируются в личном кабинете. Можно в пару кликов отправить их на почту или в ЭДО.
- Если сотрудник потерял посадочный, легко заказать справку о поездке в приложении.
- Бесплатная поддержка 24/7, которая поможет решить вопрос с отчетностью.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
Комментарии
5пункт 5 как собираетесь оплачивать трансфер наличными?
Технически возможно только до 8 мест, а в случае автобуса можно налететь на штраф в 300000 (а с учётом того что документы нужны то скажут по безналу). И не в случае с такси рисковано без оплаты.
А если регулярный маршрут то всем выгодно, цена ниже даже при аэропортовой политике.
В другой теме редактор на мой о том что публикуется сплошная реклама, компания очень тщательно отслеживает появление рекламы типа она не допустима и сказал что он сам лично за этим следит.
Я один вижу в этой статье рекламу?
Реклама запрещена в Трибуне. А это - блоги компаний. Здесь реклама допустима, однако мы обычно не рекомендуем компаниям, которые ведут блоги, с ней перебарщивать. Текст должен быть полезен читателю. Иначе читать никто не будет.
Ах вон чего. Вот например на нашем городском сайте ей очень удобно рекламные статьи нельзя комментировать. Поэтому видишь что коменты закрыты и даже в статью не заходишь.
Надо как то и тут приспособиться рекламу отличать.
не совсем, по правилам Дзена считается прочитанной (брак только если быстро кликнул на иную)
И основной элемент это качество контента, а на городских сайтах с этим...