Рассказываем, как составить гарантийное письмо правильно и какие есть тонкости заполнения документов в разных ситуациях.
Что такое гарантийное письмо и как его составить
Гарантийным является письмо, которое одна из сторон сделки направляет другой. В нем сторона подтверждает, что выполнит взятые на себя обязательства.
Например, предприниматели часто используют гарантийные письма, чтобы провести отгрузку товара или погасить задолженность.
Гарантийное письмо составляют, чтобы:
доказать наличие соглашений между сторонами;
подтвердить условия выполнения взятых обязательств;
признать факт наличия задолженности.
Обычного в гарантийном письме описаны обязательства контрагента, оговоренные условия, а также способы урегулирования взаимоотношений сторон, если обязательства не будут выполнены.
Если в договоре описаны несколько аспектов сотрудничества, то в гарантийном письме стороны обычно концентрируют внимание на определенном спорном моменте и способах решения этой проблемы.
Виды гарантийных писем
Существует три основных вида гарантийных писем:
Письмо-оферта — часть договора, где перечислены основные параметры документа: вид товара или услуги, сроки предоставления и так далее. Такое письмо направляют контрагенту, чтобы изменить условия взаимных расчетов.
Письмо-акцепт — документ, где зафиксировано согласие второй стороны принять оферту. В нем прописано согласие с офертой, а также действия для совершения сделки, поскольку акцепт должен быть полным и безоговорочным и только письменного согласия для этого недостаточно.
Дополнительное соглашение. В нем расширяют и подробно описывают недостаточно раскрытые пункты, например, порядок расчетов или ответственность сторон.
Формы гарантийного письма
Формы гарантийного письма выделяют на основании целей, для которого оно создано. Среди самых распространенных:
оплата задолженности;
письмо в налоговую службу;
выполнение работ;
аренда;
покупка товаров.
Оплата задолженности
Если должник признает долг, он может отправить второй стороне письмо, гарантирующее его оплату. Такой документ можно составить, если по каким-то причинам оплатить долг прямо сейчас должник не может.
В письме указывают новые сроки оплаты задолженности и обязательства по погашению.
Планировать бюджет, вовремя выявлять задолженности, строить стратегию развития компании научим на онлайн-курс: «Финмоделирование и финанализ для бизнеса».
После курса вы сможете:
анализировать, как бизнесу развиваться и знать проблемные моменты;
строить финансовые модели и прогнозы;
делать наглядные дашборды для собственника.
Получите и расширите навыки управления финансами!
Успейте записаться, пока действует скидка! Цена курса сейчас: 3 690 вместо 18 990 рублей.
Письмо в налоговую
Гарантийное письмо могут запросить налоговые инспекторы при регистрации юрлица. Это необходимо для подтверждения юридического адреса компании, если она арендует помещение.
Гарантийное письмо в этом случае может подтвердить, что собственник сдаваемого помещения заключит договор аренды с компанией и предоставит ей юридический адрес.
Письмо на оплату аренды
Гарантийное письмо для аренды жилья может потребоваться, если арендатор не может оплатить его прямо сейчас. В этом случае он может договориться с собственником об отсрочке платежа. Для этого арендатор должен составить гарантийное письмо с конкретными сроками переноса оплаты.
На выполнение работы
В таком письме обычно описаны обязательства подрядчика по их исполнению в определенный срок и в определенном размере, а также по оплате услуг заказчиком. Такой документ могут составить еще до составления договора, чтобы показать серьезность намерений подрядчика.
На поставку товара
В таком письме одна из сторон предлагает поставить товар. Документ составляют, если поставщик предлагает какой-то компании сотрудничество на взаимовыгодных условиях.
С помощью такого письма поставщик может показать заинтересованность в возможном деловом партнере и впоследствии заключить договор на поставку товаров.
Другие формы документа
Подобные гарантийные письма составляют для проведения других сделок в процессе хозяйственной деятельности компании и для физлиц.
Например, что договор заключат в определенный срок, должник вернет займ в полном объеме в указанный срок, студент вернется на работу в компанию, которая дала ему целевое направление на обучение, и т. д.
Юридическая сила гарантийного письма
Несмотря на то, что для гарантийного письма нет единых правил заполнения, оно все же имеет юридическую силу. При этом такой документ очень похож на договор-оферту.
С помощью гарантийного письма можно добиться признания обязательств по каким-то работам от другой стороны, например.
Гарантийное письмо выполняет несколько юридических функций:
доказывает факт наличия соглашений между сторонами;
удостоверяет наличие обязательств и условия их выполнения;
подтверждает факт наличия задолженности.
Как правильно оформить гарантийное письмо и какая информация должна в нем быть
В законодательстве нет установленной формы для гарантийного письма. Его структура зависит от вида, формы документа и задач составителя.
Важно, чтобы текст был составлен в деловом стиле, имел четкие и однозначные формулировки.
В гарантийном письме обязательно должна быть следующая информация:
данные адресата и отправителя;
реквизиты стороны-гаранта, его юридический адрес и контактные данные;
паспортные данные, если письмо оформляет физлицо или индивидуальный предприниматель (ИП);ИНН — для ИП;
дата составления документа;
исходящий номер письма при необходимости;
какие обязательства должны выполнить стороны и при каких условиях;
печать организации или подпись доверенного лица;
данные и контакты исполнителя, если гарантийное письмо составлял он. В последнем случае также требуются данные доверенности.
Особенности составления письма юридическим лицом
Если составитель письма юрлицо, документ распечатывают на фирменном бланке организации.
В шапке обязательно прописывают юрадрес компании, ее контактный телефон и реквизиты банковского счета организации.
Документ подписывает руководитель, а главный бухгалтер проставляет фирменную печать на письме.
Особенности составления гарантийного письма индивидуальным предпринимателем
Когда у ИП нет расчетного счета и печати, в гарантийном письме он указывает данные своего паспорта. Если расчетный счет открыт, в шапке письма также указывают его реквизиты.
Особенности составления письма физлицом
В шапке письма гражданин должен указать свои паспортные данные и адрес регистрации. В остальном письмо составляется по стандартным правилам.
Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора
Гарантийное письмо — скорее часть договора. В нем более полно описаны условия сделки.
Такое письмо — дополнительный гарант выполнения обязательств, прописанных в договоре.
Ошибки при заполнении
Среди самых частых ошибок при заполнении гарантийного письма:
расплывчатые формулировки. В таком документе важно понятно прописать обязательства и условия их выполнения без возможности разночтений;
не прописаны существенные условия сделки, например, не указаны сумма, объем работ, срок исполнения обязательств или ответственность сторон. Важно максимально полно и точно указать всю информацию об обязательствах;
нет контактных данных сторон;
не приложены необходимые документы. Если в гарантийном письме указаны какие-либо документы, их копии нужно приложить к гарантийному письму.
Как вручить документ
Вручить документ можно лично под подпись руководителя компании или уполномоченного лица. В этом случае документ нужно распечатать в двух экземплярах, чтобы на втором поставить отметку о получении. В качестве подтверждения, что контрагент получил гарантийное письмо, может выступать расписка о принятии.
Письмо также можно отправить курьерской службой или почтовым заказным письмом.
Как составить гарантийное письмо: главное
Гарантийное письмо подтверждает наличие обязательств между сторонами, а также описывает условия его исполнения.
Такой документ можно предоставить арендодателю, клиенту или кредитору в качестве гарантии исполнения своих обязательств.
Гарантийное письмо не заменяет договор об оказании услуг, а скорее дополняет его. В таком письме подробно расписывают определенное обязательство по сделке, если в самом договоре оно раскрыто недостаточно.
Единой формы составления такого письма нет. Важно четко и понятно прописать данные сторон, все существенные условия и обязательства без возможности их неправильной трактовки. Если в документе не прописаны суммы и сроки сделки, предъявить контрагенту, возможно, будет нечего.
Начать дискуссию