Как работать с тысячей самозанятых и моментально получать чеки

Главный документ в работе с самозанятыми — чек. По нему компания может отчитаться перед налоговой за платежи без начислений. Но бывает, самозанятые забывают его сформировать, ошибаются или внезапно снимаются с учета. Из-за этого в «Чекбоксе» два менеджера вместо основной работы проверяли статусы и чеки самозанятых.

Рассказываем, как компания стала получать корректные документы сразу после платежей и вернула менеджеров на основную работу.

Служба доставки «Чекбокс» работает с самозанятыми курьерами

«Чекбокс» — сервис доставки последней мили: это доставка уже готового продукта покупателю. Курьеры развозят товары торговых сетей и малого бизнеса, у которых нет своей системы логистики.

В компании много заказов, их доставляют больше тысячи самозанятых курьеров. Они работают на личных автомобилях, когда им удобно, и получают плату за выполненные доставки.

Проблема: есть риск остаться без отчетного документа

Компания переводит деньги самозанятому и получает от него чек. В нем — основная информация о платеже: сумма оплаты, ИНН заказчика и назначение перевода.

С помощью чека компания может отчитаться перед налоговой и уменьшить налог с доходов при УСН «Доходы минус расходы» и налог на прибыль на ОСНО. Для этого в чеке не должно быть ошибок в ИНН компании и сумме оплаты.

Например, компания перевела деньги за услуги, а самозанятый указал в чеке работы — это ошибка, такой чек не годится. Значит, платеж нельзя учесть в расходах и придется начислить на него НДФЛ и взносы.

Еще одно условие — статус самозанятого на день получения денег. Если он снялся с учета в налоговой, чек не сформируется и на платеж тоже придется начислить НДФЛ и взносы.

В «Чекбокс» приходило около 20 % чеков с ошибками. Менеджеры каждый раз просили курьера переделать чек и тратили на это рабочее время. А еще курьер мог внезапно сняться с учета, и тогда компания рисковала остаться без подтверждающего документа. В этом случае приходилось заключать договор как с обычным физлицом, а на платежи начислять НДФЛ и взносы.

Менеджеры вручную проверяли статусы и чеки курьеров

Чтобы компания не рисковала отчетностью, два менеджера взяли на себя контроль за документами по самозанятым.

Проверяли статусы перед платежом самозанятому. Перед выплатой менеджеры еженедельно составляли список курьеров и сумм на оплату и проверяли их статусы. Для этого заходили на официальный сайт налоговой, вводили ИНН каждого из тысячи курьеров и смотрели, стоит ли он на учете как самозанятый. Когда в компании тысяча курьеров, это работа на несколько дней.

Проверяли чеки от самозанятых после оплаты. Менеджеры следили, чтобы курьеры прислали чеки в течение недели после оплаты. По каждому чеку сверяли сумму гонорара, назначение платежа и ИНН своей компании. Если курьеры забывали про чек или ошибались, составляли список должников, напоминали или просили переделать. На эту работу тратили одну-две недели.

Менеджеры все рабочее время тратили на выплаты самозанятым и не успевали заниматься основной работой по развитию бизнеса.

Такая работа действительно страховала от рисков. Но теперь два менеджера по развитию бизнеса тратили все время на выплаты самозанятым. Совмещать их с основной работой просто не успевали. Приходилось искать дополнительных работников или сверхурочно загружать штатных. 

Чтобы проверить статусы курьеров, менеджеры вводили ИНН каждого из тысячи самозанятых и дату проверки.

Менеджеры проверяли чек каждого курьера по ИНН, назначению платежа и сумме выплаты.

Решение: автоматизировали выплаты и получение чеков самозанятых

Чтобы освободить менеджеров от проверок, компания подключила сервис выплат самозанятым от Тинькофф Бизнеса. Благодаря сервису нет никакой ручной работы: он автоматически проверяет статусы, формирует чеки и уплачивает налог с доходов самозанятого в бюджет.

Сервис проверяет все сам, а менеджеры занимаются основной работой.

Не проходит оплата тем, кто снял себя с учета. Сервис ежедневно обновляет статусы самозанятых за счет интеграции с налоговой. Когда менеджер загружает список на выплату, он видит, есть ли там курьеры не самозанятые.

Если кто-то из курьеров снял себя с учета, ему платеж не проходит. Так сервис предупреждает компанию, что перевести деньги этому исполнителю надо как обычному физлицу — с начислением НДФЛ и взносов.

Сервис автоматически обновляет статусы самозанятых. Выплатить можно только тем, у кого статус «Выплаты с чеками».

Если самозанятый снял себя с учета, выплата не пройдет — система предупредит об ошибке.

Чеки по каждому самозанятому — за 15 минут после платежа. Менеджер может скачать их прямо в личном кабинете сервиса — ждать от самозанятого не нужно. В итоге у компании всегда есть документы для отчетности.

После оплаты менеджер скачивает чеки по выплате одной кнопкой.

Сервис выгружает менеджеру таблицу со всеми переводами самозанятым, суммой и ссылкой на чек

Налог с доходов от компании автоматически уплачивается в налоговую. Платить налог должны самозанятые, но для них это лишняя работа. С помощью сервиса «Чекбокс» автоматизировал процесс. С согласия самозанятых сервис переводит 6 % налога с оплаты на специальный счет, где он хранится до уплаты в бюджет. 13-го числа каждого месяца Тинькофф автоматически переводит его в налоговую. Теперь курьеры выполняют заказы и не занимаются никакой дополнительной работой.

Сервис удерживает и уплачивает налог за самозанятого — курьеры занимаются доставками и не тратят время на дополнительную работу.

Сервис выплат самозанятым разгрузил менеджеров. Теперь один сотрудник за день оплачивает работу всех курьеров и сразу получает документы для отчетности.

Вскоре в «Чекбокс» настроят интеграцию платежей по OpenAPI. Менеджеры не будут заходить в личный кабинет сервиса: статусы, платежки по списку и чеки будут подгружаться сразу в CRM компании. Платежи курьерам станут автоматическими: менеджеру не нужно будет каждый раз составлять и загружать списки в сервис.

Результат: выплаты — безопасные, а менеджеры и курьеры занимаются своей работой

Служба доставки «Чекбокс» теперь может нанимать больше курьеров и расширять бизнес: сервис проверяет все сам, а чеки для отчетности менеджеры скачивают одной кнопкой.

Безопасные выплаты самозанятым. Менеджеры занимаются основной работой и больше не проверяют вручную статусы тысячи самозанятых и чеки. Сервис делает это автоматически. Благодаря этому у компании всегда есть документы для отчетности.

Рабочее время — на задачи по развитию бизнеса. Раньше два менеджера занимались выплатами самозанятым все рабочее время. Теперь один менеджер тратит на это один день в неделю. Остальное время занимается развитием бизнеса.

Курьеры занимаются только доставками. За формирование чеков и уплату налога с доходов отвечали самозанятые, но иногда они зарабатывались и забывали про это. Теперь сервис автоматически формирует чеки и уплачивает налог за самозанятых с их согласия. Курьеры доставляют заказы, им не нужно делать лишнюю работу. 

Сервис выплат самозанятым поможет автоматизировать выплаты любым компаниям и предпринимателям, которые работают с исполнителями под проект, например:

—  службам доставки;

—  таксопаркам;

—  строительным компаниям;

—  биржам фриланса;

—  клининговым службам.

Если компания выбрала исполнителя, а он не самозанятый, с согласия исполнителя сервис может поставить его на учет в налоговой. Чтобы подключить сервис от Тинькофф, оставьте заявку.

Тинькофф Бизнес

Экосистема финансовых и технологических сервисов для малого, среднего и крупного бизнеса

Отправить