Если работа носит разъездной характер

Суточные, выплачиваемые персоналу, работа которого имеет разъездной характер, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, устанавливаемых трудовым или коллективным договорами, соглашениями, локальными нормативными актами.

Какая работа разъездная

Служебные поездки персонала, занятого на работах, имеющих разъездной характер, командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

Трудовой кодекс РФ не дает определения, какие виды деятельности можно считать работами с разъездным характером, а какие нет, поэтому обратимся к другим нормативным документам.

Например, в пункте 2 Инструкции об организации служебных командировок утвержденной приказом МЧС России от 10 января 2008 г. № 3, указано, что разъездной характер работы - это регулярные служебные поездки при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.

В Положении о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденном постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 1 июня 1989 г. № 169/10-87, указано, что подвижной характер работ связан с частой передислокацией организации (перемещением работников) или оторванностью от постоянного места жительства. Разъездной характер работ устанавливают сотрудникам, выполняющим работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от местонахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно.

А вот разовые поездки сотрудников не носят признака разъездного характера работы. Так, если водитель отправился в поездку по отдельному распоряжению работодателя и такие поездки не носят постоянного характера, они должны рассматриваться как служебные командировки (письмо Минфина России от 1 июня 2005 г. № 03-05-01-04/168).

Прежде всего указания на характер работы должен содержать трудовой договор с работником (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы). Такое требование содержится в статье 57 Трудового кодекса РФ. Кроме того, на характер работ нужно указать в должностной инструкции работника.

Если трудовой договор с работником не содержит указаний на характер работы, хотя из смысла должностных обязанностей работника следует, что свою трудовую функцию работник выполняет в пути, то при направлении работника в поездку вне местонахождения организации работодатель должен будет оформить документы на командировку.

Таким образом, основным признаком для квалификации разъездного характера работ являются следующие признаки:

- работа сопряжена с поездками (работа курьеров, торговых представителей, снабженцев и т. д.;

- или работа осуществляется непосредственно в пути (водители, экспедиторы и т. д.);

- а также при частой передислокации (продавцы, кассиры в передвижных автолавках).

Работникам положена компенсация

Организация обязана возместить персоналу с разъездным характером работ (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ):

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилья;

- дополнительные расходы (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, которые понес работник с ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения этих расходов, а также перечень работ, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письмо ФСС России от 2 апреля 2010 г. № 02-03-16/08-526П).

Порядок возмещения соответствующих расходов может быть закреплен и в трудовом договоре.

Отметим, что статья 168.1 Трудового кодекса РФ определяет открытый перечень расходов, которые работодатель обязан возместить персоналу, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Организация может возмещать не только указанные в этой статье расходы, но и другие расходы, необходимые для выполнения работником своих обязанностей.

Выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Поскольку выплачиваемые в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса РФ суммы классифицируются как компенсационные выплаты, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, они не подлежат обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). При этом в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре должно быть указано, что работа по занимаемой должности носит разъездной характер, а выплачиваемые средства являются компенсацией (письмо Минфина России от 27 августа 2007 г. № 03-03-06/3/14). Выплачиваемые суммы не облагаются НДФЛ в размерах, установленных внутренними нормативными документами или договорами (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Выплачиваемые при разъездном характере работ суточные могут превышать установленную для командировок сумму в 700 рублей. При этом они не будут облагаться налогом на доходы физических лиц в полном размере. Это объясняется тем, что служебные поездки не признаются командировками и на «разъездные» суточные указанный лимит не распространяется, поскольку по сути они являются компенсацией.

Кроме того, данные выплаты не облагаются страховыми взносами (п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). На это чиновники из Минздравсоцразвития России указали в письме от 27 февраля 2010 г. № 406-19. Освобождаются от обложения взносами они в пределах сумм, определенных коллективным договором, трудовым договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985). К такому же выводу пришли судьи в постановлении Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 6 августа 2013 г. № А62-845/2013.

Важно запомнить

Дополнительным условием для освобождения от уплаты НДФЛ является указание в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре, что работа по занимаемой должности носит разъездной характер, а выплачиваемые средства являются компенсацией.

Опубликовано в журнале «Учет в торговле» № 10, октябрь 2013 г.