С 13 по 23 ноября 2015 года на форуме Клерк.Ру в рамках спецпроекта «За кадрами», посвященного аутсорсингу учетных функций, прошла интернет-конференция «Аутсорсинг в вопросах и ответах».
На вопросы наших читателей о том, стоит ли передавать бизнес-процессы на обслуживание другой компании, как взаимодействуют аутсорсеры и клиенты, насколько эффективен аутсорсинг ответили специалисты компаний «UCMS Group», «Лорес Консалтинг», Intercomp, «Норд Аутсорсинг» и «Фингуру».
ИП арендует транспортное средство с экипажем и оказывает услуги от лица своего ИП, все выплаты по зп и взносам экипажа осуществляет арендодатель ТС. Попадает ли данный вид договора под аутсорсинг?
«Норд Аутсорсинг»: Нет, данный договор не имеет отношения к аутсорсингу. Согласно определению ГК РФ, это договор аренды транспортного средства с экипажем.
Как соблюдается конфиденциальность при аутсорсинге? Ни для кого секретом не является, то, что практически на каждой фирме есть так называемая оптимизация налогообложения. То есть факты в налоговом и бухгалтерском учете, о реальной подоплеке которых знает только определенный круг лиц. Вот если подключаешь к этому аутсорсера - перечень осведомленных о определенных хозяйственных фактах лиц расширяется. Где гарантия, что фирму в будущем не будут просто шантажировать, например, не сама компания аутсорсер, а ее сотрудники, в том числе бывшие?
UCMS Group: Для того чтобы исключить риски, связанные с возможным разглашением конфиденциальной информации, провайдер аутсорсинга и компания-заказчик подписывают отдельный юридически обязывающий документ - Соглашение о конфиденциальности и неразглашении коммерческой тайны, в котором указываются меры ответственности за случаи несанкционированного разглашения соответствующих данных. Кроме того, аутсорсинговая компания заключает аналогичные соглашения непосредственно со своими сотрудниками. При этом ответственность за разглашение сохраняется после завершения взаимоотношений как между аутсорсером и клиентом, так и между аутсорсером и его сотрудниками. Эти меры эффективны как в превентивном, так и в практическом плане.
«Норд Аутсорсинг»: Компании аутсорсеры просто не берут клиентов, использующих серые схемы, да и, честно говоря в нашей практике такие компании к нам обращаются редко. Если на этапе знакомства мы видим потенциальные риски по причинам неправильно учета, то сообщаем об этом потенциальному клиенту или отказываемся от сотрудничества до его начала. Деятельность аутсорсера застрахована, только, если он делает все в соответствии с законодательством, поэтому ни при каких условиях аутсорсер не пойдет на его нарушения. Если весь учет прозрачен, то и шантажировать нечем.
Какую ответственность несет работник или компания на аутсорсе в случае некачественно выполненной работы? Например, если компания, в результате, была оштрафована, получила предписание, вовремя не сдала отчет или сдала с ошибками?
«Норд Аутсорсинг»: В договоре оказания возмездных услуг прописывается финансовая ответственность компании-аутсорсера за возможные финансовые потери Заказчика по вине Исполнителя. Также в случае некачественно выполненной работы, не повлекшей за собой каких-либо финансовых последствий, Исполнитель своими силами и за свой счет устраняет все ошибки, готовит новые документы, декларации и т.д.
UCMS Group: Если говорить о компании-аутсорсере, то как правило такие компании возмещают ущерб, причиненный некачественно оказанными услугами (в том числе пени, штрафы). Также, безусловно, компания обязана устранить недостатки в некачественно оказанных услугах.
Про работника вопрос не очень понятен, если это сотрудник внутренней бухгалтерии, то поставить вопрос о возмещении ущерба (если это непреднамеренная ошибка, конечно, а не злой умысел) скорее всего не получится.
Сейчас компании, занимающиеся аутсорсингом, растут, как грибы. Как грамотно выбрать компанию? На что стоит обратить внимание? Какие подводные камни могут встретиться при обращении в новую компанию? И вообще какие подводные камни есть у аутсорсинга. Ведь они скорей всего все-таки есть?
«Норд Аутсорсинг»: Есть несколько критериев для выбора аутсорсера. Прежде всего - это отзывы его клиентов. Посмотрите на сайте аутсорсера, есть ли там отзывы. Если нет, то попросите поговорить с клиентами. Второй критерий - сколько клиентов обслуживает аутсорсер и что это за компании. Наиболее оптимальным будет выбрать компанию, для которой вы будете клиентом среднего размера. Если у Вас работает 20 человек, не выбирайте аутсорсера, который пишет на сайте, что у него сотни клиентов и среди них крупные компании. Для такого поставщика Вы будете небольшим клиентом и, может так случиться, что Вам не будут уделять достаточно внимания. И наоборот, если вы большая компания, то не берите маленького аутсорсера. Он скорее всего не справится и качество пострадает. Цена услуг на третьем месте. Если в результате жестких переговоров Вы добьетесь низкой стоимости услуг, то аутсорсер поставит на Ваш проект дешевого специалиста и качество поедет вниз. ориентируйтесь на прайс-лист, если его нет, то это не очень хороший признак. Скидки конечно надо требовать, но не "выжимать" поставщика. Четвертый критерий : Посетите офис, посмотрите на людей которые будут заниматься Вашим бухучетом. Спросите себя доверяете ли Вы им. Главное не забывайте, что аутсорсинг - это партнерство и проект двух участников - Вас и аутсорсера.
Как известно, налоговая инспекция требует проверки добросовестности контрагентов. На это же внимание обращают и суды. Каким образом проверка происходит при аутсорсинге? Вы запрашиваете документы у контрагентов ваших клиентов? И они соглашаются их представить организации, с которой никаких отношений не имеют? Или это вообще проблемы клиентов?
«Норд Аутсорсинг»: При заключении договора на обслуживание мы рекомендуем всем клиентам иметь в наличии пакет документов, подтверждающих добросовестность контрагентов. В частности, копии учредительных документов, образцы подписей директоров, выписки из ЕГРЮЛ.
В свою очередь, аутсорсинговая компания проверяет контрагентов клиента через автоматические ресурсы по проверке 1С и Контур-Фокус, в текущее время доступна информация по действующему юридическому адресу, ИНН/КПП, насколько надежна компания исходя из показателей отчетности.
Данная проверка происходит ежеквартально, перед подачей налоговых деклараций по НДС и налогу на прибыль в налоговые органы согласно установленных сроков.
Можно ли определить уровень профессионализма сотрудников компании на аутсорсе, как понять, что в этой компании работают опытные и сильные профессионалы, которым можно доверить свое дело, а не набраны не пойми кто, кто другой работы не нашел?
«Норд Аутсорсинг»: Главный и возможно единственный путь оценить профессионализм аутсорсера - поговорить с их клиентами. Почитать отзывы на сайте, если отзывов на сайте нет, то попросить предоставить контакты клиентов, чтобы встретиться и поговорить.
Посмотрите награды и дипломы компании.Обычно есть на сайте. Срок жизни компании тоже важен. Слабые компании долго не живут.
Посетите офис компании, посмотрите как работает процесс оказания услуг.
Посмотрите наш пост на этом форуме по теме - "подводные камни аутсорсинга", там мы написали как выбирать компанию аутсорсера.
Если сравнивать затраты на приходящего бухгалтера (на 0,5 ставки) и бухгалтерский аутсорсинг. Что будет дешевле? Мне кажется, что аутсорсинг будет дороже. В каком случае бухаутсорсинг дает экономию?
«Норд Аутсорсинг»: Если сравнивать стоимость аутсорсинга для небольшой компании и стоимость приходящего бухгалтера на 0,5 ставки, то по деньгам бухгалтер дешевле.
При это все забывают о рисках для генерального директора и компании в целом.
- Всю ответственность несет гендиректор, неправильно рассчитанные и уплаченные налоги влекут штрафы на компанию. С приходящего бухгалтера, как, впрочем, и со штатного деньги на штраф не получить. У аутсорсера профессиональная ответственность застрахована.
- Знаний одного приходящего бухгалтера недостаточно для ведения учета компании. Потребуется помощь налоговых консультантов или консультантов по трудовому праву. Аутсорсер заботится о постоянном повышении квалификации сотрудников.
- Что будете делать, если Ваш приходящий бухгалтер найдет постоянную работу и уйдет? Будете искать нового. Как проверите его профессиональные знания?
Стоимость – это не основная причина, по которой компании используют аутсорсинг. Главная причина – это высвобождение времени собственника и менеджмента от рутинных операций. Они занимаются развитием бизнеса, а не выстраиванием бухгалтерских процессов и контролем за бухгалтерами.
Ощутимая экономия в деньгах достигается, когда компания растет и в штатной бухгалтерии работает два и более бухгалтера. При этом процент затрат на бухгалтерскую службу в общей сумме операционных расходов должен уменьшаться. Затраты на бухучет не должны расти пропорционально росту компании. Снижения затрат можно достичь путем оптимизации процессов работы бухгалтерии, автоматизации учета и постоянным контролем затрат на бухгалтерию. На такую оптимизацию и автоматизацию уйдут месяцы, если не годы. У аутсорсера уже все оптимизировано, и Вы начинаете пользоваться этим с самого начала.
Проверьте стоимость аутсорсинга и сравните с затратами на Вашу бухгалтерию. Увидите разницу.
В каких случаях аутсорсинг бухгалтерии будет особенно выгодным? Мы только начинаем свой бизнес, сомневаемся в необходимости собственной бухгалтерии.
«Норд Аутсорсинг»: На начальном этапе бизнеса - обязательно используйте аутсорсинг бухгалтерии. Если планируете открывать ООО, то берите аутсорсинговую компанию, а не интернет сервис. Аутсорсер выстроит Вам процессы учета и будете спокойны, что все в порядке. Свой (приходящий или постоянный) бухгалтер, возможно обойдется дешевле по стоимости, но надо помнить, что один бухгалтер не может все знать, он может ошибиться или просто найти другую работу. Этого не произойдет с аутсорсером, который всегда на связи и использует экспертизу всех своих сотрудников. Ошибки аутсорсера застрахованы - Ваши финансовые риски минимальны. Возможно, что с ростом бизнеса, Вы заходите иметь своих бухгалтеров и сможете позволить себе нанять опытного бухгалтера в штат, но в начале работы компании - бухгалтерский аутсорсинг не имеет альтернативы. Если в компании несколько собственников, то тоже важно, чтобы за учет финансов отвечал внешний провайдер.
UCMS Group: Согласен с коллегами. Более того, у нас есть сегмент клиентов, которые используют аутсорсинг в качестве инструмента для построения процессов - компания использует аутсорсинг в течение первого года (например) жизни, а затем, после того, как вырастет нанимает бухгалтеров в штат.
В результате в компании учет выстроен на очень высоком уровне, который невозможно достичь иными путями.
Доверия к бухгалтерскому аутсорсингу пока маловато. С чем, на ваш взгляд, это связано?
«Норд Аутсорсинг»: Согласны, что среди российских компаний пока маловато доверия к бухгалтерскому аутсорсингу. При этом директор вновь создаваемых компаний, берет на работу "своего" бухгалтера, не проверив его знаний в конкретной области бизнеса - и это считается обычной практикой. Собственник-директор тратит время на контроль бухгалтера вместо развития бизнеса. Главная причина - попытка съэкономить деньги, но не время директора.
Доверия мало также ввиду отсутствия достаточного количества информации о преимуществах и стандартов работы аутсорсинговых компаний.
В этой связи перед участниками рынка аутсорсинговых услуг стоит задача популяризации информации о преимуществах аутсорсинга. Звучит немного странно, но именно отсутствие информации является главным тормозом развития аутсорсинга. Заметьте, что даже слово аутсорсинг не имеет русского перевода в одно слово. :)
UCMS Group: Это связано, как ни странно с желанием все контролировать и авторитарным стилем управления, принятом в нашей стране.
"Традиционный" сегмент компаний, использующих аутсорсинг - западные компании, где стиль управления отличается от российского.
Однако, доверия (как ни странно) становится больше. Последние несколько лет (года 2-3) мы однозначно видим тенденцию роста интереса к аутсорсинга со стороны традиционно не используещего аутсорсинг сегмента (российские компании, в частности).
Российские менеджеры начинают использовать распространенные методы управления, меняется и стиль управления.
А вот фактор наличия серых схем (которые, к сожалению, до сих пор используются) никуда не делся - и этот сегмент закрыт для аутсорсинга.
Может ли компания, которая предоставляет услуги на аутсорсе, вести управленческий учет?
«Норд Аутсорсинг»: Если говорить о нашей компании, то - да, может. Более того, в список наших услуг входит также подготовка управленческой отчетности по стандартам материнской компании (если речь идет о том, что головная компания является иностранной).
UCMS Group: Безусловно может и, например, подготовка отчетности по МСФО (например) является стандартной услугой у многих компаний.
Есть ли услуги, которые невозможно оказывать на аутсорсе (речь идет не только о бухгалтерии)?
UCMS Group: Вопрос очень общий и ответить однозначно сложно. Я бы немного изменил его - что следует отдавать на аутсорсинг в первую очередь
Как правило это две основные категории задач:
- рутинные процессы, не относящиеся к основному бизнесу компании;
- процессы, требующие специальных знаний, которыми компания не располагает.
В пределе на аутсорсинг можно передать все, что напрямую не относится к основному бизнесу.
У нас есть клиент (известный международный бренд), у которого в штате очень небольшое число сотрудников и без вреда для бизнеса они не могут убрать ни одного. Все второстепенные функции отданы вовне.
- офис снимается вместе с услугой ресепшен - девушки в бизнес-центре принимают посетилей, отвечают на телефонные звонки, организуют кофе;
- бухгалтерский учет, зарплату и кадры ведет отдельная компания;
- ИТ- инфраструктуру поддерживается также аутсорсинговой компанией;
- рекрутинг также делается внешней компанией;
- логистика также обеспечивается внешней компанией.
Это, скорее, нетипичный пример, однако он очень хорошо показывает возможность сосредоточиться на основном бизнесе.
По сути - в компании работают только продажи, менеджмент (бизнеса) и финансы.
И пример хорошо показывает, что отдать на аутсорсинг развитие бизнеса и управление бизнесом - достаточно сложно (и, скорее всего, нецелесообразно)
Кто работает внутри аутсорсинговой компании, каким образом проходят больничные и отпуска, как в обычных компаниях? И можно ли компании, которая нанимает персонал по аутсорсингу заключать договора материальной ответственности?
«Норд Аутсорсинг»: Аутсорсинг не подразумевает найм персонала. Аутсорсинг - это передача в ведение профильной компании отдельных бизнес-процессов (например, ведения бухгалтерского учета, расчета заработной платы, юридического или ИТ обслуживания) компании.
Попросить ли предоставить перечень клиентов с рекомендациями при выборе аутсорсера?
«Норд Аутсорсинг»: Чаще всего такая информация размещается отдельным разделом на сайте компании. Если такой раздел отсутствует или вы хотели бы ознакомиться с большим количеством отзывов - то, конечно, следует запросить у потенциального поставщика информацию по действующим клиентам и их отзывы на работу компании-аутсорсера. Ни у одной из надежных компаний такая просьба не может вызвать ни вопросов, ни затруднений.
UCMS Group: Как указали мои коллеги - как минимум следует ознакомиться с отзывами о компании на ее сайте. Если у вас сложный проект - можно попросить компанию-провайдера предоставить контакты клиентов похожего профиля и поговорить с ними тет-а-тет (по телефону, например, без участия компании-аутсорсера).
Большинство компаний предоставит такую возможость.
Что делать, если компания-исполнитель обанкротилась, не завершив дела? И все данные по нашей компании остались у нее?
UCMS Group: Ситуация такая же, как если "мой бухгалтер внезапно (выбрать нужное) заболел, уволился, уехал, не выходит на связь".
Варианта два:
- Нанять собственного бухгалтера (желательно, не того, который внезапно заболеет)
- Выбрать другую компанию (желательно не такую, которая обанкротится).
К счастью второе (по нашей оценке) сделать проще.
А взять не очень большую компанию на обслуживание в сжатые сроки - вполне решаемая задача для многих провайдеров
Ситуация такая же, как если "мой бухгалтер внезапно (выбрать нужное) заболел, уволился, уехал, не выходит на связь".
Варианта два
- Нанять собственного бухгалтера (желательно, не того, который внезапно заболеет)
- Выбрать другую компанию (желательно не будущего банкрота).
К счастью второе (как нам кажется) сделать проще. А взять не очень большую компанию на обслуживание в сжатые сроки - вполне решаемая задача для многих провайдеров
Какие могут возникать риски при оформлении договора аутсорсинга?
«Норд Аутсорсинг»: Если мы говорим о том, что к выбору компании - поставщика услуг аутсорсинга вы подошли вдумчиво и серьезно и прислушались к рекомендациям экспертов по выбору провайдера услуг, то на этапе оформления договора аутсорсинга никаких рисков возникнуть не должно. Внимательно читайте условия договора - особенно в части перечня оказываемых услуг (там должны быть четко прописаны все сервисы, об оказании которых вы договорились с исполнителем на этапе переговоров) и ответственности сторон. Если ответственность компании-аутсорсера кажется вам недостаточной - постарайтесь обсудить возможность изменения этих пунктов договора и их фиксацию в устраивающей вас редакции.
UCMS Group: Если говорить про конкретно договорные отношения, то мои коллеги отметили основной фактор, на который следует обратить внимание (ответственность сторон).
Если посмотреть на вопрос "риск при заключении" шире ("риски при переходе на аутсорсинг"), то основной риск - "забыть" какую-либо часть работ.
В разных компаниях процессы организованы по-разному и некоторые вещи, которые вы считаете "само собой разумеющимся" могут быть сильно менее очевидны аутсорсеру.
Поэтому очень важно внимательно отнестись к пакету услуг, которые попадают в договор (и на более раннем этапе - в предложение). Более опытные аутсорсеры сами активно пытаются выявить "забытые" области работ - и имеют методологию перехода на аутсорсинг, которая позволяет минимизировать указанный риск.
Второй риск - это передача знаний об особенностях ваших процессов. Следует понимать, что аутсорсер - это эксперт в учете (зарплате, кадрах, ... ), а не в том, как ваша компания ведет учет. Именно поэтому обязательно следует запланировать активное участие представителей вашей компании на переходном этапе - и чем подробнее вы опишете ваши процессов, тем успешнее (быстрее и проще) пройдет передача дел.
По собственному опыту: Как правило, на маленькие фирмы и простые участки аутсорсеры ставят менее опытных бухгалтеров, которые набираются опыта и после их переводят на более сложные участки или они вообще покидают фирму. А нам (заказчику) через каждые 3 месяца приходится вводить в курс нового бух-а, все равно, на то чтоб он вник уходит от 2 недель до месяца. Какие гарантии, что не будет этой текучки и лишних проблем (хотя бы по подстраиванию под человека) - у нас?
UCMS Group: Гарантия, к сожалению, только одна - имя компании и отзывы о ее работе.
Безусловно, случается, что сотрудники принимают решение уйти из компании, сотрудники уходят в декрет (намного чаще, чем увольняются, кстати), переезжают. В целом текучка в аутсорсинге, к сожалению, выше, чем у внутренних бухгалтеров.
Несмотря на это стараемся не ротировать сотрудников, ибо для нас это и дополнительные затраты (пока бухгалтер входит в курс дела он работает менее эффективно) и дополнительные риски ошибок (особенно на переходном этапе).
В целом, ситуация, когда один и тот же сотрудник долго работает на проекте - хороша и для клиента и для провайдера (за исключением одного фактора - "замыливания глаза", но эта проблема решается внутренним аудитом).
Поэтому мы стараемся ценить своих сотрудников, выращивать их профессионально и обеспечивать нормальные условия работы. Тогда и текучка будет ниже. А если вести, как писали в соседней теме по 50 компаний - люди будут уставать и уходить, к сожалению.
А "менее опытных бухгалтеров" мы стараемся не нанимать. У нас достаточно жесткое входное тестирование и сотрудники, которые у нас работают в среднем лучше тех, кто работают у клиентов.
PS: Мы также искренне считаем, что при хорошо организованной работе влияние человеческого фактора должно быть минимально. Не потому, что планируем бухгалтеров менять, а потому, что ситуации бывают разные (в том числе непредвиденные болезни). Поэтому мы делаем все, чтобы в "случае чего" клиент по возможности "не заметил" замены сотрудника (и так должно быть с хорошими компаниями) - для каждого клиента существуют процедуры взаимодействия и рабочие процедуры, у каждого бухгалтера есть замещающее лицо, которое может подхватить в случае непредвиденной ситуации быстро выйти на проект, уже заранее зная особенности клиента.
«Норд Аутсорсинг»: Полностью согласны с мнением наших коллег.
Гарантией может выступать только репутация компании на рынке и мнение о ней действующих клиентов.
Что касается компании НОРД АУТСОРСИНГ, то, во-первых, описанная вами ситуация для нас - нонсенс, поскольку большинство наших бухгалтеров трудятся в компании практически с момента ее основания, а новые люди появляются не на замену "набравшимся опыта и ушедшим на вольные хлеба", а вследствие расширения клиентской базы компании и связанной с этим потребности в увеличении штата. Что касается найма "менее опытных бухгалтеров" - то это тоже не о нас: в нашей компании принята система трехуровневого тестирования бухгалтеров, довольно длительный испытательный срок и система кураторства и наставничества для новых сотрудников бухгалтерии. Кроме того, НОРД АУТСОРСИНГ проводит ежемесячный внутренний аудит всех клиентов, что позволяет снизить до нуля риски, связанные с некачественным оказанием услуг.
Что нужно определить до начала работы?
«Норд Аутсорсинг»: Самое главное, что нужно определить до начала работы с компанией-аутсорсером, - это опыт и репутация предполагаемого поставщика услуг. Часто в погоне за минимизацией затрат на ведение бухгалтерского учета компании - особенно недавно созданные - заключают договоры с компаниями, предлагающими наименьшую стоимость обслуживания. Безусловно, в краткосрочной перспективе это позволяет сэкономить некоторые средства и может показаться весьма выгодным и удобным для начинающего предпринимателя. Проблемы начинаются потом - когда выясняется, что в бухгалтерии у вас беспорядок, что налоговая или фонды имеют к вам массу претензий, а компания-аутсорсер, которая вела учет в вашей компании, внезапно перестает реагировать на ваши звонки и запросы (увы и ах, мы видели немало подобных примеров). В этом случае вам придется выложить немалые средства на оплаты штрафов и пеней, а также на оплату услуг по аудиту и восстановлению бухгалтерского и налогового учета - и вся ваша былая экономия, в итоге, обернется дополнительными затратами, значительно превышающими сэкономленные на первых порах суммы.
Для того, чтобы избежать подобной печальной участи, можем посоветовать вам при выборе компании-поставщика учитывать следующие (указаны в порядке приоритета) критерии:
- Репутация предполагаемого партнера;
- Наличие многолетнего успешного опыта работы;
- Предоставление гарантированного уровня сервиса;
- Стоимость обслуживания;
- Рекомендации заказчиков.
Нелишним будет также еще на этапе первичного отбора обратить внимание на скорость обработки ваших запросов (ответы на письма и вопросы, отправка коммерческого предложения и т.п.) - как правило, это тоже может свидетельствовать как о заинтересованности компании в клиенте, так и об уровне организации и отлаженности бизнес-процессов внутри компании.
При аутсорсинге финансовые риски несет аутсорсер?
«Норд Аутсорсинг»: Компания-аутсорсер несет финансовую ответственность за правильность реализации учетных функций, расчета налогов и взносов и своевременность сдачи отчетности. Таким образом, если у контролирующих органов возникли претензии к компании по вине сотрудника аутсорсинговой компании (неверно исчисленные налоги, несвоевременно сданная отчетность и т.п.), то компания-аутсорсер покрывает такие издержки клиента из собственных средств или из средств страховой компании. Следует, однако, учитывать, что ответственность за полноту и правильность предоставляемых компании-аутсорсеру данных для ведения бухгалтерского и налогового учета несет заказчик - и если претензии к компании у контролирующих органов возникнут вследствие неполноты предоставленной аутсорсеру информации и документации, а суммы налогов и взносов будут рассчитаны неверно в результате непредоставления или несвоевременного предоставления компании-исполнителю всей необходимой информации, то в этом случае вся ответственность за такие ошибки, а равно и финансовая ответственность по их погашению будет лежать на заказчике.
Этапы перехода на аутсорсинг?
«Норд Аутсорсинг»: В каждой компании, оказывающей услуги бухгалтерского аутсорсинга, принят свой протокол приема-передачи дел по новому клиенту, однако в общих чертах процесс в обязательном порядке включает в себя следующие этапы:
- Предварительную оценку объемов работы по новому клиенту
- Формирование коммерческого предложения
- Согласование перечня основных и дополнительных услуг и их стоимости, заключение договора, назначение ответственных за коммуникацию лиц с каждой из сторон, согласование сроков и порядка взаимодействия по каждому из выполняемых видов работ
- Передачу компании-аутсорсеру бухгалтерской базы данных компании (или, если учет у заказчика не велся, передачу существующей документации для формирования бухгалтерской и налоговой базы представителем компании-аутсорсера).
Выгодно ли привлечение аутсорсинговой компании ИП, работающему в одиночку, с минимумом документов?
«Норд Аутсорсинг»: Стоимость бухгалтерского обслуживания зависит от множества параметров, поэтому озвучить вам хотя бы примерные цифры, исходя из деталей, содержащихся в вашем вопросе, мы не сможем, - однако хотим отметить, что стоимость обслуживания индивидуальных предпринимателей в нашей компании дешевле, чем стоимость обслуживания юридических лиц. Привлечение аутсорсинговой компании выгодно ВСЕГДА с точки зрения вашей уверенности в том, что бухгалтерский и налоговый учет у вас будет вестись оперативно и в полном объеме, а вся необходимая отчетность будет своевременно сдаваться в налоговую инспекцию и фонды - при том, конечно, условии, что вы выберете правильную аутсорсинговую компанию.
Возьмется ли компания за восстановление учета при утрате части документов? сколько это будет стоить?
UCMS Group: Да, такие услуги как правило есть в портфеле компаний-провайдеров (по крайней мере у нас).
Проще всего восстановить документы на собственную реализацию (ее делает компания самостоятельно), восстанавливать входящие документы контрагентов сложнее, но как правило это вопрос времени (нужно связаться с поставщиками, запросить копии, дождаться получения - это скорее не сложно, а долго).
Трудовые книжки лучше совсем не терять, хотя и их восстановить возможно.
Фиксированную стоимость дать затруднительно, т.к. сложность восстановления разная.
Как правило это либо почасовая оплата, либо предварительная оценка объема работ и работа по фиксированной стоимости, исходя из указанного объема.
PS: Но лучше до утраты документов, конечно, не доводить.
«Норд Аутсорсинг»: Да, такие услуги предоставляет большинство аутсорсинговых компаний. Стоимость услуг по восстановлению бухгалтерского учета и первичной документации зависит от множества параметров (период, за который требуется восстановление учета, виды документов, подлежащих восстановлению, среднемесячное количество таких документов и т.п.), поэтому озвучить ее навскидку, не понимая предполагаемых объемов, невозможно.
Как происходит отправка и получение документов при аутсорсинге бухгалтерии? Не бывает ли задержек во времени и оперативно ли работает привлеченный бухгалтер?
«Норд Аутсорсинг»: Для своевременного отражения на счетах бухгалтерского и налогового учета текущей финансово-хозяйственной деятельности компании-заказчика специалистам нашей компании достаточно получать сканы оригиналов документов по электронной почте - в этом случае, как вы понимаете, задержки во времени практически исключены. При этом ваш бухгалтер, принимая в работу скан первичного документа, обязательно укажет вам, соответствует ли он всем требованиям, и нет ли в нем каких-либо ошибок. Что касается обмена оригиналами документов (особенно в том случае, если заказчик выбрал также услугу архивного хранения первичной документации в нашей компании), то и способы передачи документации (почта России, курьер и т.п.), и сама процедура, и частота обмена документами обсуждаются еще на этапе заключения договора и закрепляются в нем по итогам достижения договоренности. Таким образом, все происходит в наиболее удобные и четко оговоренные сторонами сроки, что позволяет исключить любые задержки.
Если применять бухгалтерский аутсорсинг, как регулируются ситуации с уплатой налоговых штрафов и пени. Например, если бухгалтер аутсорсера ошибся и это привело к санкциям. Как уплачивается штраф и кто это делает?
UCMS Group: Постараюсь ответить.
1. В большинстве серьезных компаний существует практика страхования профессиональной ответственности. По крайней мере крупные компании это делают.
Ущерб как следствие некачественно оказанных услуг - является страховым случаем, и указанная сумма будет возмещена (аутсорсеру, а затем клиенту, либо напрямую клиенту страховой компанией - в зависимости от условий договора страхования) .
Есть несколько моментов, на которые следует обратить внимание
- как правило возмещается лишь прямой ущерб (те же пени и штрафы вполне подходят под это определение - а вот вред репутации - не подходят).
- согласно статье 932 (если не ошибаюсь) ГК застраховать невыполнение договорных обязательств невозможно (за исключением определенного перечня услуг, куда бухгалтерский аутсорсинг не попадает). Страхуется как правило лишь вред вследствие некачественных услуг. Таким образом, если аутсорсер просто перестал оказывать услуги - это не будет являться страховым случаем. Не все провайдеры (и тем более их клиенты) отдают себе в этом отчет и не во всех договорах страхования это указано явно, однако это может являться основанием отказа страховой компании.
2. Если договора страхования у провайдера нет, либо если по какой-либо причине страховка провайдера не покрывает данный случай, то клиент в любом случае может потребовать возмещения убытков на основании статьи 15 ГК РФ (там явно указано такое право)
3. В любом случае большинство лидеров рынка сами заинтересованы в урегулировании вопроса в пользу клиента, т.к. это его репутация и, в целом, будущие контракты
Однако вопрос по ответственности следует задать аутсорсеру, посмотреть соответствующий пункт договора и согласоавть вопрос "на берегу".
Аналогично нужно обратить внимание на то, каким образом ограничена ответственность аутсорсера (есть ли привязка к размеру выручки за период, есть ли ограничение по видам ущербам (мы, например, не берем на себя возмещение упущенной выгоды), есть ли обязанность аутсорсера страховаться в будущем).
«Норд Аутсорсинг»: Компания-аутсорсер несет финансовую ответственность за правильность реализации учетных функций, расчета налогов и взносов и своевременность сдачи отчетности. Таким образом, если у контролирующих органов возникли претензии к компании по вине сотрудника аутсорсинговой компании (неверно исчисленные налоги, несвоевременно сданная отчетность и т.п.), то компания-аутсорсер покрывает такие издержки клиента из собственных средств или из средств страховой компании. Следует, однако, учитывать, что ответственность за полноту и правильность предоставляемых компании-аутсорсеру данных для ведения бухгалтерского и налогового учета несет заказчик - и если претензии к компании у контролирующих органов возникнут вследствие неполноты предоставленной аутсорсеру информации и документации, а суммы налогов и взносов будут рассчитаны неверно в результате непредоставления или несвоевременного предоставления компании-исполнителю всей необходимой информации, то в этом случае вся ответственность за такие ошибки, а равно и финансовая ответственность по их погашению будет лежать на заказчике.
Работник работает в аутсорсингговой компании то больничный и отпуск оплачивается кем?
«Норд Аутсорсинг»: Ваш вопрос не совсем понятен, но мы рискнем предположить, что вы имеете в виду ситуацию с передачей на аутсорсинг бухгалтерского учета - и хотите узнать, кто будет оплачивать отпуск и больничный бухгалтера, ведущего учет в вашей компании. Поскольку этот бухгалтер является штатным сотрудником компании-аутсорсера, то все выплаты (зарплата, больничный, отпуск, отпуск по уходу за ребенком) ему возмещает прямой работодатель; вы отвечаете только за своевременную оплату услуг по договору бухгалтерского обслуживания.
Если в компании нет юриста (и юридич.отдела), и мы собираемся заключить договор с фирмой на аутсорве, каковы риски (правовые, финансовые и прочие) при работе с компанией, оказывающей юридические услуги? Если она проиграет дело в суде?
«Норд Аутсорсинг»: При заключении договора на аутсорсинг - будь то оказание юридических или бухгалтерских услуг - внимательно подойдите к изучению пункта договора об ответственности сторон. Не бойтесь задавать "неудобные" вопросы и предлагать свою редакцию тех или иных спорных, по вашему мнению, пунктов - в конце концов, вам потом по этому договору работать, и вы с первого дня должны четко понимать, на что можете рассчитывать в том или ином случае.
UCMS Group: 1. Что если фирма проиграет.
Если мы говорим об оказании юридический услуг и представлении интересов в суде, то как правило, гарантий "выигрыша" никто не дает.
Вопрос скорее не об ответственности (дело может быть заведомо проигрышным в том числе при добросовестном оказании услуг), а о принципе оплаты услуг.
Есть два основных подхода к ценообразованию таких услуг
- фиксированный гонорар (который уплачивается вне зависимости от успеха или неудачи)
- гонорар за успех (выплачивается при успешном завершении дела).
Безусловно, можно комбинировать указанные подходы
Как правило, гонорар за успех применяется на достаточно крупных делах с значительной ценой вопроса. Тут нужно понять и другую сторону (юристов/ аутсорсинговую компанию) - они в любом случае потратят время на подготовку и представление интересов. Однако проигрывать, безусловно, не в интересах юридической компании- это важно и для репутации и для развития отношений конкретно с вами.
А вот если юридическая компания действительно своими действиями нанесла ущерб клиенту - можно говорить и об ответственности, в том числе финансовой (ГК напрямую указывает возможность возмещения вреда в таких случаях). Однако по опыту такие случаи исключительно редки.
2. В целом риски при указанном подходе. Основные риски - если компания не очень дорожит своей репутацией и не будет работать профессионально.
Это решается ответственным подходом к выбору аутсорсинговой компании (точно так же, как вы бы выбирали сотрудника в штат).
Выбирая хорошую компанию вы повышаете шансы, что работа будет сделана качественно (однако, качественная работа не всегда гарантирует положительный результат, к сожалению).
Комментарии
4