Зачем бизнесу корпоративная карта
Корпоративные карты заменили бизнесу наличные под отчет. Так как юрлица не могут просто взять и потратить деньги компании. По каждой операции потребуется предоставить отчет, чтобы не привлекать внимание ФНС.
Обычно для получения наличных на оплату канцелярии, представительских расходов или командировочных необходимо заказывать сумму в банке или писать заявление бухгалтеру для выдачи из кассы.
Корпоративной картой удобнее оплачивать:
- канцелярию и расходники офисной техники;
- бензин и транспорт;
- командировочные расходы;
- закупку рекламы;
- закупку продуктов и материалов;
- представительские;
- другие покупки для деятельности вашего бизнеса.
Предоставить корпоративную карту сотруднику и пополнять ее с расчетного счета компании проще, чем ездить в банк или держать кассу для получения наличных по расходному ордеру от бухгалтера.
В некоторых банках (или сервисах) корпоративные карты достаточно просто открыть под каждый тип расхода, лимитировать другие виды трат и даже получать кешбэк. Что снижает затраты на проведение платежей.
В наше время есть возможность привязать к одному счету неограниченное количество карт, пополнять их удаленно 24\7.
Но самое главное преимущество корпоративных карт заключается в отсутствии лимитов по сумме на расчеты между контрагентами. Предприятиям не нужно соблюдать 100-тысячный лимит, установленный указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У при безналичных операциях с помощью корпоративных карт .
Тем не менее бухгалтеры не очень любят использовать корпоративные карты. Apibank провел опрос среди 150 бухгалтеров крупных и средних компаний. И собрал самые частые проблемы, которые возникают при использовании корп.карт.
Топ-6 основных проблем с корп. картами для бухгалтера
1. Отставание в разноске по выписке банка
Для корпоративных карт банк открывает отдельный счет. И выписка по этому счету идет с опозданием до 2-3 дней. Узнать, сколько денег на счету карты оперативно невозможно.
Такая задержка неудобна при сдаче отчетности руководству компании, при переходе в новый квартал и при принятии отчета о подотчетных средствах от сотрудника. Особенно если последний увольняется и бухгалтеру нужно закрыть по нему долги.
2. Не всегда указанные в выписке расходов компании сразу можно идентифицировать
Официальные названия могут отличаться. Например, не сразу понятно, что ООО «Фрейт Линк» — это знакомый всем PONY EXPRESS. Поэтому для внутреннего учета в крупных компаниях бухгалтер «вручную» ищет официальные названия контрагентов.
3. Невозможно определить инициатора расходов компании
Если корп. карта передаётся доверенным лицам директора, то невозможно оперативно определить, согласован ли расход, от какого сотрудника требовать чеки и авансовый отчет.
4. Кассовый чек от предприятия-поставщика не всегда соответствует требованиям закона о применении ККТ
Есть четко зафиксированные правила к реквизитам чеков, выдаваемым как в бумажном, так и в электронном виде. На каждую категорию товара или услуги нужен свой набор закрывающих документов, а в чеке этой информации может не быть.
Чек, выданный с нарушениями, нельзя использовать в отчете.
5. Корпоративные карты не отменяют заключение договора на услуги
Для компаний важно иметь договор при заказе услуг или работ, например, при оплате подписки или сервиса на год. Такие документы все равно должны пройти согласование через юристов и бухгалтеров. Так как инициатор платежа не всегда может быть компетентным и разбирающимся в условиях договора.
6. Самая большая проблема это сбор первичных документов к потраченным суммам и авансовый отчет
Независимо от того, в каком виде получил сотрудник аванс на расходы (наличными или корпоративной карточкой), по итогу он должен предоставить авансовый отчет.
У каждой организации есть обязанность отчитываться за расходы, которые снижают налогооблагаемую базу по прибыли. В требованиях указано, что все траты должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы. Также есть обязанность у подотчетного лица перед компанией отчитаться за потраченные деньги.
К отчету требуется приложить первичные документы на приобретение товаров, работ или услуг. Это могут быть товарные накладные, товарные чеки, бланки строгой отчетности, подтверждающие приобретение товарно-материальных ценностей и содержащие обязательные реквизиты. Допускается предоставление копий этих документов, если оригиналы переданы на склад организации.
Как правило обычный сотрудник не знает требования к первичным документам. Может предоставить, на его взгляд, подходящий документ, но для бухгалтерии он не будет считаться подтверждающим расход документом.
Какие риски для бизнеса
К основным потенциальным потерям для компаний можно отнести:
- Возможные расходы при увольнении сотрудника, если выписка из банка придет с задержкой.
- Риск просрочить отчет перед налоговой. Налоговая инспекция при проверке имеет право засчитать неподтвержденную сумму в доход юрлица.
- При отсутствии авансового отчета негативные последствия для публичных компаний под управлением нескольких акционеров.
Что можно сделать, чтобы снизить риски
При выпуске корпоративных карт компании необходимо принять локальный нормативный акт и зафиксировать в нем внутренние правила для пользователей карт.
А именно указать:
- Специальный журнал учета для выдачи и возврата карт.
- Временной промежуток для авансового отчета в бухгалтерию после пользования картой составляет 3 рабочих дня.
- Санкции за нарушение этих сроков.
- Инструкции на случай потери карты.
Какие еще советы по комфортному использованию корпоративных карт дали бы вы коллегам по цеху?
Начать дискуссию