Бухгалтерский аутсорс в 2023 году: как подписывать отчетность клиента, риски, последствия

Череда проблем с подписанием отчетности клиента

Сегодня бухгалтерским аутсорсингом в России пользуются около 1 млн предприятий и ИП. Официально зарегистрировано чуть больше 30 тыс. компаний, которые предоставляют такие услуги бизнесу (исследования NeoAnalytics), и это не считая самозанятых бухгалтеров и фрилансеров. С момента введения режима НПД в 2019 году и периода пандемии с 2020 по 2021 год количество дистанционных работников увеличилось и до сих продолжает расти.

В целом, практика передачи бухучета, расчета налогов и кадрового производства стороннему специалисту – достаточно распространенная. До недавнего времени никаких технических сложностей подобное сотрудничество не вызывало. Бухгалтер составлял отчетность, а затем подавал ее в госорганы, скрепив своей подписью и приложив доверенность от организации, либо заверив ЭП компании.

Первая сложность: запрет на «размножение» ЭП-токена

Ситуация стала меняться с января прошлого года, когда с 01.01.2022 вступили изменения в 63-ФЗ Об электронной подписи.

• Квалифицированные ЭП руководителям и ИП начали выдавать исключительно в Удостоверяющих центрах ФНС.

• Электронная подпись предоставляется теперь только руководителю, в единственном экземпляре – без возможности «размножения» для других сотрудников.

Внедрение МЧД еще больше запутало ситуацию

Законодателем предполагался следующий порядок взаимодействия бизнеса и государственных органов:

1. Бухгалтер как физическое лицо получает собственную ЭП в коммерческом аккредитованном удостоверяющем центре.

2. В налоговую инспекцию компания-клиент предоставляет доверенность, которая подтверждает полномочия аутсорсера (скан-копию, подписанную ЭП руководителя, или бумажный оригинал).

3. С этого момента отчетность может быть подписана либо ЭП самого руководителя, либо подписью уполномоченного физического лица (бухгалтера) при условии приложения доверенности.

Однако летом 2022 года начался тестовый прием отчетности в ФНС с использованием ЭП и машиночитаемой доверенностью (приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@). При отправке бухгалтеру теперь нужно прикреплять к отчету информацию об использовании МЧД.

Претензии к бухгалтерам-аутсорсерам со стороны ФСБ

Как только аутсорсеры начали разбираться с новыми требованиями налоговой службы к оформлению отчетности, выяснилось, что у ФСБ тоже есть претензии к тем, кто подписывает документы третьих лиц своей ЭП.

Зачем лицензия ФСБ бухгалтеру-аутсорсеру

Из письма ФСБ от 23.06.2022 № С-2133 следует, что если бухгалтер-аутсорсер в интересах третьих лиц подписывает собственной подписью электронные документы по ТКС с использованием шифровальных (криптографических) средств, он фактически оказывает услуги по шифрованию информации. А для предоставления подобных услуг нужна специальная лицензия.

Ведомство ведет речь о шифровальных (криптографических) средствах. Их полный перечень содержится в разделе 2.19 приложения 2 к Решению Коллегии Евразийской экономической комиссии от 21.04.2015 № 30 (см. стр. 211 по ссылке). В частности, к таким средствам относятся электронные подписи, ПО для шифрования и обработки данных, некоторое оборудование и кодирующие устройства.

Под лицензирование не подпадает использование ключа длиной до 56 бит. Однако минимальный размер ЭП, который применяется в бухгалтерии для подписания отчетности, составляет – 256 бит.

Упростите себе работу — перейдите на КЭДО

Поможет чек-лист с понятными инструкциями.

Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно

Чтобы получить чек-лист, заполните форму:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как связана бухгалтерия с шифрованием информации

На первый взгляд понятно только одно, что ничего не понятно.

Бухгалтер занимается учетом движения средств компании и отправляет отчетность в налоговую, он ничего не шифрует, а за техническую сторону вопроса отвечает оператор ЭДО. Почему тогда обязанность оформления лицензии возложили на аутсорсера?

У ФСБ на этот счет другое видение.

Формирование электронной подписи (ЭП, КЭП) технически невозможно без вспомогательной программы – криптопровайдера. В России большинство УЦ выдают сертификаты ключей, сформированные на платформе КриптоПро CSP.

КриптоПро – и есть программное шифровальное средство. Всякий раз, когда бухгалтер подписывает отчет, он автоматически шифрует данные. Заниматься без лицензии такой деятельностью по российскому законодательству можно только в собственных интересах. Аутсорсер же действуют от имени третьего лица – своего клиента.

Штрафы за отсутствие лицензии

Разберемся, какая ответственность грозит аутсорсерам, которые продолжают оказание бухгалтерских услуг без лицензирования своей деятельности в органах ФСБ.

Если представление электронной отчетности в ФНС в интересах третьих лиц вскроется, бухгалтер будет оштрафован по статье 13.13 КоАП:

• для физического лица сумма взыскания составит от 500 до 1 000 руб.;

• для должностного лица – от 2 000 до 3 000 руб.;

• для аутсорсинговой компании – от 10 000 до 20 000 руб.

Количество отправленных отчетов на размер штрафа не влияет, наказывается сам факт незаконной криптографии. Кроме того, возможна конфискация средства защиты информации, то есть КриптоПро CSP. Однако на практике ФСБ еще ни разу к ней не прибегала, ограничиваясь только денежным наказанием.

Кому точно нужна лицензия ФСБ

Из вышесказанного следует, что лицензия ФСБ на криптографию (шифрование данных) нужна всем бухгалтерам-аутсорсерам, которые подписывают отчетность клиента собственной ЭП и отправляют ее в налоговую.

Безусловно, такой алгоритм усложнит взаимодействие, будет чреват нарушением сроков подачи и наверняка потребует пересмотра условий договора с клиентом. Напомним, что сейчас ФНС выдает только одну подпись, которая не копируется. На практике придется каждый раз «дергать» директора с просьбой поставить свою ЭП.

Изготовление лицензии – тоже не простое и не бюджетное решение.

Хотя разрешительный документ ФСБ выдается бессрочно, но в стоимость мероприятия нужно включить госпошлину (7500 рублей), подготовку и осуществление аттестации рабочих мест (40-60 тыс. рублей), обучение и аккредитацию специалистов (40-70 тыс. рублей) – это все обязательные требования. Расходы перечислены еще без учета стоимости услуг организаций-посредников, которые помогают собрать документы и подать их в контролирующие органы.

Важный момент: самозанятый бухгалтер вообще не сможет оформить лицензию ФСБ на криптографию. Такая деятельность доступна только индивидуальным предпринимателям и юридическим лицам. Значит сначала придется изменить правовой статус.

Как выйти из положения законным путем

Напомним, если руководитель компании подписывает документы своей ЭП и отправляет их со своего компьютера в налоговую, а бухгалтер занимается только формированием отчетности, лицензия формально не нужна. Но такой порядок работы не всегда удобен клиентам.

Упростить взаимодействие можно путем:

• подключения удаленного доступа к компьютеру клиента, либо

• подключения услуги дистанционного подписания отчетности в СБИС. Расскажем подробнее о последнем способе!

Специальная настройка СБИС работает так:

1. Бухгалтер формирует отчет и нажимает кнопку «Отправить»;

2. Клиент входит в СБИС со своей ЭП, и файл автоматически пересылается в налоговую.

3. Бухгалтер может видеть все личные кабинеты клиентов в режиме своего одного окна, нет необходимости выходить из одного кабинета и заходить в другой.

SABY BUHTA – это супер Личный кабинет. Подключаете клиентов в разные кабинеты, но все что нужно, видите в одном супер-ЛК!

Что еще дает SABY BUHTA (помимо продолжения работы с соблюдением последних требований ФСБ):

• возможность подключения всех клиентов к сервисам СБИС и получения 25 % от суммы выплат;

• готовую CRM-систему для бухгалтеров, в которой можно составлять договоры и выставлять счета;

• удобный личный кабинет, структурирование информации по всем компаниям в одном окне;

• возможность быстрого взаимодействия с клиентом с помощью чатов и видеозвонков, в сервис интегрированы самые популярные мессенджеры.

Идеальное решение для организации и управления бизнесом по предоставлению бухгалтерских услуг!

Подробней о том, как продолжить работу бухгалтеру-аутсорсеру без претензий ФСБ по ссылке сервиса Бизнес Легко.

Упростите себе работу — перейдите на КЭДО

Поможет чек-лист с понятными инструкциями.

Забирайте бесплатный чек-лист — переходите на КЭДО безболезненно

Чтобы получить чек-лист, заполните форму:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «БИЗНЕС ЛЕГКО», ИНН: 9724022968, erid: LjN8K34Vw