Интервью: роботизация бухгалтерии от первого лица

Эти роботы (RPA — Robotic process automation) — не роботы в обычном понимании, а программы, которые устанавливаются на компьютеры пользователей и выполняют за них монотонную работу без ошибок и в несколько раз быстрее человека.

Опытом внедрения роботов RPA в бухгалтерии крупного предприятия в интервью Клерку делится аналитик практики по бизнес-аналитике и роботизации процессов ООО «ОМК-ИТ» Алёна Буторина.

Имея достаточный опыт работы с RPA-платформами, какие типы задач и операций Вы считаете наиболее подходящими для роботизации, а какие нет?

— По опыту нашей компании могу сказать, что для программной роботизации в первую очередь подходят любые рутинные и унифицированные операции, которые одинаково выполняются для всех бизнес-единиц с цифровыми данными и стабильно работающими системами.

Сколько роботов сейчас работает в бухгалтерии и что они делают?

— Сейчас в нашей бухгалтерии 42 робота. Они помогают обрабатывать входящие учетные документы в рамках ЭДО, формировать и направлять акты сверки контрагентам, сверять данные в учетных системах, разносить и выравнивать выписки.

Всего роботы у нас заняты в 16 бизнес-процессах, в первую очередь это:

• формирование актов сверки;

• автопостинг в SAP;

• фактурирование;

• разнесение и выравнивание выписок;

• создание входящей поставки поступления материала;

• выгрузка данных для расчета эффективности работы направлений;

• обработка налоговых требований.

Роботы выполняют операции гораздо быстрее людей.

Нагрузка на сотрудников в части выполнения рутинных операций снижается, появляется возможность дополнительно не нанимать сотрудников по тем направлениям, где объемы резко увеличиваются.

Можете привести примеры конкретных задач, которые стали решаться проще и быстрее после внедрения RPA?

— Например, формирование актов сверки. Сейчас в нашей компании человек в этом процессе практически не участвует, хотя ранее в нем были заняты сотрудники нескольких подразделений: один формировали акты сверки в SAP, другие подписывали, третьи направляли акты почтой.

Существенная экономия была достигнута за счет минимизации трудозатрат на процесс и заменой почтовых уведомлений на электронные письма, что эквивалентно 1,29 ЭПЗ в год.

В проработке также есть процесс формирования актов сверки в системе 1С, после внедрения которого мы ожидаем дополнительную годовую экономию, эквивалентную 1,64 ЭПЗ.

А как RPA влияет на точность и надежность бухгалтерских операций?

— Поскольку робот выполняет действия по строго определенному сценарию, то мы здесь можем говорить об абсолютной точности, надежность же ограничивается надежностью систем, с которыми взаимодействует робот и стабильностью платформы RPA.

Благодаря роботизации ушли ошибки, связанные с человеческим фактором, увеличилась скорость обработки, процесс стал более прозрачным и за ним стало проще следить.

Например, при наблюдении большого количества бизнес-исключений, мы можем оперативно принимать решения по их устранению, доработке или изменению процесса.

Сколько времени занимает внедрение RPA в процессы бухучета?

— Обычно роботизация одного процесса занимает около 2 месяцев. Кроме того, RPA легко интегрируется с другими бухгалтерскими программами: отлично работает с SAP, продуктами MS Office, хорошо работает с 1С и WSS Docs.

Было ли это легко или сложно для Вас и ваших сотрудников и как проходит их обучение?

— Внедрение новой технологии  — это всегда непростой процесс, чаще всего трудности связаны с новыми заказчиками, которые имеют лишь приблизительное представление об RPA. Но существенных трудностей у команды RPA не возникает, поскольку у нас есть четкая схема процесса и подготовки документации на каждом этапе.

Для разработчиков вендор провел обучение на Primo RPA, также доступно онлайн-обучение и экзамен.

Сколько сотрудников бухгалтерии сейчас непосредственно взаимодействуют с RPA?

— Примерно каждый десятый, если точно, то 22 человека и, в первую очередь, это люди, которые непосредственно отвечают за  результаты всех 16 роботизированных процессов. 

Какие советы Вы можете дать другим бухгалтерам, планирующим работать с RPA в своей компании?

— RPA — это отличное средство для повышения эффективности рутинных процессов. В компаниях с множеством дочерних предприятий особое внимание следует уделить оцифровке данных и унификации процессов для его последующей роботизации. 

Реклама: ИНН 9715426731, ООО «Примо РПА», erid: LjN8KcKV4