Сверка с ПФР: что запрашивают, как отвечать, когда нужны корректировки

Что сверяет ПФР

Работодатели обязаны подавать в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников. Для этого предусмотрены три отчетные формы:

• СЗВ-ТД — где компания показывает движение персонала: кто и когда принят на работу, уволен или переведен с одной должности на другую;
• СЗВ-М — перечень сотрудников, которые числились в отчетном месяце по трудовым и гражданско-правовым договорам;
• СЗВ-СТАЖ — сведения, когда сотрудник работал, а когда нет и по какой причине, указываются, например, особенности местности работы (Крайний Север и др.).

Требования к заполнению этих форм различаются, при этом рабочие и нерабочие периоды по каждому сотруднику при наложении этих отчетов друг на друга должны совпадать. Вот это ПФР и проверяет. Ведь предоставленные работодателем сведения фонду нужны для того, чтобы правильно рассчитать стаж человека, что впоследствии будет играть роль при назначении пенсии.

Кроме того, СВЗ-М сравнивают с расчетом по страховым взносам.

Может ли работодатель свериться с ПФР самостоятельно?

Аналогично сверке с ФНС, свериться с ПФР не получится. Обмен информацией с фондом не предусматривает актов сверки, да и предмет сверки не расчеты, а корректность представленных вами данных о периодах работы. Поэтому скорее эта сверка будет носить односторонний характер.

Но способ получить сведения так, как их видит фонд есть: запросите у работников сведения о трудовой деятельности, выгруженные из личного кабинета на сайте Пенсионного фонда. Полученные справки сравните с поданными в фонд СЗВ-ТД.

Но у такого способа свериться есть минусы:

• работодатель самостоятельно эти справки получить не может, а работники могут их не представлять;
• если численность штата большая, то сверка займет много времени.

Да и далеко не каждый бухгалтер или кадровик займется такой трудоемкой работой, пока не случился прецедент. Как правило, сверять данные начинают, когда от ПФР поступило соответствующее уведомление.

Как отвечать на запросы ПФР

Для ответа на поступивший от фонда запрос у работодателя есть пять рабочих дней (ч. 1.2 ст. 8 256-ФЗ). Это относится и к пояснениям и к подаче корректирующих отчетов. А что все-таки направлять — зависит от каждой конкретной ситуации.

Онлайн-Спринтер — удобный сервис не только для сдачи отчетности. но и для общения с госструктурами. Онлайн-сервис позволит ответить на запрос в любое время, без нарушения срока.

Подключить тест-драйв электронной отчетности на 30 дней бесплатно

Расхождения между СЗВ-М и РСВ

Причины

1. Доход и страховые взносы работника показаны в РСВ в том месяце, когда в СЗВ-М сотрудник не включен, и прежде подана СЗВ-ТД об увольнении.
2. Исполнитель по договору ГПХ на протяжении несколько месяцев, попадал в СЗВ-М, но в РСВ доходы за эти месяцы отсутствуют.

Что делать

На запрос по первой причине поясните, что, например, выплата после увольнения — это премия, рассчитанная и выплаченная по итогам какого-либо периода. Другое объяснение таких выплат — больничный принесенный после увольнения. Взносами он не облагается, но в доходы в РСВ попадет.

Кроме того, сотруднику могли выплатить зарплату или компенсацию за неиспользованный отпуск с опозданием.

В случае с исполнителями по гражданско-правовым договорам в СЗВ-М нужно отражать работника во всех месяцах, начиная с месяца заключения договора, и заканчивая месяцем расторжения или окончания срока его действия. При этом доходы и взносы могут начисляться и попадать в РСВ по мере сдачи работ и подписания актов. Таким образом, например, одна выплата раз в три месяца — явление нормальное. Так и опишите причину расхождений в ответном письме.

Расхождения между СЗВ-СТАЖ и СЗВ-ТД

Проявляются эти расхождения в разрыве стажа в форме СЗВ-СТАЖ без указания причины и отсутствии информации об увольнении и приеме в форме СЗВ-ТД.

Причины

1. Сотрудника уволили, через день-два приняли обратно, но в СЗВ-ТД эти движения не показаны. Такое часто бывает при работе с иностранцами по патенту, днем окончания патента их увольняют, когда патент приобретен — принимают вновь.
2. Сотрудник работал весь год, но в СЗВ-СТАЖ стоит разрыв. При этом СЗВ-ТД также не подавалась. Да она здесь и не требуется. Такое случается, например, когда сотрудник выходит на больничный, но не сразу. День сотруднику дают поболеть «за свой счет», отлежаться, в расчете на быстрое выздоровление и возвращение в строй: «Выйдешь — занесешь заявление». Но вместо скорого выздоровления последовал затяжной больничный, и все уже забыли, что отпуск без оплаты толком то и не оформили.

Чтобы свести к минимуму такие осечки, переходите на Такском-КЭДО. Сотрудники смогут подавать заявления, согласовывать отпуска, сообщать о выходе на больничный прямо из дома.

Что делать

В первом случае — подать СЗВ-ТД с отражением всех движений. Без последующего штрафа сделать это не удастся. Кроме того, ПФР может передать сведения о ваших нарушениях в ГИТ. Трудинспекция в свою очередь может наказать компанию не только предупреждением, но и рублем: штраф 300 — 500 рублей за каждую ошибку по ст. 15.33.2 КоАП.

Во втором — нужно закрыть разрыв в стаже. Чтобы в СЗВ-СТАЖ все сошлось, получите у работника заявление об отпуске без сохранения заработка. В форме они отображаются в графе 11 отметкой «НЕОПЛ». Для решения сложившейся проблемы подайте форму СЗВ-КОРР — именно она предусмотрена для корректировки данных о стаже.

Расхождения в сведениях между СЗВ-М и СЗВ-ТД

Самые распространенные расхождения. Такие уведомления ПФР рассылает регулярно, особенно тем работодателям, которые активно сотрудничают с нештатными работниками.

Причины

1. Компания приняла на работу сотрудника, по итогам месяца включила его в СЗВ-М, но не показала прием в СЗВ-ТД.
2. Компания уволила сотрудника, в СЗВ-М за месяц увольнения включила, в дальнейших — нет, а СЗВ-ТД с данными от увольнении в ПФР не подала.
3. Компания отразила прием в СЗВ-ТД, но не внесла в СЗВ-М по итогам месяца трудоустройства.
4. Компания направила «увольняющую» СЗВ-ТД, а в СЗВ-М за месяц, в котором он уволен, не включила.
5. Компания показала увольнение в СЗВ-ТД, но в СЗВ-М включала сотрудника и в месяцы, следующий за месяцем увольнения.
6. Компания показала в отчетном месяце физлицо-исполнителя по договору ГПХ, а прием в СЗВ-ТД не показан и другие.

Что делать

При расхождениях по причинам № 1 и 2 работодатель нарушил срок предоставления СЗВ-ТД. Для приемов и увольнений дедлайн — день, следующий за днем издания приказа о кадровом событии. Вам придется сдать этот отчет, но готовьтесь к штрафу 500 рублей за каждого человека, на которого своевременно не подали сведения.

В случаях с причинами № 3 и 4 штрафов тоже не избежать, но в этом случае корректировать придется СЗВ-М. На пропущенных работников подайте форму с признаком «дополняющая».

Если расхождения вызваны причиной № 5, то кадровик действительно ошибся. В этом случае нужно подать форму СЗВ-М (отменяющая) на «лишнего» работника за все месяцы, когда он попадал в отчет по ошибке.

Проанализируйте, какие расхождения, имеют место у вас. Если речь, о причине № 6, то нарушений в этом нет. Ведь на исполнителей по договорам ГПХ компания-работодатель форму СЗВ-ТД не оформляют. Их нужно показывать только в СЗВ-М. В ответ на запрос ПФР в этом случае напишите: «Отсутствуют основания предоставления СЗВ-ТД, работники заключали договора гражданско-правового характера».

Отчетность через Онлайн-Спринтер

По всем направлениям, гибкие тарифы для групп компаний, нулевая отчетность от 117 рублей в месяц.

Такском дарит скидки!

Подключитесь до 31 августа и получите скидку на продукты экосистемы Такском. Оставьте заявку, подберем решение для вас:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным