Шаг 1 — создаем новый расчет на актуальном бланке. Прежде, чем приступить к формированию 6-НДФЛ в 1С, убедитесь, что ваша учетная база обновлена, а бланк расчета — актуальный. Версия формы 6-НДФЛ отображается в момент создания отчета:

Шаг 2 — заполняем титульный лист. На этом этапе все стандартно: ИНН, КПП, наименование налогового агента, ОКТМО, ФИО подписанта, номер телефона и прочее.

Код отчетного периода для расчета за первый квартал — 21.

Код по месту нахождения (учета) — 214, если отчитывается юрлицо, 120 — если ИП по месту жительства.

Шаг 3 — заполняем раздел 1. Он посвящен обязательствам налогового агента, то есть в нем отражают суммы НДФЛ, которые работодатель должен был перечислить в соответствии с периодами выплат вознаграждения работникам, а именно:
в строке 021 — НДФЛ, подлежащий уплате до 28 января 2024 года;
в строке 022 — до 5 февраля 2024 года;
в строке 023 — до 28 февраля 2024 года;
в строке 024 — до 5 марта 2024 года;
в строке 025 — до 28 марта 2024 года;
в строке 026 — до 5 апреля 2024 года.

Строка 020 предназначена для отражения обязательств налогового агента нарастающим итогом с начала года. В расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года строка 020 будет равняться сумме строк 021–030.

Если в течение квартала налоговый агент возвращал работнику излишне удержанный ранее налог, эти сведения нужно отразить в строках 031–036.

Шаг 4 — заполняем раздел 2. В нем налоговый агент показывает расчет налога на доходы физических лиц в разрезе применяемых ставок. Это значит, что если в компании есть физические лица, в отношении которых применяются иные от 13% ставки НДФЛ, например, 15% или 30%, раздел 2 нужно заполнить по каждой налоговой ставке.

Итак, строки 110, 120 и 130 предназначены для отражения численности работников, сумм начисленных доходов и примененных налоговых вычетов соответственно, а строка 131 — это разница строк 120 и 130. Именно от значения строки 131 нужно считать НДФЛ для заполнения строки 140.

Обратите внимание, что если в компании трудятся иностранные высококвалифицированные специалисты, их численность, доходы и налог нужно выносить в отдельные строки (111, 121 и 141 соответственно) без уменьшения на эти суммы общих по предприятию показателей.

В строках 161–166 работодатель указывает суммы НДФЛ, которые удержал из доходов персонала:

в строке 161 — НДФЛ, удержанный в период с 1 по 22 января 2024 года;
в строке 162 — с 23 по 31 января 2024 года;
в строке 163 — с 1 по 22 февраля 2024 года;
в строке 164 — с 23 по 29 февраля 2024 года;
в строке 165 — с 01 по 22 марта 2024 года;
в строке 166 — с 23 по 31 марта 2024 года.

Строка 160 обобщает данные строк 161–166.

По сути данные строк 161–166 дублируют сведения об удержанном НДФЛ, которые работодатель в течение квартала предоставлял в ФНС в уведомлениях об исчисленных налогах.

Строка 170 показывает суммы налога, которые не смог удержать налоговый агент, например, если доход кому-либо из физических лиц был выплачен только в натуральной форме. НДФЛ, который не был удержан в первом квартале, но был удержан в апреле, отражать в строке 170 не нужно (письмо ФНС от 09.06.2021 № БС-4-11/7994).

Справки о доходах и налогах физических лиц к расчету 6-НДФЛ за первый квартал не формируются.

Как в 1С заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года: пошаговая инструкция