Путеводитель по договору автоаренды

Приобретение автомобиля, без которого не мыслит своего существования практически ни одна фирма, требует немалых единовременных финансовых затрат. К тому же собственнику придется еще раскошелиться на налог на имущество, да и транспортный налог тоже никто не отменял. Налицо двойное налогообложение, которое можно обойти, просто взяв транспорт в аренду.

Б. Журавлев, обозреватель «Федерального агентства финансовой информации»

Договор аренды транспортного средства можно заключить как со сторонними организациями, так и с физическими лицами. Причем собственные сотрудники фирмы – не исключение. Гражданский кодекс различает два вида таких соглашений: аренда с экипажем и без. Их основное отличие в том, что в первом случае арендатору предоставляется во временное пользование только имущество, а во втором еще и оказываются услуги по использованию транспорта.

При договоре аренды машины с экипажем за техническую эксплуатацию отвечает собственник (ст. 632 ГК). Расходы по оплате работы водителей, затраты на приобретение топлива и других материалов несет именно он. Фирма-арендатор все эти расходы возмещает, включая их стоимость в состав арендных платежей. При этом такие платежи она вправе учесть при расчете налога на прибыль, отнеся их к прочим затратам, связанным с производством и реализацией (п. 1 ст. 264 НК).   

Что касается средств, потраченных на оплату ГСМ и запчастей, то такие расходы включают в состав материальных затрат на основании статьи 254 Налогового кодекса. Другие траты, связанные с коммерческой эксплуатацией имущества, фирма также вправе учитывать при налогообложении прибыли, правда, при условии, что они обоснованны и документально подтверждены. Ремонт и страховку имущества должен оплачивать арендодатель (ст. 634 ГК).

Зарплату экипажу выплачивает собственник автомобиля, а арендатор компенсирует расходы на нее, включая ее в состав арендной платы. При этом, несмотря на то, что арендные платежи ЕСН не облагаются, все же налоговики могут предъявить претензии. Они считают, что часть оплаты по договору аренды с экипажем идет на зарплату водителю, а это уже объект обложения ЕСН (письмо Минфина от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21). Тем не менее такое мнение противоречит гражданскому законодательству, которое не предусматривает разделение между платой за машину и за работу водителя.

…и без него

Во избежание разного рода проблем многие предпочитают заключать договор аренды без экипажа. Затраты компании на покупку ГСМ и запчастей в таком случае могут быть учтены при расчете налога на прибыль, если они соответствуют критериям, изложенным в пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса, а именно документально подтверждены и экономически обоснованны (письмо Минфина от 28 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/463).

При данном виде аренды фирма-пользователь обязана сама проводить текущий и капитальный ремонт (ст. 644 ГК). Если автомобиль используют в производственных целях и есть все документы, подтверждающие затраты фирмы, то со списанием расходов проблем не возникнет.

В отношении топливных затрат ситуация менее ясная. Гражданский кодекс не обязывает арендатора осуществлять такие расходы, а только предоставляет возможность сторонам самостоятельно решить этот вопрос. Таким образом, если в договоре аренды прописано, что расходы по эксплуатации транспортного средства несет арендатор, то средства, потраченные на приобретение ГСМ, фирма вправе учесть при налогообложении прибыли. Обоснованием для списания топлива будут являться путевые листы.

Когда арендодатель – сотрудник

Арендуя автомобиль у своих сотрудников, фирма может заключить с ним один из вышеназванных договоров или прибегнуть к альтернативному. Компания вправе выплачивать работнику, с которым заключен трудовой договор, компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК). Работодатель в такой ситуации обязан будет покрыть сотруднику расходы, связанные с использованием машины. Компенсация и возмещение затрат не подлежит налогообложению ЕСН и НДФЛ (ст. 238 и ст. 217 НК). Налог на доходы с физических лиц удерживается только в том случае, если работодатель оформит страховку на арендованное имущество, так как в полисе ОСАГО будет указана фамилия определенного сотрудника, поясняют эксперты журнала «Московский бухгалтер». Ведь тогда такие расходы будут считаться личными затратами работника. В том случае, если налоговики все же будут возражать против такого подхода, единственный аргумент фирмы может быть следующим: машину используют исключительно для нужд предприятия.

Суммы возмещения и компенсации принимают к налоговому учету в пределах установленных норм (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Они прописаны в постановлении правительства от 8 февраля 2002 г. № 92. Так, если эксплуатируется машина с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см, то компенсация составит 1200 рублей в месяц. Если объем двигателя превышает данный показатель, то – 1500 рублей. При применении такого метода использования транспортного средства необходимо помнить об экономической обоснованности затрат. В расходы можно списать сумму компенсации при эксплуатации автомобиля только для служебных поездок.