Без бумажки...

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Однако на практике случается, что фирма получает их не вовремя.

Товар пришел без документов

К товарам или материалам, которые получила фирма, должны прилагаться накладные, спецификации, счета-фактуры и т. п. Если таких сопроводительных документов нет, поступившие ценности все равно нужно оприходовать. В этом случае комиссия, назначенная руководителем фирмы, оформляет специальный акт:

– при поступлении материалов без сопроводительных документов заполняется форма № М-7 «Акт о приемке материалов». Этот бланк утвержден постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а;

– при получении товаров без сопроводительных документов заполняется форма № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика». Этот бланк утвержден постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 г. № 132.

На основании акта бухгалтер приходует ценности и отражает их стоимость в учете.

Пример

ЗАО «Мастер» получило партию керамической плитки, которая предназначена для перепродажи. Согласно договору, ее стоимость составляет 59 000 руб. (в том числе НДС – 9000 руб.). Плитка поступила без сопроводительных документов. Комиссия, назначенная руководителем «Мастера», составила акт по форме № ТОРГ-4.

На основании акта бухгалтер фирмы сделал в учете следующие записи:

Дебет 41 Кредит 60

– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – оприходована керамическая плитка;

Дебет 19 Кредит 60

– 9000 руб. – учтен НДС по поступившей плитке.

Запоздали документы по услугам

Фирма оплатила работы или услуги. Однако документы, которые подтверждают их выполнение или оказание (например, акты), пришли уже после того, как бухгалтер сдал бухгалтерскую отчетность в налоговую инспекцию. Получается, что отчет был составлен неверно. Как его исправить, говорится в пункте 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, которые утверждены приказом Минфина от 22 июля 2003 г. № 67н.

При этом можно рассмотреть несколько типичных ситуаций:

– опоздавшие документы поступили до того, как бухгалтер сдал отчетность в налоговую инспекцию;

– документы поступили после сдачи отчета налоговикам, но до его утверждения общим собранием участников фирмы;

– документы пришли после сдачи отчета в налоговую и собрания участников.

Первая ситуация решается просто. Записи в бухучете нужно сделать в месяце поступления документов. Так поступают, если год еще не закончился.

Пример

В марте 2004 года ООО «Роса» получило акты выполненных работ производственного характера, которые были выполнены в ноябре 2004 года. Стоимость работ составляет 17 700 руб. (в том числе НДС – 2700 руб.).

Бухгалтер фирмы должен сделать в июле следующие проводки:

Дебет 20 (25, 26...) Кредит 60

– 15 000 руб. (17 700 – 2700) – учтены выполненные работы;

Дебет 19 Кредит 60

– 2700 руб. – учтен НДС по выполненным работам.

А если документы, к примеру, поступили в феврале 2004 года за май 2003 года, то исправительные записи нужно сделать последним числом декабря 2003 года.

Сложнее будет ситуация, когда документы получены после сдачи отчетности в налоговую инспекцию, но до того момента, как ее утвердили участники фирмы на общем собрании. В этом случае исправительные записи вносятся последним числом декабря. Но фирме придется подать новый уточненный комплект отчетности.

Напомним, что дата проведения общего собрания участников должна быть отражена в уставе фирмы. Правда, в законодательстве указаны и крайние сроки для проведения этого мероприятия. Так, участники общества с ограниченной ответственностью должны собраться не ранее двух и не позднее четырех месяцев после окончания года. Об этом говорится в статье 34 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ.

Участникам акционерного общества следует собраться не ранее двух месяцев, но не позже шести месяцев после того, как год закончился (п. 1 ст. 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ).

Пример

В апреле 2004 года бухгалтер ЗАО «Радуга» получил первичные документы, подтверждающие факт оказания фирме консультационных услуг. По документам услуги были оказаны в ноябре 2003 года, их стоимость составляет 9440 руб. (в том числе НДС – 1440 руб.).

Устав фирмы предусматривает, что общее собрание акционеров проводится в мае.

В этой ситуации исправления вносятся задним числом, то есть 31 декабря 2003 года. Бухгалтер «Радуги» должен сделать проводки:

Дебет 26 Кредит 60

– 8000 руб. (9440 – 1440) – учтены оказанные услуги;

Дебет 19 Кредит 60

– 1440 руб. – учтен НДС по оказанным услугам.

Так как отчетность за 2003 год уже сдана в налоговую инспекцию, бухгалтеру «Радуги» следует представить налоговикам новые формы бухгалтерской отчетности.

Чтобы не вносить исправления в уже сданную отчетность, можно посоветовать бухгалтеру попридержать поступившие документы до ее утверждения общим собранием. Дело в том, что если документы получены после утверждения отчетности, то все исправления вносятся в текущем периоде (то есть в том месяце, когда документы поступили). В этой ситуации затраты включают в состав внереализационных расходов как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году (дебет счета 91-2 «Прочие расходы»).

Проблемный НДС

Фирма оплатила и получила от поставщика товары (работы, услуги). А счет-фактуру нерадивый контрагент задерживает. Хорошо, если документ поступит до того, как декларация по НДС сдана в налоговую инспекцию. В этом случае бухгалтер успеет зарегистрировать счет-фактуру и получить законный вычет.

Проблема возникает, если документ получен уже после сдачи декларации в налоговую инспекцию. То есть на счете-фактуре стоит дата того отчетного периода, когда прошла оплата и получение ценностей (работ или услуг), а поступил документ уже после 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом (или месяцем).

В этом случае налоговики настаивают сдать перерасчет. Свою позицию они аргументируют тем, что неучтенный документ – это ошибка при расчете налоговой базы, которая приводит к переплате налога. Чтобы ее вернуть, нужно откорректировать базу того отчетного периода, в котором произошла ошибка (п. 1 ст. 54 НК). А сделать это можно, сдав перерасчет (п. 1 ст. 81 НК). Но, согласитесь, каждый раз бегать в налоговую с уточненными декларациями – крайне неудобное занятие для бухгалтера.

В письме Минфина от 23 июня 2004 г. № 03-03-11/107 чиновники напомнили, что вычет по НДС фирма может получить при выполнении условий:

– товар (работы, услуги) оплачены и оприходованы;

– фирма имеет правильно оформленный счет-фактуру.

Кроме того, полученные ценности (работы или услуги) должны использоваться в деятельности, облагаемой НДС.

Следовательно, пока у фирмы нет счета-фактуры, нет и права на вычет. Это право появится тогда, когда будет получен документ. То есть все условия для зачета налога должны быть выполнены одновременно.

Таким образом, в случае получения счета-фактуры с опозданием фирма отражает сумму НДС по ней в декларации за тот налоговый период, когда документ фактически поступил. Поэтому уточненные декларации сдавать не надо.

По нашему мнению, регистрировать опоздавший счет-фактуру в книге покупок нужно в момент его получения. То есть вносить исправления в прошлый период, когда произошла оплата ценностей и их получение, не надо. Дело в том, что при проверке налогового вычета инспектор обязательно попросит представить этот документ. А если сумма вычета, указанная в декларации, расходится с той, что указана в книге покупок, – это лишний повод для предъявления претензий к фирме. Более того, в законодательстве не предусмотрена обязанность вносить исправления в книгу покупок.

Подтвердить опоздание счета-фактуры может, например, штамп на конверте, если документ пришел по почте. В крайнем случае на счете-фактуре нужно вручную сделать отметку о дате его получения.

Пример

ООО «Виктория» оплатило и оприходовало материалы для производственных нужд 14 июня 2004 года. Счет-фактура поступил в фирму только 26 июля 2004 года. Это подтверждает штамп на почтовом конверте, в котором пришел документ. Сам счет-фактура датирован днем оплаты материалов.

Бухгалтер занес данные в книгу покупок в день поступления документа. Так как фирма сдает декларацию по НДС ежемесячно, сумма налога по опоздавшему счету-фактуре была отражена в составе налоговых вычетов в отчете за июль 2004 года.