Как выбрать ЭДО и не ошибиться: плюсы и минусы систем

Системы электронного документооборота (ЭДО) позволяют упростить документооборот: ускорить передачу и получение документов, организовать поиск и хранение. Во многих случаях использование ЭДО обязательно. Рассказываем, как выбрать подходящую систему с учетом их особенностей. 
Как выбрать ЭДО и не ошибиться: плюсы и минусы систем
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Особенности применения систем ЭДО

Использование систем электронного документооборота обязательно для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок при работе с маркированными и прослеживаемыми товарами и для сдачи налоговой отчетности для большинства налогоплательщиков (п. 3 ст. 80 НК).  

При работе с контрагентами переход на ЭДО добровольный (если работа с ними не предусматривает операций с прослеживаемыми товарами), и о его применении необходимо договориться. 

При использовании ЭДО нужна электронная подпись. Читайте также: ЭЦП: что поменялось и как получить или перевыпустить в 2024 году.

В течение последних лет и крупные, и небольшие компании полностью переходят на использование ЭДО. Это удобно и выгодно:

  • не требуется держать бумажный архив документов;

  • можно отказаться от затрат на доставку документации;

  • создание и отправка документа занимает несколько минут;

  • поиск любого нужного документа ускоряется в несколько раз;

  • уменьшается количество ошибок;

  • можно обеспечить конфиденциальность и безопасность передачи данных;

  • появляется возможность не прерывать обмен документами даже в условиях дистанционной работы.

Сервис для электронного обмена документами предоставляет оператор ЭДО. Он должен соответствовать строгим требованиям законов и налоговой и иметь соответствующие лицензии. Список всех лицензированных операторов перечислен на сайте ФНС, сейчас их около 70. 

Помогаем упростить документооборот

Каждому клиенту помогаем получить ЭЦП, внедрить и настроить ЭДО, берем на себя техподдержку

Оставьте заявку, мы свяжемся с вами

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Критерии выбора оператора ЭДО

Опыт работы

Проверьте, чтобы у оператора ЭДО был опыт работы и сформированная положительная репутация. Крупные операторы ЭДО: СБИС, Контур.Диадок, Калуга.Астрал, Такском, СберКорус, Поток, Дело.

Стоимость 

У сервиса ЭДО может быть ежегодная или ежеквартальная предоплата, или постоплата. Подумайте, что для вас удобнее. Возможно, предоплата будет выгоднее за счет скидки. 

Стоимость зависит от количества документов, функциональности, интеграции и сложности настройки. Обычно самую низкую стоимость исходящих можно получить только при отправке большого количества документов. 

Посчитайте весь необходимый вам функционал, узнайте, есть ли помощь в установке и настройке сервисов и сколько стоят такие услуги. Обратите внимание, есть ли бесплатные обучающие материалы и инструкции. 

Интерфейс

Перед выбором системы проверьте бесплатную демоверсию, если она есть. Посмотрите, достаточно ли в системе функций для существующих процессов и развития бизнеса, удобен и привычен ли интерфейс.

Интеграция

В большинстве случаев работать в ЭДО можно через веб-интерфейс или через интеграцию с учетной системой. Если в компании используется 1С, об интеграции можно не переживать: возможность внедрить сервис в нее есть у всех крупных ЭДО.

Для внедрения сервиса в другие учетные системы нужны отдельные модули или API. Если в этом есть необходимость, заранее проверьте стоимость.

Роуминг

Если ЭДО используется для обмена с контрагентами и поставщиками, может понадобится интеграция с их системами электронного документооборота. Эта функция называется «роуминг», и она есть у большинства ЭДО. Обычно подключение «роуминга» и стоимость документов в нем зависит от условий основного тарифа. 

Сравнение систем 

СБИС

Контур.Диадок

Такском

Калуга.Астрал

СберКорус

Минимальный тариф

3 000 ₽ за 200 документов в год

2 290 ₽ за 250 документов в год

2 000 ₽ за 200 сообщений в год

1500 ₽ за 200 документов в год

1000 ₽ за 100 документов в год

Исходящие документы

от 15 ₽

9,2 ₽

10 ₽ 

10 ₽ 

от 6,75 ₽

Входящие документы

бесплатно

бесплатно

бесплатно

бесплатно

бесплатно

Интеграция с 1С

от 4 000 ₽

17 500 ₽ 

от 7 900 ₽ 

3 000 ₽

10 000 ₽

Интеграция по API

бесплатно

18 000 ₽ в год

бесплатно

бесплатно

бесплатно

Роуминг

бесплатно

бесплатно

бесплатно

бесплатно

бесплатно

Маркировка

1 500 ₽ за подключение

есть

зависит от задач

есть

есть

Мы  в «Первой Экспертной Бухгалтерии» берем на себя подключение, настройку системы электронного документооборота, консультирование по работе с ней и техподдержку.  Наш специалист обучает работе с ЭДО: рассказывает, как обмениваться соглашениями с контрагентами, показывает, где посмотреть идентификатор и многое другое.

Мы помогаем экономить: вся работа наших технических специалистов входит в тариф, и мы не берем наценку за ведение ЭДО. Стоимость работы с документами — по общим тарифам оператора ЭДО.

Если ЭДО у клиентов еще нет, мы чаще всего подключаем модуль 1С ЭДО оператора «Калуга Астрал», если есть — анализируем ситуацию и подхватываем текущую систему электронного документооборота. При этом всегда прислушиваемся к запросам клиента и подстраиваем работу под его запросы. 

Проверьте нас в деле

Подключим 1С ЭДО и поможем настроить документооборот

Реклама: ООО «ПЭБ», ИНН 5904400185, erid: LjN8KUvNH

Комментарии

2
КоАП РФ

Таможенная служба назвала самые распространенные предметы правонарушений

По линии административного производства таможенные органы ФТС России возбудили 40 625 дел. Из них почти половина приходится на юридических лиц — 17 923.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

ИП на упрощенке переехал в новый регион: как платить налог и сдавать отчетность. Риски фиктивной миграции

Встать на учет в качестве индивидуального предпринимателя можно только в ИФНС по месту жительства гражданина. Рассказываем, что делать ИП на УСН при смене адреса проживания: как встать на учет, куда отчитываться и платить «упрощенный» налог, какие ставки применять, какие риски могут возникнуть.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

Опубликован отчет о бесплатной юридической помощи за прошлый год

Минюст подготовил доклад о реализации государственной политики в области обеспечения граждан РФ бесплатной юридической помощью в 2023 году.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Как организовать прием оплаты по СБП в сфере услуг: фитнес-клубах, салонах красоты и автосервисах

Рассказываем, в чем особенность приема оплаты по СБП в сфере услуг — в фитнес-центрах, салонах, автосервисах и на автомойках — и как удобно его организовать.

Как организовать прием оплаты по СБП в сфере услуг: фитнес-клубах, салонах красоты и автосервисах

ФНС изменила сроки публикации о задолженностях в открытом доступе

Важная информация.

Что такое оферта по облигациям, когда это хорошо, а когда плохо

Каждый, кто инвестирует в облигации, рано или рано сталкивается с таким понятием как оферта — законной возможностью для эмитента переобуться на лету. Придумали её явно не для того, чтобы инвестором жить было лучше, но веселее — уж точно. Смотрим, когда это гуд, какие бывают типы оферты, разбираемся в подводных камнях.

Что такое оферта по облигациям, когда это хорошо, а когда плохо
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Mastercard заработала в Китае: историческое событие

Американская и международная платёжная система начала обработку внутренних платежей через совместное предприятие NetsUnion JV.

ЕНС (нюанс процедуры взыскания) — опасность кредитования бизнеса за счет несвоевременной уплаты налогов

Рассмотрим занятный, но не сильно "подсвеченный" момент, связанный с формированием решения о взыскании налогов и сборов в условиях действия ЕНС. Как следствие — приостановление операций по счетам.

Мишустин пошел на второй срок: какие задачи стоят перед правительством и кто останется в кресле

10 мая 2024 года депутаты Госдумы утвердили Михаила Мишустина в должности председателя Правительства России. Его кандидатуру внес президент.

Виды факторинга: что выбрать бизнесу в 2024 году

Любому бизнесу важно находить эффективные решения по управлению дебиторской и кредиторской задолженностью и поддержанию стабильного денежного потока. Один из наиболее действенных финансовых инструментов — факторинг. Рассмотрим основные виды факторинга и поможем определиться с выбором оптимального решения для вашего бизнеса.

Виды факторинга: что выбрать бизнесу в 2024 году
Инвестиции

Продал акции Газпрома. Какие акции покупать вместо них?

Рассказываю.

Продал акции Газпрома. Какие акции покупать вместо них?

Как мы помогли нашему клиенту выиграть процесс в Лондонском международном арбитражном суде

Как мы помогли нашему клиенту выиграть процесс в Лондонском международном арбитражном суде
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Общество

Куда идут в аспирантуру: самые востребованные направления

Росстат назвал самые распространенные направления подготовки среди выпускников в аспирантуре по итогам 2023 года.

УК РФ

На юрлиц стали чаще возбуждать уголовные дела за таможенные нарушения

Таможенные органы отчитались, что возбудили 641 уголовное дело в 1 квартале 2024 года.

Стартовал эксперимент с электронными студенческими билетами и зачетками: что дает

Электронные студенческие билеты и зачетные книжки появятся на Госуслугах. Их можно использовать наравне с бумажными.

Договор ГПХ: на какой срок можно заключить

Компании и предприниматели сотрудничают с внештатниками на основании договора ГПХ. Рассказываем, на какой срок можно составить договор гражданско-правового характера, и какие последствия могут быть, если указать срок неверно.

Договор ГПХ: на какой срок можно заключить
Инвестиции

До 17,5% от Абрамовича. Свежие облигации: Евраз на размещении

Горняки и металлурги пришли к нам за деньгами, а инвесторы и рады, что не только в лизинг и стройку можно инвестировать. Круто, но есть нюанс — отсутствует финансовая отчётность после 1П2022. Ни за весь 2022 год, ни за 2023 год отчётности нет. Посмотрим, как же так получается, и оценим необходимость участия в этом размещении.

До 17,5% от Абрамовича. Свежие облигации: Евраз на размещении

С Днём Победы!

9 мая, когда мы отмечаем День Победы, мы вспоминаем не только о тех, кто сражался на фронтах, но и о тех, кто с огромным мужеством выдерживал испытания в тылу. Среди них моя бабушка, Ольга Ефимовна, чья история наполнена не только горечью утраты, но и невероятной жизненной силой.

Путин: через 6 лет смертность от ДТП должна снизиться в 1,5 раза

В рамках достижения национальной цели «Комфортная и безопасная среда для жизни» президент поставил задачу снизить смертность в результате дорожно-транспортных происшествий.

Интересные материалы

Инвестиции

Неприятие потери, или почему ты не можешь продать Сегежу с Газпромом

Ситуация: ты покупаешь акции компании, которая внезапно становится токсичной и месяц за месяцем нащупывает новое дно. Классический пример — ВТБ. Но это было всегда, а вот более свежие примеры — Сегежа или народное достояние. Газовая компания вообще держится в топ-3 по популярности среди акций, а её ближайшие перспективы не менее туманны, чем Альбион.

Неприятие потери, или почему ты не можешь продать Сегежу с Газпромом