Какие документы выдаются работнику при увольнении?

Общие сведения о предоставлении документов

При окончании трудовых отношений с сотрудником, независимо от причины, на работодателя возложены обязательства по выдаче нескольких видов документов, связанных с трудовой деятельностью.

В последний день работы увольняемый сотрудник должен получить на руки оригиналы документов, но возможно случаи, когда выдаются копии. Они предоставляются уволенному сотруднику безвозмездно.

Передаваемые копии должны быть заверены: на экземпляре сотрудника под подписью ставится отметка, со словом «Верно» или «Копия верна», должностью, подписью и расшифровкой лица, заверившего копию, с обязательным указанием даты заверки документа.

Документация выдается увольняющемуся сотруднику в день окончания действия трудового договора. Однако бывший сотрудник может направить запрос на получение документов спустя некоторое время после окончания трудовых отношений. Ограничений при выдаче бывшему работнику документов ни по периоду, ни по сроку давности, прошедшему со дня увольнения, не предусмотрено. Нужно только учитывать обязательный срок хранения кадровых документов в организации.

Чтобы избежать споров с уволенным сотрудником и санкций контролирующих органов можно зафиксировать дату обращения сотрудника за документами, а также — дату и перечень выдаваемых документов. Для этого составляет опись таких документов, в которой сотрудник расписывается и указывает дату подписи.

Оптимизируйте документооборот в компании: доверьте архивную обработку и надежное хранение любых документов: бухгалтерских, кадровых, банковских сервису Делис Архив. Вам не нужно будет постоянно ездить к нам за документами — по вашему желанию мы оцифруем вашу бухгалтерию или кадровые документы и создадим электронный архив с удобным поиском по заданным параметрам.

Узнать больше об архивном хранении

Обязательно выдаваемые документы

Увольняемый сотрудник, без формирования дополнительных запросов, должен получить:

1. трудовую книжку (в случае ее ведения) или сведения о трудовой деятельности (в случае отказа от бумажной трудовой книжки);
2. справку о сумме полученных от работодателя выплат и количестве дней временной нетрудоспособности за установленный период;
3. выписки из отчетов по персонифицированному учету сотрудника.

Выдача трудовой книжки при увольнении

В общем случае, если по сотруднику ведется бумажная трудовая книжка, то она выдается в последний день присутствия на рабочем месте, даже если он перед увольнением отправляется в отпуск. Если выдать документ фактически невозможно, то компания обязана письменно уведомить бывшего работника о том, что нужно лично забрать документ или выслать заявление с разрешением переслать документацию почтой.

Отправляйте уведомление в день увольнения заказными письмами по всем известным адресам.

Отправленное уведомление — это гарантия, что компанию не привлекут к ответственности за нарушение трудового законодательства.

Лучше всего отправлять уведомление заказным письмом или заказным с почтовым уведомлением о вручении. Тогда вы сможете проследить судьбу письма и узнаете — получил его сотрудник или нет.

Для пересылки документов почтовым отправлением работник должен дать на это письменное согласие с указанием адреса доставки. После получения разрешения, необходимо направить документ ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Опись подтверждает, что вы отправили не просто пустой конверт или листы бумаги, а действительно трудовую книжку.

Кроме того, если почта потеряет письмо, ответственность за утрату книжки будет именно на ней, а не на работодателе.

Если от уволенного сотрудника не получено заявление на пересылку документа, он сможет получить документ у бывшего работодателя по письменному запросу. В течение трех рабочих дней организация, в которой хранилась трудовая книжка, должна выдать ее заявителю. Даты получения заявления и дату выдачи документа фиксируйте в обязательном порядке.

Для этого обычно ведут журнал учета выдачи трудовых книжек. А факт получения заявления может быть подтвержден записью в журнале входящей корреспонденции или другом регистре.

Дополнительный законный способ выдать документ — передать его по доверенности. Это разрешено при условии, что доверенное лицо имеет все необходимые документы и по возможности — может предоставить их копии организации, для устранения рисков претензий как самого сотрудника, так и контролирующих инстанций.

Увольняющемуся сотруднику, отказавшемуся от ведения трудовой книжки, работодатель должен выдать бумажную или электронную версию сведений о трудовой деятельности. Эта информация оформляется по форме СТД-Р. Этот документ может быть предоставлен как в бумажном, так и в электронном виде.

Выдача справки о доходах 182н

Федеральный закон о социальном страховании предусматривает обязательство работодателя предоставить справку о сумме заработной платы и иных выплат за два года. Последние изменения в форму справки внесены приказом Минтруда от 10.01.2022 № 1н (убрали подпись главного бухгалтера).

В документ включаются данные о заработке за два прошлых года и за текущий календарный год. Дополнительно в справке указывается количество дней нетрудоспособности и декретного отпуска, которые были в период трудовой деятельности у этого работодателя.

Справка в обычном порядке выдается в день увольнения. При отсутствии сотрудника, отправьте по месту жительства сообщение о явке за справкой или предоставлении от сотрудника письменного разрешения на отправку документа по почте.

Кстати, эти и иные необходимые сообщения сотруднику можно включить в одно письмо (например, вместе с извещением о необходимости получить трудовую книжку). Не обязательно отправлять сообщения отдельно

При обращении сотрудника после увольнения с заявлением о выдаче справки, работодатель выдает этот документ в течение трех дней. Аналогично трудовой книжке, выдачу справки можно осуществить третьим лицам, при наличии доверенности.

Для снижения рисков претензий контролирующих органов и иных споров, нужно фиксировать даты получения заявлений, отправки уведомлений и выдачи документов лично и по доверенности.

Справка 182н понадобится сотруднику при получении пособий и оплате больничных у нового работодателя.

Документация по персонифицированному учету

Список обязательных к выдаче документов дополняют сведения о персонифицированном учете, которые указываются в отчетных формах СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и в расчете по страховым взносам.

Сотруднику выдаются не формы целиком, а заверенные выписки с информацией о конкретном человеке:

• Из формы СЗВ-М собираются данные только за месяц увольнения.
• Сведения из ДСВ-З предоставляются сотруднику, если компания уплачивала дополнительные страховые взносы в счет увеличения накопительной пенсии своего работника.
• В той части РСВ, которая передается уволенному сотруднику, должна быть общая информация за текущий отчетный период (это по факту раздел 3 отчета в части начислений по конкретному работнику).

Аналогично иным документам, если вручить выписки в день увольнения невозможно — отправляйте сотруднику почтовое уведомление. Без него — организация будет нести риски административной и материальной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Если сотрудников у вас много, а бухгалтерия и кадры не справляются с наплывом запросов — вам нужен Делис Архив. Мы приведем в порядок ваши кадровые документы, сформируем аккуратные личные дела, соблюдая закон о персональных данных. По запросу сотрудников подготовим и передадим нужные справки и выписки. Делис Архив имеет соглашение с Пенсионным фондом на исполнение социально-правовых запросов граждан.

Если вам не понравится услуги — вернем деньги!

Посчитать стоимость услуг

Документы, выдаваемые по заявлению

Увольняемый сотрудник может получить дополнительные документы. Их предоставление возможно только при подаче письменного заявления. К подобным документам относятся:

1. Копии приказов о приеме на работу, о переводах между подразделениями организации, об увольнении и других.
2. Справка о доходах и суммах налога физического лица (бывшая справка 2-НДФЛ).
3. Справка о периоде работы у данного работодателя.
4. Справка о «северных» надбавках (при наличии) и другие документы, связанные с работой сотрудника

На подготовку документов работодателю дается три рабочих дня (). На практике централизованные бухгалтерии или кадровые отделы крупных компаний не всегда укладываются в сроки. Выдачи документов сотрудник ждет не три дня, а иногда 1-2 недели.

Имейте в виду, что оправдание более длительного срока сложностями документооборота в конкретной организации проверяющие не принимают во внимание, а сотрудник может пожаловаться в Трудовую инспекцию или даже прокуратуру. К примеру, если он не сможет оформить вовремя льготы из-за отсутствия необходимых документов или понесет иной ущерб.

Важно отметить, что сотрудник не обязан обосновывать и подтверждать необходимость получения им документов, связанных с работой, т. е. для выдачи документов у сотрудника нельзя запрашивать дополнительные сведения и иные документы.

Риски невыдачи документов при увольнении

За нарушение законодательно установленных правил выдачи документов возможно привлечение к административной ответственности (статья 5.27 КоАП). Размер штрафа будет следующий:

• при выявлении нарушения в первый раз: от 1 000 до 5 000 рублей — на ИП;
• от 30 000 до 50 000 рублей — на организацию;
• при повторных правонарушениях: штраф до 70 тысяч рублей, в качестве дополнительного наказания возможна дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.

Повторное нарушение — это невыполнение (ненадлежащее выполнение) одной и той же обязанности, установленной трудовым законодательством, выявленное в течении одного года.

Например, если руководитель нарушил срок выдачи копий документов в январе и в декабре 2021, то за второе нарушение ему будет грозить более высокий штраф.

Судебная практика складывается таким образом, что привлечь к ответственности могут даже если на момент возбуждения дела лицо перестало быть руководителем. А также — при совершении аналогичных нарушений в разных организациях.

Кроме административной, возможна материальная ответственность, в частности — компенсация за задержку выдачи сотруднику трудовой книжки. В этой ситуации организация обязана возместить бывшему работнику заработок, не полученный за все время задержки. Эта компенсация рассчитывается исходя из среднего заработка, выплачиваемого за период вынужденного прогула и устанавливается в судебном порядке.

Современный архив бухгалтерии

Безопасный документооборот, хранение, архивная обработка, уничтожение документов

Оставьте заявку, чтобы получить консультацию

Впишите свои контактные данные в форме ниже, мы с вами свяжемся:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным