Как вести воинский учёт работников

Кто обязан вести воинский учёт

Воинский учёт у работодателей — это сбор и документальное оформление информации о работающих у них призывниках и военнообязанных. Его должны вести организации всех форм собственности, в том числе малые предприятия — на основании п. 7 ст. 8 закона № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», пп. 6 п. 1 ст. 8 закона № 61-ФЗ «Об обороне», п. 9 Положения о воинском учёте. 

Организации обязаны:

• при заключении трудовых договоров запрашивать у работников документы воинского учёта;
• сообщать в военкоматы о приёме и увольнении военнообязанных и подлежащих призыву работников;
• заполнять специальные учётные документы;
• проводить сверки с военкоматами и др.

Эти обязанности распространяются только на организации. У ИП таких обязанностей нет, так как они не указаны в п. 7 ст. 8 закона № 53-ФЗ от 28.03.1998 г и в другой нормативке по воинскому учёту. Но по Трудовому кодексу они должны запрашивать документы воинского учёта у тех, кого принимают на работу.

Подарок от экспертов сервиса «Моё дело»:

практическое пособие по получению господдержки

Как получить кредитные каникулы, льготные кредиты и субсидии

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам подробную инструкцию бесплатно!

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Как начать вести воинский учёт в организации

Чтобы наладить учёт призывников и военнообязанных, нужно руководствоваться Положением о воинском учёте, утверждённым Правительством РФ, Инструкцией об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета от Минобороны и методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ.

Выясните, каких работников учитывать

Воинский учёт ведут по двум категориям работников:

1. Призывники — мужчины от 18 до 27 лет, обязанные состоять на воинском учёте и не пребывающие в запасе, кроме освобождённых от призыва, например, по состоянию здоровья.
2. Военнообязанные:

• мужчины, пребывающие в запасе; 
• женщины, отучившиеся по военно-учётной специальности, например, сестринское дело, стоматология, геодезия, фармация, информатика и вычислительная техника, программирование в компьютерных системах;
• уволенные с военной службы в запас; 
• выпускники вузов, обучавшиеся по программе подготовки офицеров запаса на военных кафедрах;
• те, кто получил отсрочку или освобождение от призыва на военную службу;
• уволенные с военной службы, которых впоследствии поставили на воинский учёт в комиссариатах; 
• те, кто проходил альтернативную гражданскую службу.

Узнать, подлежит ли работник воинскому учёту, можно по отметкам на странице 13 паспорта и по документам воинского учёта — военным билетам, временным удостоверениям, приписным свидетельствам, справкам.

Учитывать нужно всех военнообязанных и призывников, с которыми заключён трудовой договор, включая совместителей и дистанционных работников.

Военкомат снимает военнообязанных с воинского учёта, когда они достигают предельного возраста пребывания в запасе. Это зависит от звания и пола. Например, женщин в звании сержанта, старшины или прапорщика снимают с учёта, когда им исполняется 45 лет, а мужчин — в 50 лет.

У работников, которых сняли с воинского учёта, в военном билете должна быть об этом отметка военкомата. Их не нужно ставить в организации на учёт.

Назначьте ответственного работника

Ответственность за воинский учёт в организации лежит на её руководителе. Он может поручить военно-учётную работу другому работнику — кадровику, бухгалтеру. Для этого оформите приказ о совмещении должностей. 

Организации с большой численностью могут принять на работу специалиста, который будет заниматься только ведением воинского учёта. Если для этого нужно два работника и более, их объединяют в отдельное подразделение — военно-учётный стол.

В п. 12-13 Положения о воинском учёте есть нормы, по которым можно рассчитать, сколько специалистов нужно для военно-учётной работы в организации. Например, если у работодателя менее 500 призывников и военнообязанных, понадобится один внешний совместитель или работник, совмещающий должности. От 500 до 2 000 — нужен отдельный специалист по воинскому учёту.

Кроме оформления учётных документов, ответственный работник должен разъяснять сотрудникам их воинские обязанности, сообщать о вызовах в военкомат и давать им возможность туда явиться.

Издайте приказ об организации воинского учёта

Приказ об организации воинского учёта граждан, в том числе бронирования граждан в запасе составьте по форме из приложения 4 к методическим рекомендациям. В нём пропишите должности и ФИО:

• ответственного за работу по воинскому учёту;
• того, кто будет его замещать во время отпуска, командировки или больничного.

После оформления приказа его нужно согласовать с местным военкоматом. Если по месту нахождения организации его нет, то с местной администрацией. В разных регионах и городах требования военкоматов могут отличаться, поэтому лучше предварительно уточнить информацию у них.

Образец приказа

Составьте план работы

План работы по ведению воинского учёта граждан и бронирования граждан в запасе составьте по форме из приложения 17 к методическим рекомендациям. Его разрабатывают в течение года и тоже согласовывают с военкоматом или местными властями. Уточните у них конкретную дату согласования.

Образец плана работ

Оформите остальные документы для военно-учётной работы

Список документов, которые нужно оформить для воинского учёта приведён в п. 39 Методических рекомендаций. Среди них:

• журнал проверок по форме из приложения № 18;
• расписки в приёме документов воинского учёта по форме из приложения № 14.

Но личные карточки Т-2 из этого списка больше не применяют для воинского учёта.

По требованиям местных военкоматов, возможно, понадобится оформить и другие документы. 

Проверьте, есть ли у работников документы воинского учёта

Документы воинского учёта входят в перечень обязательных документов при устройстве на работу (ст. 65 ТК РФ). Те, кто в запасе, предъявляют один из документов:

• военный билет офицера запаса по форме № 2;
• временное удостоверение, выданное взамен военного билета офицера запаса, по форме № 4;
• военный билет по форме № 1;
• удостоверение, выданное взамен военного билета, по форме № 3;
• справка взамен военного билета, по форме № 1/У;
• персональная электронная карта по форме № 1/К. 

Призывники предъявляют удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, по форме № 5. Его ещё называют приписным свидетельством.

Иногда по договорённости с работодателем сотрудник предъявляет эти документы уже после заключения трудового договора. Если работник этого не сделает, то, по мнению Роструда, к нему можно применить дисциплинарное взыскание — замечание или выговор. Но сначала работодатель должен оценить все обстоятельства, выяснить, есть ли у работника уважительные причины для такого нарушения и определить степень его вины. Для этого у сотрудника нужно запросить письменные объяснения. 

Если приняли решение наложить дисциплинарное взыскание, работник сможет обжаловать его в государственной инспекции труда (ГИТ), в комиссии по трудовым спорам (КТС) или обратиться в суд. Есть судебная практика, подтверждающая, что наказывать можно только за нарушения, связанные непосредственно с исполнением трудовых обязанностей. Представление документов воинского учёта при приёме на работу к ним не относится.

Если вы выяснили, что у работника нет военного билета, он не стоит на воинском учёте, хотя обязан или тот отказывается регистрироваться по месту пребывания, то должны в двухнедельный срок сообщить об этом в военкомат. Для нужно направить сведения по форме из приложения № 9 — в течение 14 дней с даты, когда это обнаружили. Укажите в ней, что у принятого на работу гражданина нет документов воинского учёта.

Работнику, который не встал на учёт в военкомате, хотя обязан, оформите и выдайте на руки направление по форме из приложения 3 к инструкции от Минобороны. Для постановки на учёт работник должен предъявить его в военкомат.

Заведите учётные карточки

До 8 января 2022 года для воинского учёта применяли личные карточки по форме № Т-2. Теперь на каждого военнообязанного и призывника нужно заводить учётную карточку по форме № 10, причём в двух форматах — бумажном и электронном. В ней указывают:

• на лицевой стороне — наименование организации, ФИО работника, дата и место рождения, образование, профессию, семейное положение, состав семьи, адрес проживания, реквизиты паспорта и др.;
• на обороте — сведения о воинском учёте, о приёме на работу и увольнении.

В конце формы есть поле для отметки о снятии с воинского учёта для тех, кто достиг предельного возраста пребывания в запасе.

Менять информацию в электронных карточках и распечатывать их может только работник, который ведёт воинский учёт.

Проведите сверку сведений с военкоматом

Как минимум раз в год работодателю нужно сверять информацию из учётных карточек с данными военкомата. Они должны совпадать. Дату сверки обычно согласовывают при утверждении военкоматом плана работ. Порядок проведения сверки прописан в приложении № 12 к методическим рекомендациям. 

Сверку проводят с военкоматом по месту расположения организации. По работникам, которые приписаны к другим военкоматам, — по месту приписки. В этом случае документы отправляют Почтой России или другой службой доставки. Если по месту расположения организации нет военкомата, сверку проводят с местной администрацией.

Чтобы сверить свои сведения, организация заполните специальную форму — списки работников, пребывающих в запасе. Информацию берите из раздела II оборотной стороны учётной карточки. Списки составьте в двух экземплярах. На втором напишите регистрационный номер, дату отправки и храните в течение года, до новой сверки.

Как и куда отчитываться

По военнообязанным и призывникам работодатели отчитываются в военкомат.

1. О принятии и увольнении работников сообщайте в течение двух недель по форме из приложения № 9 Методических рекомендаций. В тот же срок сообщайте об изменении личных данных в учётных документах (семейном положении, образовании, должности, места проживания, состояния здоровья и т. д.). 
2. По запросам военкоматов и местной администрации направляйте сведения о работниках, состоящих и не состоящих на воинском учёте по форме из приложения № 10 — не позднее 14 дней после получения запроса.
3. Если у вас есть несовершеннолетние работники, ежегодно в сентябре подавайте список мужчин, достигших 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — тех, кто в следующем году подлежит первоначальной постановке на воинский учёт, то есть кому будет 17 лет. Список заполняйте по форме из приложения № 6.

Сведения о приёме и увольнении подают в военкомат по месту нахождения организации, об изменении личных данных — в тот, который указан в военном билете как место приписки военнообязанного. По иногородним работникам сведения направляют в военкомат по месту их регистрации.

Что будет за нарушения правил воинского учёта

Если не вести воинский учёт или действовать не по правилам, директору или ответственному за военно-учётную работу, которого он назначил, грозят административные штрафы:

• от 1 000 до 5 000 руб. — за то, что не сообщили о принятых и уволенных военнообязанных работниках и призывниках, а также о тех, кто не состоит на воинском учёте, хотя должен (ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ);
• от 1 000 до 3 000 руб. — за несдачу в установленный срок списков работников, подлежащих первоначальной постановке на воинский учёт (ст. 21.1 КоАП РФ);
• от 1 000 до 3 000 руб. — за то, что не оповестили работника о вызове по повестке или не дали ему возможности своевременно явиться в военкомат (ст. 21.2 КоАП РФ).

Соблюдение работодателями законов о воинском учёте контролируют штабы военных округов и местные военкоматы. Там, где их нет — местная администрация. В организациях с численностью свыше 500 работников проверки проводят ежегодно, в остальных — не реже одного раза в три года.

Мы решили помочь бизнесу, и разработали поисковик по мерам господдержки. Введите ИНН вашей компании в специальном сервисе «Моё дело Бюро», и вы получите список полагающихся именно вашей компании преференций с подробными инструкциями по их получению. Сервис бесплатен и доступен каждому зарегистрированному пользователю.

Чтобы получить доступ к сервису, просто заполните заявку.