Принято считать, что внешний обмен электронными документами – это логическое продолжение автоматизации внутреннего документооборота. Но пока не каждая организация имеет в своем распоряжении корпоративную информационную систему (КИС), поддерживающую полный цикл работы с электронным документом - от создания и согласования до отправки и хранения. Поэтому компании часто сталкиваются с рядом проблем, обусловленных неподготовленностью внутренней структуры делопроизводства к работе с входящими ЭД. Рассмотрим на примере некоторых бизнес-процессов, как происходит знакомство компаний с новыми технологиями документооборота.
О счетах-фактурах и первичке
Наверное, все согласятся, что обмен первичными и учетными документами является одним из самых востребованных процессов в компании. Примечательно, что с данными первички давно уже научились работать в электронном виде, а документы до сих пор «ходят» в бумажном виде. Решить эту проблему под силу оператору ЭДО.
Чтобы начать обмен электронными счетами-фактурами, документы предварительно нужно перевести в .xml формат, товарные накладные и акты выполненных работ (услуг) также рекомендуется использовать в этом формате Работать с электронными СФ и первичкой удобнее там, где они обрабатываются, т.е. в учетных системах типа 1С или SAP. Кстати, для них операторы ЭДО предлагают прямую интеграцию – такое решения, которое соединяет учетную систему с сервисом внешнего обмена. Их функциональности бывает достаточно, чтобы организовать в компании внутренний ЭДО.
Специфика отрасли может повлиять на то, что при работе с информацией будут использованы особые решения. Так, в сфере ритейла прибегают к помощи EDI (Electronic data interchange – электронный обмен данными), в энергетическом комплексе – к биллинговым решениям. Чтобы сделать документы доступными для коллектива, подобным системам достаточно одних структурированных данных. Оригиналы ЭД, заверенные ЭП, им, как правило, не нужны.
Когда в организации возникает необходимость построить специальный маршрут движения ЭД, используют решения, дополняющие интеграцию. Возникать такая необходимость может, например, при частом поступлении актов, которые необходимо перед подписанием согласовать. Перед тем как заносить акт в систему и проводить оплату, его согласовывают с рядом сотрудников. Построить необходимый маршрут движения только с помощью прямой интеграции невозможно – требуются дополнительные решения.
Неструктурированные документы: договоры, приложения
Другой пласт документов, с которыми приходится работать как при внутреннем, так и при внешнем обмене – это договоры, дополнительные соглашения, приложения, письма, отчеты и т.д., которые относятся к неструктурированным, и, как правило, не имеют специально разработанных и утвержденных форматов. Они необходимы для работы в рамках одного из внутренних процессов компании и требуют участия некоторых сотрудников. Перечислим задачи в рамках таких процессов: маршрутизация документов, хранение данных, организация доступа и т.п.
Чтобы обеспечить коллективу возможность работы с договорами и относящимися к ним документами, используют информационные системы типа ECM, BPM, CRM. Есть и вариант работы с бумагой, но здесь приходится рассчитывать на свои руки и ноги.
Рассмотрим вариант с уже существующим электронным документооборотом, в котором участвуют договорные документы. Чтобы начать обмен с контрагентами, достаточно интегрировать ИС с сервисом обмена. И напротив, если ИС уже есть, но пока не затрагивает договорные документы, перейти на внешний ЭДО можно, реализовав внутренний ЭДО. Ну а при отсутствии какой бы то ни было подходящей КИС нужно выбирать другие варианты решения данной задачи. Какие, например? Распечатывать документы и согласовывать их на бумаге, а подписывать в электронном виде? Или, может, заставить руководителя ЛИЧНО работать с сервисом ЭДО?
Первым делом внешний ЭДО?
Что делать, если внешний обмен электронными документами уже начат, а внутренней системы электронного документооборота пока нет?
- <>Организационный подход. Вы просто меняете бизнес-процесс, и тогда организовывать внутренний ЭДО нет нужды. Входящие документы при этом может получать директор или делопроизводитель, и все вопросы по делопроизводству также могут решать только они. Кроме того, вы можете настроить процесс с учетом функциональности и потенциала используемой КИС.
- <>Методом автоматизации. Можно произвести внедрение ECM-системы, чтобы запустить на ее основе внутренний маршрут движения ЭД. Также возможно объединение КИС с сервисом внешнего обмена.
- Разумеется, есть и комбинированные решения. Можно также на время отказаться от внешнего ЭДО (а, следовательно, и от внутреннего).
Что еще в рамках автоматизации можно взять на вооружение?
Интеграция с системами класса ECM
Включает функции внутреннего и внешнего ЭДО. Правда, системы по управлению корпоративным контентом в основном работают с неструктурированными данными (различными неформализованными документами), тогда как подавляющую часть внешнего трафика составляют как раз-таки формализованные (СФ, накладные, акты). Есть специально разработанные решения, которые поддерживают работу с документами по форматам ФНС. К числу таких относится бизнес-решение компании DIRECTUM «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот». Свою интеграцию с сервисом обмена предлагает и система DocsVision.
На рынке можно встретить и решения-аналоги – к примеру, корпорация ЭЛАР предлагает решение с архивом ЭД.
Веб-сервисы, которые разрабатывают операторы ЭДО
Они подходят для организаций, чей трафик ЭД за пределами компаний довольно скромен. В базовую функциональность таких веб-сервисов зачастую входит прием и отправка ЭД, поддержка ЭП и регламентов обмена. Многие операторы частично реализовывают в своих сервисах и простейшие функции внутреннего ЭДО, как, например, маршрутизация по согласованию документов.
Интеграция с учетной системой (ERP)
Позволяет обмениваться ЭД через специальные веб-сервисы, подготавливать и обрабатывать формализованные документы, работать с ЭП, поддерживает регламенты обмена. Плюс ко всему здесь могут быть реализованы и простые функции внутреннего ЭДО, специфичные для сервисов обмена, либо сама система может включать такие функции (хотя на деле такого практически не бывает).
Прямая интеграция сегодня разработана для 1С и SAP. Для остальных ERP-систем подобные решения встречаются нечасто.
Интеграция с нестандартными КИС
Существуют специальные коннекторы, предназначенные для интеграции сервисов обмена с нестандартными КИС (к последним относятся редко встречающиеся системы, разработанные собственными силами, доработанные и т.п.). Помимо своей главной функции, коннекторы позволяют подготавливать форматы документов, отвечать за работу с ЭП, поддерживать регламенты ЭДО. А вот функции внутреннего ЭДО у таких коннекторов отсутствуют.
Существуют и другие решения, правда, применяют их реже. Плюс есть такой вариант, как самостоятельная разработка решений на основе API сервиса оператора ЭДО.
Неужели подходящих вариантов нет?
Как быть, если компания хочет обмениваться ЭД, но не располагает подходящей КИС? Приобретение системы класса ECM или модернизация уже имеющейся учетной системы чаще всего означает трудовые, временные и финансовые затраты. При этом функциональности веб-клиента бывает недостаточно.
Что в целом движет компаниями, решившими перейти на межкорпоративный документооборот? В большинстве своем ситуация выглядит следующим образом: организация периодически оплачивает трафик (за использование облачного или отчасти облачного решения), оператор в свою очередь стремится все выполнить быстро. Возможно ли реализовать что-то похожее во внутреннем ЭДО?
Как вариант, можно развить веб-клиент, создать новую или адаптировать существующую облачную КИС, чтобы она обеспечивала возможность оперативно приступить к работе, легко настраивалась и оплату за ее использование можно было вносить систематически.
*****
Как по вашему мнению, может ли внешний ЭДО оказать влияние на внутренний? Какие новинки в связи с этим могут появиться на рынке?
Начать дискуссию