Что такое оправдательные документы в бухгалтерском учёте

Всем привет! С вами Алексей Иванов — директор по знаниям интернет-бухгалтерии «Моё дело» и автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского». Каждую пятницу в нашем блоге на «Клерке» я рассказываю о бухгалтерском и управленческом учётах. Тем, кто только готовится стать бухгалтером, это поможет поближе познакомиться с профессией. Матёрым главбухам — взглянуть на привычные категории под другим углом. Предпринимателям — понять, какую пользу можно извлечь из бухгалтерии.

Задумал написать несколько постов о том, как обобщается и верифицируется бухгалтерская информация: от первички через регистры к финансовой отчётности и подтверждению ее данных. О первичных документах я уже рассказывал, а сегодня рассмотрю их близких родственников, которые официально получили свой статус со вступлением в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».

В новом стандарте введён термин, который раньше в бухучёте не использовался — оправдательные документы. Это полезная новация, она позволяет отделить первичные учётные документы от других документов, которыми отражаются факты хозяйственной жизни (ФХЖ). Практика показывает, что не все бухгалтеры разделяют эти понятия. Отсюда и нелепые требования типа обязательного предоставления в бухгалтерию счёта на оплату или наличия подписи поставщика на товарной накладной для принятия её к учёту.

Бухгалтерия для бизнеса

онлайн-курс Алексея Иванова

Получите бесплатные видео с уроками курса!

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись.

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Оправдательный документ — это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни. Он составляется не для бухгалтерского учёта, а для юридической фиксации этого факта. Поэтому он может не содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Вот типичные представители оправдательных документов:

• договор;

• кассовый чек;

• квитанция об оплате.

При этом оправдательный документ может содержать реквизиты, которые не требуются в бухгалтерском учёте, но нужны для оформления гражданско-правовых отношений. Например, подписи представителей контрагента, которые фиксируют передачу ценностей одной стороной и приёмку другой. Бухгалтерия традиционно требует документы, которые подписаны с обеих сторон, и раньше это не было большой проблемой. Но в пандемию с массовым переходом на удалёнку подписание документов стало болью. Хотя боль-то фантомная: ст. 9 закона 402-ФЗ требует наличия в первичном документе подписи лица или лиц, ответственных за совершение операции и её оформление со стороны компании. Эти ребята берут на себя ответственность за то, что факт хозяйственной жизни зафиксирован в первичном документе корректно, и его можно принимать к учёту.

Первичные учётные документы могут составляется на основе оправдательных. Такая конструкция давно существует, новый стандарт просто дал имя имеющейся сущности. Например, чтобы отразить в бухучёте списание дебиторской задолженности подотчётного лица, нужен первичный документ — авансовый отчёт. Он составляется на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые обосновывают затраты подотчётника, и содержит информацию о них. Вот эти документы и являются оправдательными.

Моё дело Бюро

Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг

Узнать больше