Излишки и недостачи при инвентаризации: как отразить в бухгалтерском и налоговом учете

Отражение недостач

Недостача — фактическое отсутствие активов в распоряжении компании, при наличии данных об этих активах в учете. Возможно несколько вариантов возникновения недостач: хищение, порча, ошибки при оприходовании или списании и прочие.

При выявлении несоответствия учетных данных и фактического наличия активов необходимо первоначально выявить возможные причины расхождений. В частности, проследить все движения в учетных системах по недостающим активам. Если будет выявлено, что недостача образовалась из-за ошибки в бухгалтерском учете — необходимо внести соответствующие исправления.

Документальное оформление

При выявлении недостач необходимо оформить сличительные ведомости. Как правило, для этого используются унифицированные шаблоны, однако, допускается применение самостоятельно разработанных форм.

Сличительные ведомости могут быть совмещены с инвентаризационными описями, как в формах ИНВ-15 и ИНВ-16.

Для документального оформления недостач основных средств и НМА, можно использовать сличительную ведомость по форме ИНВ-18. Для ТМЦ — товаров, материалов и других запасов — используется специализированная форма ИНВ-19. Отчетные и инвентаризационные формы необходимо закрепить в учетной политике.

Дополнительно можно оформить ведомость учета результатов, которая потребуется для обобщения результатов контрольных проверок разных активов. Она составляется по форме ИНВ-26. Решение о дальнейших шагах по урегулированию расхождений между учетными и фактическими данными удобнее принимать на основании одного документа, в котором содержатся сводные данные о выявленных недостачах.

После формирования необходимых ведомостей и описей потребуется составить протокол заседания инвентаризационной комиссии с пояснениями о выявленных недостачах и предложениями об урегулировании.

На основании протокола издается приказ об утверждении результатов инвентаризации, где фиксируются решения руководителя по каждой недостающей позиции.

Для безопасного отражения в налоговом учете дополнительно потребуется оформление следующих документов:

1. Письменное обязательство виновного сотрудника о возмещении ущерба.

2. Решение суда о взыскание ущерба с виновного лица.

3. Документы, подтверждающие отсутствие виновных лиц и невозможность их установления (например, постановление об отказе в возбуждении уголовного дела).

4. Документы, подтверждающие возникновение чрезвычайной ситуации.

В соответствии с официальной позицией Минфина в расходы по налогу на прибыль списать стоимость похищенных товаров можно при условии подтверждения факта хищения от уполномоченных органов государственной власти (МВД). Иные документы (инвентаризационные описи, объяснительные записки и прочие) не являются основаниями для признания в расходах себестоимости недостающих товаров.

Исключение: виновное лицо установлено и возместило ущерб. В этом случае стоимость товаров будет формировать внереализационные расходы, а полученные денежные средства — внереализационные доходы.

Отражение в бухгалтерском учете

Недостачи в бухгалтерском учете отражаются в два этапа. Первоначально — стоимость недостающих активов списывается на счет 94, далее — в зависимости от причин недостач — выполняется закрытие этого счета.

Недостающие запасы и другие активы списываются со счетов, на которых они учитывались, по себестоимости учета. Возможны следующие записи:

Дт 94 — Кт 10, 41, 43... — списана стоимость недостающих запасов;

Дт 94 — Кт 16 — отражены отклонения (при использовании учетных цен);

Дт 94 — Кт 42 — сторнирована торговая наценка.

На основании оформленных документов выполняются проводки по закрытию счета 94:

Дт 20, 23, 29, 44 — Кт 94 — списание недостач не превышающих нормы естественной убыли;

Дт 91.2 — Кт 94 — списание сверх норм естественной убыли и ненормируемых активов;

Дт 91.2 — Кт 14 — сторно резерва под обесценение ТМЦ (если резерв создавался);

Дт 73.2,76 — Кт 91.1 — отражение дохода в виде возмещения от виновного лица.

Недостача основных средств отражается следующими проводками:

Дт 01.9 — Кт 01 — списание первоначальной стоимости недостающего ОС

Дт 02 — Кт 01.09 — списана накопленная амортизация

Дт 94 — Кт 01.9 — балансовая стоимость ОС отражена в составе недостачи

Дт 91.2 — Кт 94 — стоимость недостающего объекта списана в прочие расходы.

Налоговый учет недостач

Недостачи материалов и других ТМЦ, сформированные по естественным причинам (например, при транспортировке и/или хранении) и не превышающие нормы естественной убыли, можно списать в материальные расходы.

Расхождения между учетным и фактическим количеством материалов, готовой продукции и основных средств сверх норм естественной убыли (или при отсутствии этих норм) можно списать во внереализационные расходы только в некоторых случаях:

1. Если недостача возникла из-за чрезвычайной ситуации (стихийное бедствие, пожар, авария на производстве) и есть подтверждающие документы.

2. Если виновник утраты имущества был установлен (по решению суда или добровольно).

3. Если виновное лицо установить не удалось и имеются документы, подтверждающие его отсутствие.

МойСклад

Все что нужно — в одной системе: продажи, закупки, склад, финансы, клиенты и поставщики

Подробнее

Учет выявленных излишков

Излишки — превышение фактического количества материалов, товаров и иных активов над учетными данными, а также — наличие в распоряжении компании активов, которые не поставлены на учет.

Аналогично недостачам возможны разнообразные причины выявленных расхождений: ошибки в документах, потеря данных, злой умысел и прочие. Регулярное проведение инвентаризаций позволяет выявить излишки и своевременно поставить их на учет.

Какие документы потребуются

Факт обнаружения излишков оформляется сличительными ведомостями: либо унифицированными (ИНВ-18 или ИНВ-19), либо самостоятельно созданными шаблонами документов. Аналогично недостачам, для удобства анализа и принятия решений по выявленным расхождениям можно составить ведомость учета результатов инвентаризаций (ИНВ-26).

Все формы, используемые для документирования излишков, должны быть утверждены в учетной политике по бухгалтерскому учету.

Для отражения излишков в налоговом учете потребуется справка или отчет оценщика с данными о рыночной стоимости выявленных активов. Формирование дополнительных документов не потребуется.

Бухгалтерский учет излишков

Выявление в результате инвентаризации неучтенных активов, как правило, связано с ошибками в бухгалтерском учете (например, неотражение в учете документов о поступлении ТМЦ). В этом случае необходимо по каждой выявленной номенклатуре провести анализ движений и первичных документов.

Если будет выявлена бухгалтерская ошибка — ее необходимо исправить в обычном порядке.

Если после проведенного анализа будет определено, что все бухгалтерские операции отражены корректно, и излишки образовались по другим причинам, потребуется оприходование активов на баланс компании. Стоимость ТМЦ и других видов излишков определяется по рыночной стоимости и отражается в прочих доходах в периоде за который проводится инвентаризация.

Например, если контроль остатков выполняется по состоянию на 31.12.2022, то прочий доход отражается этой же датой.

Выполняются следующие записи в бухгалтерском учете:

Дт 10,41,43 — Кт 91.1 — оприходование материальных ценностей (ТМЦ);

Дт 08 — Кт 91.1 — постановка на учет объектов незавершенного строительства;

Дт 01,03 — Кт 91.1 — приняты к учету основные средства.

Отражение в налоговом учете

Излишки материалов, товаров и иных материальных ценностей и нематериальных активов необходимо учитывать в составе внереализационных активов. Для целей исчисления налога выявленные активы учитываются на дату оформления результатов инвентаризации.

Стоимость излишков определяется по актуальным рыночным ценам (без учета НДС). Компания может самостоятельно оценить выявленные активы или пригласить независимого оценщика. В обоих случаях потребуется оформить документы, подтверждающие стоимость. Это будет либо бухгалтерская справка, либо отчет оценщика.

Из этого правила предусмотрено исключение: права на результаты интеллектуальной деятельности, выявленные при инвентаризации в период с 2022 по 2024 годы включительно, не учитываются в составе доходов. Для малых компаний, включенных в специализированный реестр МСП бизнеса, льготный период больше — с 2022 по 2026 год.

Важно: если излишки появились вследствие учетной ошибки (например, из-за утраты документов), то необходимо исправить ее в налоговом учете. При необходимости — сформировать и представить в ИФНС уточненную налоговую декларацию. В этом случае доход от выявленных излишков не признается в учете.

МойСклад — мультисервис для бизнеса

Объединяйте все бизнес-процессы: производство, складской учет, продажи. Попробуйте, это бесплатно!

Остались вопросы?

Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие по перс.данным

Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/provedenie-inventarizacii-i-oformlenie-ee-rezultatov/