Как заполнить ЕФС-1 при заключении и прекращении договора ГПХ

Отчет ЕФС-1 при заключении и прекращении договора ГПХ. Вкратце о главном

ЕФС-1 объединил в себе несколько отчетных форм, которые утратили свою силу с 2023 года. В этой статье рассмотрим порядок и особенности заполнения этого документа только при заключении и прекращении действия договора ГПХ. 

Что нужно знать про ЕФС-1

• ЕФС-1 включает сведения упраздненного в 2023 году отчета СЗВ-ТД.

• Отчет нужно сдавать в территориальное отделение Социального фонда России (СФР) по месту учета заказчика.

• Если сдаете отчет на бумаге, воспользуйтесь формой, которая утверждена постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

• Если составляете отчет в электронном виде, нужно руководствоваться форматом, который приведен в постановлении Правления ПФР № 246п от 31.10.2022.

• Срок сдачи отчета — не позднее следующего рабочего дня после заключения или прекращения действия договора ГПХ.

• Форма сдачи — на бумаге или в электронном виде.

Если в организации или ИП общее количество работников и исполнителей по договорам ГПХ не превышает 10 человек, отчитаться можно одним из способов: на бумаге или электронно. Если больше 10 человек — только в электронной форме. Обратите внимание, что в расчет берутся только застрахованные лица, то есть те работники или исполнители, за которых заказчик платит в бюджет страховые взносы. Самозанятые и ИП не считаются.

• Отчет нужно сдавать не по всем ГПД, а только если заключаете / прекращаете действие договора оказания услуг, выполнения работ, авторского заказа, лицензионного договора и договора об отчуждении исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности.

• Если заключаете или прекращаете договор ГПХ, в состав отчета ЕФС-1 нужно включить Титульный лист, Подраздел 1 Раздела 1, Подраздел 1.1 Подраздела 1.

• Когда формируете отчет, руководствуйтесь Порядком заполнения, который приведен в постановлении Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

• Если заказчик нарушит срок сдачи отчета или подаст его с ошибками, возникнет ответственность по ст. 15.33.2 КоАП и ст. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Как заполнить ЕФС-1 при заключении / прекращении договора ГПХ

Начните заполнять отчет с Титульного листа.

Как заполнить титульный лист

На титульном листе нужно указать следующие сведения:

• Регистрационный номер.

Внесите действующий регистрационный номер страхователя, который был ранее получен в ПФР. Для тех организаций и ИП, которые зарегистрировались в 2023 году, этот номер можно посмотреть в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

• Полное или сокращенное наименование организации / ИП.

Укажите название организации в соответствии с учредительными документами или ФИО индивидуального предпринимателя без аббревиатуры ИП.

• ИНН/ КПП.

Организации заполняют обе строки, а ИП только одну — ИНН. Так как ИНН юридического лица состоит из 10, а не из 12 знаков, в оставшихся двух ячейках нужно поставить прочерки.

• ОКФС, ОКОГУ ОКПО.

Заполняют только государственные и муниципальные учреждения, которые сдают подраздел 1.3. формы. Коммерческие организации и ИП здесь ничего не пишут.

• Код по ОКВЭД.

Его можно посмотреть в выписке из ЕГРИП/ ЕГРЮЛ.

• ОГРН/ ОГРНИП.

Укажите основной государственный регистрационный номер организации или ИП. Его также можно посмотреть в выписке из государственного реестра.

• Номер телефона, адрес электронной почты.

Укажите актуальные контактные данные, чтобы проверяющие могли связаться с заказчиком для уточнения информации.

• Сведения о страхователе, за которого представляются сведения.

Эту строку заполняют только правопреемники организаций, которые уже перестали существовать. Заказчики, которые отчитываются о заключении или прекращении действия договора ГПХ, заполнять этот блок не должны.

В самом низу Титульного листа руководитель организации / ИП должен указать свою должность, поставить подпись, расшифровку и дату заполнения отчета.

После того, как Титульный лист будет заполнен, можно переходить к Разделу 1 и его подразделам.

Как заполнить сведения об исполнителе по ГПХ в отчете ЕФС-1. Пошаговая инструкция

Заполняем подраздел 1

В этот раздел нужно внести основные персональные данные исполнителя, по которому сдаете отчет, а именно:

• СНИЛС.

Номер исполнителя должен состоять из 11 цифр в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ.

• ИНН.

Номер ИНН можно узнать у исполнителя или пробить его по базе ФНС, введя паспортные данные, ФИО и дату рождения исполнителя.

• ФИО.

Укажите данные исполнителя на русском языке в именительном падеже без сокращений, например, Иванов Иван Иванович.

• Дату рождения.

Дата указывается в формате: день, месяц, год. Месяц можно прописать полностью или указать только его номер. Например, эту строку можно заполнить так: «26 октября 2023 г.», или так: «26.10.2023 г.». 

• Статус застрахованного лица.

В поле статус застрахованного лица нужно указать один из пяти кодов, которые приведены в таблице из п. 3.6 Порядка заполнения отчета. По гражданам РФ указывается код «ГРФ».

• Гражданство — код страны.

Код страны нужно указать в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Если подаете отчет по исполнителю-гражданину РФ, нужно указать код «643», если в отношении лица без гражданства — код «000».

Заполняем Подраздел 1.1 Подраздела 1

Заказчику необходимо заполнить только таблицу. Первые две строки подраздела, в которых указывается информация о подаче заявления на ведение трудовой книжки или о представлении сведений о трудовой деятельности, заполнять не нужно.

• Графа 1.

Укажите порядковый номер записи. Если подаете отчет сразу по нескольким событиям, например, одновременно о заключении и прекращении договора или в отношении нескольких исполнителей, то номера укажите в порядке их возрастания, без пропусков.

• Графа 2.

Укажите дату начала или окончания работ по договору. Если период работы не определен, указывается дата договора — при подаче отчета о заключении ГПД или дата акта выполненных работ — если отчет заполняется при прекращении договора ГПХ. Подробнее особенности заполнения граф 2 и 9 в различных ситуациях рассмотрим ниже.

• Графа 3.

Укажите основание, по которому сдаете отчет. Если заключаете договор ГПХ, укажите «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», при прекращении его действия — «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

• Графа 4.

Заполните этот столбец, если сдаете отчет по внештатнику, который оказывает услуги или выполняет работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям.

• Графа 5.

Заполнять не нужно.

• Графа 6.

Укажите код, который соответствует выполняемой внештатником функции. Его нужно взять из Общероссийского классификатора занятий, который утвержден приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст.  Он указывается в формате ХХХХ.Х. Кроме кода, нужно указать сокращенное название договора ГПХ. Перечень всех сокращений по договорам ГПХ приведен в таблице из п.4.7 Порядка заполнение отчета.

Например, если заключаете договор на оказание услуг по разработке программного обеспечения с IT-специалистом, графу 6 нужно заполнить следующим образом:

«2512.1 ДГПХ».

• Графа 7.

Заполнять не нужно.

• Графа 8.

Укажите название документа, на основании которого составляется отчет. В большинстве случаев это сам договор ГПХ, в некоторых — акт об оказанных услугах / выполненных работах.

• Графа 9.

Укажите дату документа, на основании которого заполняется отчет: договора ГПХ или акта об оказанных услугах.

• Графа 10.

Отразите номер документа, на основании которого составляете отчет.

Особенности заполнения граф 2 и 9 при заключении и прекращении договора ГПХ

Разъяснение Минтруда по заполнению ЕФС-1

В начале апреля Минтруд выпустил подробные разъяснения по порядку заполнения ЕФС-1 при заключении / прекращении договора ГПХ. В них ведомство рассказало, как заполнять отчет (письмо от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784):

• Если исполнитель начал оказывать услуги до или после заключения договора.

• Если в договоре не указан срок его действия, а также даты начала и окончания оказания услуг.

• Если в договоре не прописан срок, на который он заключается, но отражен период оказания услуг.

Отдельно ведомство высказалось по поводу необходимости сдачи ЕФС-1, если исполнитель утратил статус самозанятого в период действия договора.

Нужно ли сдавать ЕФС-1, если исполнитель утратил статус самозанятого в период действия договора

Да, нужно. Минтруд указал на то, что если внештатник утратил статус плательщика НПД — это существенное условие, которое становится причиной расторжения старого договора ГПХ и необходимости заключения нового. 

По новому договору, который будет заключен с таким исполнителем уже в статусе физлица, а не самозанятого, нужно отчитаться в СФР о его заключении и прекращении.

Платформа Консоль.Про — официальный партнер ФНС, что дает ей право проверять статус самозанятых автоматически перед каждой выплатой и формировать чеки сразу после выплаты вознаграждения. Платформа покажет, если исполнитель лишился статуса самозанятого, и не проведет платеж без вашего согласия на новый статус. Если все хорошо — вы моментально получите чек. 

Самозанятый аннулировал чек, что делать компании?

Получите бесплатный чек-лист по сотрудничеству с самозанятыми

Узнайте, как обезопасить свою компанию при сотрудничестве с самозанятыми

Заполните форму ниже и мы пришлем чек-лист на ваш e-mail:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8KbDVA