Вас много, а я одна: как сделать так, чтобы заявки сотрудников внутри компании не терялись

Рассказываю, как сделать так, чтобы в компании и справки выдавались вовремя, и перегоревшие лампочки быстро менялись, и ручки всегда писали.
Вас много, а я одна: как сделать так, чтобы заявки сотрудников внутри компании не терялись
Сделай справку!

С ростом бизнеса и увеличением штата сотрудников работникам компании становится всё сложнее о чём-то договариваться друг с другом и ничего не забывать. Особенно остро эта проблема встаёт, когда в офисе нужно, например, что-то починить, закупить лампочки, оформить гостевой пропуск для клиента или заказать справку в бухгалтерии. Все эти, на первый взгляд, мелочи сильно влияют на продуктивность сотрудников. И вот почему:

  • Запросы сотрудников теряются
    В компаниях, где работает несколько десятков сотрудников, и где все обращения подаются с помощью писем и личных просьб, неминуемо теряются запросы. Сотрудникам приходится вместо решения своих задач просить бухгалтеров и ремонтников по несколько раз выписать справку или починить дверь.

  • Нет сроков выполнения запросов
    Внутренние заявки могут оставаться в подвешенном состоянии довольно долго — от нескольких дней до нескольких недель. Сотруднику, который оставил заявку, приходится переживать о её статусе, а исполнителю самостоятельно решать, насколько задача приоритетна.

  • Сложности с определением исполнителей
    Не всегда сотрудникам компании интуитивно понятно, кто из коллег ответственен за выписку справок, ремонт или покупку товаров. Сотрудник может обойти несколько отделов, прежде чем рассказать о проблеме нужному человеку. Это отнимает и его время, и время коллег, к которым он по ошибке приходит.

Как можно оптимизировать подачу запросов

Многие начинающие компании ведут всю внутреннюю коммуникацию лично, через почту или мессенджеры. С увеличением штата это превращается в хаос: сообщения копятся, а почтовые ящики переполняются.

Разумный шаг для руководителя — внедрить простой инструмент, который будет аккумулировать заявки сотрудников в одном месте. Например, Excel-таблицы, CRM-системы или отдельный чат в мессенджере для заявок. Эти платформы на время облегчат работу ответственных, но в будущем могут её и усложнить. Функционал простых сервисов не предназначен для работы с внутренними заявками — в них неудобно ставить дедлайны, приоритизировать задачи и контролировать качество работы.

Для внутренних заявок существуют отдельные программные продукты, которые «заточены» под обработку запросов сотрудников, — service desk решения. Они лучше подходят для сбора и анализа обращений, поскольку в них есть:

  • Единое окно для всех обращений сотрудников
    Они объединяют в одном месте всевозможные каналы коммуникации — электронную почту, телефон, личный кабинет, мессенджеры. Это позволяет сотрудникам отправлять заявки любым удобным способом, а исполнителям не терять заявки и приоритизировать их правильно.

  • Разделение задач по зонам ответственности
    Часто обработке заявок сотрудников мешает нечёткое разделение сфер ответственности и непродуманные алгоритмы действий. Например, работники не понимают, кто ответственен за оформление пропусков и постоянно перекладывают эту обязанность друг на друга. Системы автоматизации регламентируют этот процесс — сотрудники нужного отдела сразу же видят заявку и берут её в работу. Процесс не останавливается на перегруженном специалисте, который зафиксировал поступивший запрос где-то в записной книжке и не успел вовремя передать его исполнителю.

Ждем вас также в нашем телеграм-канале.

Андрей Фитисов, директор по развитию сервиса клиентской поддержки ITSM 365.

Начать дискуссию

В России впервые промаркировали пиво для собак (фото)

В ходе эксперимента промаркирована партия пива для собак методом этикирования, код нанесен на крышку на производстве «Апиценна».

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Общество

Обучение детей станет более безопасным: утвержден первый ГОСТ на электронные учебные устройства

Росстандарт утвердил национальный стандарт ГОСТ Р 71345-2024 «Средства обучения. Устройства учебные электронные для детей общие требования».

Порядок заполнения электронного путевого листа

Путевые листы необходимы для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. С 1 марта 2023 года их можно заполнять в электронном виде. Рассказываем о заполнении электронных путевых листов.

Порядок заполнения электронного путевого листа
Лучшие спикеры, новый каждый день

Госдума придумала, что делать с авторскими гонорарами иноагентов

Власти планируют заблокировать доходы от монетизации авторов и исполнителей, которые были признаны иностранными агентами. Их деньги будут лежать на специальном счете до тех пор, пока они не вернутся в Россию.

Рабочая виза в Россию «монтажные работы» для иностранных работников. Что это и кому нужно

Для осуществления трудовой деятельности в России иностранным гражданам из «визовых» стран необходим полный комплект разрешительных документов. Кроме того, работодатели тоже обязаны в большинстве случаев оформлять различные разрешения для найма иностранцев на работу.

Рабочая виза в Россию «монтажные работы» для иностранных работников. Что это и кому нужно

Чтобы принять у доставки заказ, не обязательно знать его номер

Роспотребнадзор разъяснил, может ли принять заказанный и доставленный товар родственник или коллега, знакомый.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Квартиры стали меньше, но дороже. Месяц крепкого рубля. Дивиденды, облигации, снижение биткоина и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Ребят, срочно отодвигаем в сторону пивас и шашлык, берём рулетки и измеряем свои квартиры. Они уменьшились на 25%. Хорошо, что не наши, а в среднем в новостройках за 5 лет. Лукойл обвалился на 3%, выплатив 6% дивидендов. Рубль не стал обваливаться, новые облигации на паузе, а я продал Газпром и рассказал о самом интересном, что произошло за неделю.

Квартиры стали меньше, но дороже. Месяц крепкого рубля. Дивиденды, облигации, снижение биткоина и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Нужно ли платить налоги при выходе из ООО

Налоговые последствия выхода участника из ООО: в каких случаях и какие налоги будет необходимо уплатить.

Приняли на работу нового сотрудника: как оформить ЕФС-1 в 2024 году, пример

По каждому принятому сотруднику нужно отчитаться в СФР — заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Даём пошаговую инструкцию для отчётов 2024 года.

Приняли на работу нового сотрудника: как оформить ЕФС-1 в 2024 году, пример
Экономика России

Поставлена задача войти в число 25 ведущих стран мира по роботизации

Для достижения национальной цели «Устойчивая и динамичная экономика» президент поставил задачу по плотности роботизации.

📕 💪 Акция «Не МАЙся — заниМАЙся»! Самые нужные курсы по 3 690 рублей!

Успейте купить топовые курсы «Клерка» за 3 690 рублей до 13 мая! Для акции мы выбрали нужные для бухгалтера онлайн-курсы: они помогут освоить востребованные навыки, актуализировать знания к лету, освоить новую нишу, чтобы вырасти в карьере и увеличить доход.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1

🔥 Акция «Не МАЙся — заниМАЙся!»: топовые онлайн-курсы по 3 690 рублей

До 13 мая вы можете купить лучшие онлайн-курсы «Клерка» по учету на маркетплейсах, финансовому моделированию, ВЭД, зарплате и бухгалтерии с нуля за 3 690 рублей!

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
КоАП РФ

Таможенная служба назвала самые распространенные предметы правонарушений

По линии административного производства таможенные органы ФТС России возбудили 40 625 дел. Из них почти половина приходится на юридических лиц — 17 923.

ИП на упрощенке переехал в новый регион: как платить налог и сдавать отчетность. Риски фиктивной миграции

Встать на учет в качестве индивидуального предпринимателя можно только в ИФНС по месту жительства гражданина. Рассказываем, что делать ИП на УСН при смене адреса проживания: как встать на учет, куда отчитываться и платить «упрощенный» налог, какие ставки применять, какие риски могут возникнуть.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

Опубликован отчет о бесплатной юридической помощи за прошлый год

Минюст подготовил доклад о реализации государственной политики в области обеспечения граждан РФ бесплатной юридической помощью в 2023 году.

Как организовать прием оплаты по СБП в сфере услуг: фитнес-клубах, салонах красоты и автосервисах

Рассказываем, в чем особенность приема оплаты по СБП в сфере услуг — в фитнес-центрах, салонах, автосервисах и на автомойках — и как удобно его организовать.

Как организовать прием оплаты по СБП в сфере услуг: фитнес-клубах, салонах красоты и автосервисах
3
Новости ФНС

ФНС изменила сроки публикации о задолженностях в открытом доступе

Важная информация.

Инвестиции

Что такое оферта по облигациям, когда это хорошо, а когда плохо

Каждый, кто инвестирует в облигации, рано или рано сталкивается с таким понятием как оферта — законной возможностью для эмитента переобуться на лету. Придумали её явно не для того, чтобы инвестором жить было лучше, но веселее — уж точно. Смотрим, когда это гуд, какие бывают типы оферты, разбираемся в подводных камнях.

Что такое оферта по облигациям, когда это хорошо, а когда плохо

Mastercard заработала в Китае: историческое событие

Американская и международная платёжная система начала обработку внутренних платежей через совместное предприятие NetsUnion JV.

Интересные материалы

ЕНС (нюанс процедуры взыскания) — опасность кредитования бизнеса за счет несвоевременной уплаты налогов

Рассмотрим занятный, но не сильно "подсвеченный" момент, связанный с формированием решения о взыскании налогов и сборов в условиях действия ЕНС. Как следствие — приостановление операций по счетам.