Бухгалтерский аутсорсинг быстро завоевывает популярность в России. 10 лет назад такой аутсорсинг был представлен в основном бухгалтерами-надомниками. Сейчас большинство бухгалтеров-аутсорсеров перешли на профессиональную основу, создав компании или зарегистрировав ИП. Каких-то официальных правил по взаимодействию с удаленным бухгалтером или бухгалтерской фирмой не существует. Я предлагаю вам свою версию - от человека, который знает систему изнутри.
Итак, никогда не доверяйте:
1. Ключи от интернет-банка
Раньше было принято, что бухгалтер отвечает за платежи, поэтому ему вручался ключ с ЭЦП директора и бухгалтер отправлял платежки.
Иногда при этом случалось, что бухгалтер ошибался, и в платежке появлялся лишний ноль, а сумма в 10 раз больше уходила поставщику каких-нибудь канцтоваров. Или, что страшнее, тому, с кого вернуть нельзя, не будем упоминать всуе? что это за "фирмы-ромашки" такие.
Еще хуже, если бухгалтер исчезал с флэшкой, на которой была ЭЦП. Самое плохое, если после исчезновения бухгалтера, со счета исчезали и деньги. Обычно на этом этапе выяснялось, что бухгалтер был принят по рекомендации, поэтому от него даже не запросили копию паспорта, и никто не знает, где он живет. А тот, кто рекомендовал, разводит руками, сообщая, что "я же не знал, что он окажется таким…".
Справедливости ради нужно сказать, что ситуаций, при которых бухгалтер уводит со счета деньги, не так и много. В основном это случается, если фирма была куплена как "готовая", и бухгалтерский учет продолжили вести "продавцы" компании.
Нынешние интернет-банки часто завязаны на СМС, но и здесь есть разные варианты взаимодействия. В одном из известных банков, например, если вы работаете через токен, подтверждать нужно только реквизиты нового контрагента, а отправка платежа уже существующему контрагенту не подтверждается дополнительными СМС. Какие-то банки полностью всю безопасность ограничивают токеном, не используя СМС вообще.
Не доверяйте ваши деньги стороннему бухгалтеру! Если у вас аутсорсинг, дайте бухгалтеру доступ "только для чтения", чтобы он мог оперативно видеть и проводить ваши платежи, но токены, флэшки и телефон, на который приходят СМС от банка, держите при себе.
2. Первичные документы
Раньше было принято привозить стопку "первички" бухгалтеру, и пусть разбирается. Что же происходило у некоторых не очень аккуратных бухгалтеров: часть "первички" съела собака, часть разрисовал ребенок, на чем-то бабушка селедку почистила, какой-то чек улетел с порывом ветра из окна. И вот уже директор доказывает, что он документы собирал и передавал бухгалтеру, а бухгалтер клянется, что у него идеальный порядок и это просто директор документы не довез. Опись переданных документов, разумеется, никто не составлял.
Еще более неприглядный вариант, когда бухгалтер с документами "пропал". Увы, это случается не так уж и редко, как может показаться.
Чаще всего бухгалтер пропадает перед проверкой. Иногда – при получении грозных писем из налоговой. Иногда бухгалтер может попасть в больницу или уехать в длительный отпуск, не предупредив.
Вполне возможно, что с вашим бухгалтером этого не случится, есть много ответственных бухгалтеров. Но если вы когда-нибудь будете нанимать нового бухгалтера-удаленщика, в котором вы не так уверены, как в нынешнем, вспомните, пожалуйста, о моем совете.
В настоящее время принято передавать копии документов. Причем, сканированные копии. Директор или тот, кому он это поручил, делает сканы и отправляет бухгалтеру по электронной почте. А сами оригиналы директор держит у себя в папочке. Это помогает не только сохранить документы, но и проверить, отсылался ли тот или иной документ, или нет.
Иногда бухгалтеры ругаются, что нет порядка в этой директорской папочке. Это не страшно, т.к. наличие оригиналов всегда важнее наличия порядка без оригиналов.
3. Бухгалтерская база
Причины, по которым не стоит доверять бухгалтеру базу, те же, что и в предыдущих пунктах.
Если бухгалтер "исчез" – вы останетесь без учета. Новый бухгалтер потребует сделать восстановление учета за дополнительную плату. Это справедливо - ему же нужно отталкиваться в учете от каких-то данных и иметь цифры для заполнения деклараций, ведь большинство из них составляется нарастающим итогом за весь год.
Ситуация, когда вы меняете бухгалтера по собственной инициативе, многим сотрудникам кажется обидной: не оценили. Обида нередко приводит к неконструктивному расставанию. Бухгалтерская база может быть поводом для шантажа: "не отдам, пока…". Или для манипуляции: "ах, вы так со мной, вот вам… а не база". Застрахуйтесь от этого – пусть ваша база "1С" будет у вас в руках.
Способов оставить себе базу много:
Попросить бухгалтера ежеквартально делать для вас выгрузку базы после составления отчетности. В этом случае максимум, на что вы попадете при исчезновении бухгалтера – восстановление учета текущего квартала.
Хранить базу на своем сервере, а бухгалтеру предоставить к ней удаленный доступ. Самый надежный вариант, но при этом у вас должен быть мощный компьютер или сервер, который потянет используемую базу. Он должен быть включен круглосуточно и должен адекватно администрироваться. Это расходы на "железо" и сисадмина.
База в "облаке". Технология достаточно новая у нас, но уже вполне надежная. Наша компания на себе опробовала этот вариант, получается очень удобно и относительно недорого. В режиме онлайн 24/7 и бухгалтер, и клиент имеют доступ к базе, при этом администрирование выполняется профессионалами от провайдера услуги. Я вижу за этим вариантом будущее и хорошие перспективы.
4. Отчетность
Бухгалтеры не привыкли отчитываться о своих действиях. Долгое время они были сами себе хозяева, сдавали что хотели и куда хотели, и никто не разбирался и не хотел разбираться в том, что же у бухгалтера происходит. Это казалось очень сложным.
Я не прошу вас разбираться, я рекомендую раз в квартал запрашивать и получать сканированные копии сданной бухгалтером отчетности. Если что-то случится с бухгалтером, вам не потребуется восстанавливать отчетность в налоговой, все копии у вас будут на руках. А еще по этим сканам вы всегда сможете проверить, все ли сдано в срок, каким способом бухгалтер сдает отчетность, и что в этой отчетности написано.
Я знаю случай, когда бухгалтер сдавал нулевую отчетность просто потому, что он не знал, как заполнять нужные декларации. Сначала надеялся, что потом разберется и сдаст "уточненку". Потом не разобрался, потом стало некогда, а потом все навалилось как снежный ком. Потом меня попросили посмотреть учет, я увидела происходящее, запросила пояснения, и бухгалтер в этот момент "исчез". Появившись через пару месяцев, бухгалтер вернул часть денег, которые ему были уплачены (надо сказать, что это была приличная сумма), а клиент заказал восстановление учета.
Курс «Бухгалтер на аутсорсе» поможет вам уйти из найма и работать на себя, если вы еще не решились. Вы научитесь:
правильно определять и описывать свои услуги;
привлекать клиентов и создать стабильные потоки новых заказов;
строить бизнес так, чтобы как можно скорее выйти в плюс.
Вы получите экспертные гайды, чек-листы, методики ведения переговоров и заключения договоров, секреты грамотного тайм-менеджмента. Вы узнаете, как и где находить новых клиентов в 2024 году и избавитесь от страха потерять гарантированный доход. Сейчас стоимость курса с удостоверением ФИС ФРДО
Начать учиться по акции
5. Учредительные документы
Сейчас уже редко встретишь директоров, которые передают своим удаленным бухгалтерам оригиналы учредительных документов. Однако, я считаю важным упомянуть об этом в статье, т.к. восстанавливать учредительные документы непросто. Особенно это непросто, если у вас "готовая" фирма и директор "не доступен"- это практически патовая ситуация. Ее можно было бы разрешить сменой директора, но директора можно поменять только при наличии учредительных документов (они требуются у нотариуса). Замкнутый круг.
Если вы не успели договориться с вашим бухгалтером-аутсорсером, или бухгалтерской фирмой о вышеперечисленных вещах, это не проблема. Никогда не поздно начать этот разговор и передоговориться. Любая уважающая себя компания или частный профессионал без проблем пойдет вам навстречу.
Комментарии
26Если такое положение есть в договоре между клиентов и аутсорсером, и по вине аутсорсера будет разглашение, то конечно будет платить, а как же иначе? Например, в нашем договоре положение о ком.тайне присутствует.
Если вы не уверены в поставщике услуги, то, разумеется, такой услугой лучше не пользоваться. Однако, практика показала, что для обычных компаний утечка происходит обычно не путем взлома облака поставщика, а путем увода информации у секретаря/бухгалтера.
Совершенно верно вы говорите. Стоимость сервера, и особенно ПО для терминального доступа на него запредельно высоки, а это еще и администрировать нужно. У нас был свой сервер, но доступ на него клиентам мы не давали, только для внутреннего использования. Но все-равно отказались. При этом, конечно же, мы выбрали лучшего поставщика облачной услуги, который, как это и следовало ожидать, оказался не самым дешевым. Ну и ладно. Зато нас устраивает.
Аноним, Вы писали:
"А что же тогда поручать аутсорсеру?"
Поручать первичку обрабатывать (у себя хранить сканы первички), начислять зарплату и налоги по ней, сводить баланс, считать декларации, заполнять все это и сдавать в соответствующие органы. Вообще в 21 веке столь много различных средств связи и техники, что все документы можно давать аутсорсеру в копиях, он всю проделанную работу опять же может фиксировать отчетами и хранить их в электронном виде, отправляя своему работодателю по почте. Да масса средств себя подстраховать. Но самое главное это то, что бизнесмен сам должен обладать хоть какой-то экономической и налоговой грамотой, чтоб понимать ЧТО делает бухгалтер и где,как его можно проверить и какие вопросы ему задать. Потому что довольно часто ситуация такова, что предприниматели словно с другой планеты, нет понятий даже элементарных об их налоговых обязательствах и требованиях закона к учету.
Остальным же проще считать что как "раньше было принято" так и сейчас есть.