Единые требования к электронным документам. Что нужно знать кадровику

Как организации работают с КЭДО

Нововведения, благодаря которым компании могут перейти на КЭДО, действуют еще с 2021 года по закону от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Согласно этому НПА, организации могут подписывать любые кадровые документы в электронном виде, кроме следующих документов:

• трудовые книжки;

• акты о расследовании несчастных случаев на производстве;

• приказы об увольнении;

• инструктажи по охране труда.

При работе с КЭДО работодатель должен:

• Обеспечивать подписание документов ЭП, которая отвечает требованиям ТК.

• Фиксировать получение документа.

• Хранить кадровые электронные документы.

Эти планы до сих пор остаются нереализованными и на сегодня у работодателей нет никаких обязательств по передаче документов в «Работу в России». Тем не менее цель по централизованному хранению кадровых документов у Правительства РФ осталась.

Зачем ввели единый формат кадровых электронных документов

Когда никаких требований к форматам документов не было, сотрудник кадровой службы работал с теми, которые поддерживала его система кадрового учета — в том числе pdf, docx и другие.

Чтобы планы правительства по централизованному хранению кадровых документов стали технически возможными, было принято решение привести все кадровые документы к единому формату.

Если кадровый электронный документ создали раньше 1 марта 2023 года, то исправлять его под новые требования не придется. Это закреплено ст. 12 ТК, а также подтверждается Минтрудом на его официальном сайте.

Какие документы должны соответствовать единым требованиям

Кадровые документы, за исключением тех, которые перечислили ранее, можно оформлять только на электронных носителях и полностью обходиться без бумажных экземпляров.

Компания сама устанавливает перечень таких документов. В приказе № 578н есть перечень из 123 возможных видов кадровых электронных документов, которые имеют отношение к приему на работу, оплате труда, персональным данным, материальной ответственности и т.д. Но несмотря на большое количество документов в перечне, в нем нет многих распространенных кадровых документов, например, заявления на оплачиваемый отпуск и приказа на отпуск. В таких случаях работодатель может применять тип документа 12.999 «Иные документы», в которые работодатель может отнести все документы, которые не попадают в классификатор Минтруда.

Так, например, работодатель может один раз назначить код документа (кадрового мероприятия) для печатной формы 1С и в дальнейшем, всем документам, которые создает работодатель из печатных форм 1С, будет автоматически присваиваться установленный тип.

Аналогично, для шаблонов кадровых документов, которые доступны работникам в их личном кабинете, работодатель можно один раз установить код документа (кадрового мероприятия) и в дальнейшем, всем документам, создаваемым работодатниками из шаблонов EasyDocs, будут автоматически присваиваться установленные типы.

Какую структуру имеет кадровый электронный документ

Каждый кадровый электронный документ должен содержать несколько структурных элементов:

• Основной файл, который подписывает работодатель и работник, в формате PDF/A-1A.

• Приложения к основному файлу — тексты, картинки или таблицы.

• Электронные подписи работодателя и работника, которые применяются в соответствии со ст. 22.3 ТК для того или иного кадрового электронного документа. Основной файл и приложения подписываются отдельными электронными подписями.

• Машиночитаемая доверенность (МЧД) нужна в случае, когда документ подписывает не единоличный исполнительный орган, который имеет право действовать без доверенности, а любой другой представитель организации, действующий на основание доверенности.

• Описание в xml-формате, в котором в структурированном виде хранится вся информация о кадровом электронном документе, включая его тип и все структурные элементы.

Как получить описание кадрового электронного документа

На официальном сайте Минтруда можно посмотреть XML-схему описания кадровых электронных документов. Сейчас действуют версии 1.0 (ей можно пользоваться до 31 марта 2024 года) и 1.1. Когда выйдет еще более новая, чем 1.1, версия, то пользоваться 1.1 можно будет еще в течение года с выхода первого обновления для нее. Например, если версия 2 выйдет в апреле 2024, ее обновление — в мае 2024, то пользоваться старой версии можно будет до июня 2025.

Такой срок дают программистам, чтобы они успели доработать системы КЭДО под новые требования Минтруда. Если компания использует собственную программу для КЭДО, то дорабатывать систему придется самостоятельно.

Структурные элементы кадрового документа хранятся в EasyDocs не в ZIP-архиве, как у большинства остальных провайдеров, а в PDF-файле со штампами электронных подписей, которыми был подписан кадровый дкоумент. Такой способ хранения делает работу с кадровыми документами более удобной, как для кадровых специалистов, так я для сотрудников, т.к. документ можно просмотривать даже на мобильном телефоне и для его открытия не требуется программа для работы с ZIP-архивами.

Ответственность за нарушение требований

Если кадровый электронный документ не отвечает обязательным требованиям, то ГИТ или судебные инстанции, а также государственные системы, например, Госуслуги, могут его не принять. Кроме того, компанию могут привлечь за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП. Так, за ненадлежащее оформление трудового договора штраф составляет 50 — 100 тысяч рублей.

Переходить на КЭДО — не обязанность, а право компании. Но это право поможет упростить и ускорить работу с кадровыми документами. Выбирайте надежного провайдера, у которого есть готовые интеграции с вашей привычной учетной системой и удобный интерфейс.

Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров

Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов

Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8JwLBM